A inovação em tecnologia veio para transformar a forma como nos relacionamos, mas também a forma como vivenciamos um evento. Seja uma palestra, um seminário ou uma exposição, hoje, um sistema para eventos permite a realização desses encontros de maneira totalmente virtual e até mesmo híbrida.
Enquanto o organizador deseja oferecer um evento com qualidade profissional, o participante busca participar de uma experiência agradável em todos os aspectos que o evento pode proporcionar.
Qual a importância de um sistema para eventos?
Quem organiza eventos, antes mesmo do início das apresentações, tem inúmeras escolhas a fazer e um sistema para eventos é capaz de economizar tempo e dinheiro.
Imagine que para comunicar os participantes sobre o início do evento você precisasse enviar individualmente a comunicação para cada um deles. Em um evento com 10 pessoas, isso seria muito fácil. Agora imagine que o seu público é de mais de 50 mil pessoas. Complicado, não acha? O e-mail marketing facilita esse tipo de comunicação.
Mas, mesmo com uma campanha por e-mail para informar os participantes do evento, fica tudo um pouco mais desgastante se você tiver que usar uma plataforma para cada atividade relacionada a toda a organização do seu evento.
Um sistema para eventos permite que você automatize as etapas de venda de ingressos e controle de participantes, ao mesmo tempo que otimiza o tempo ao unificar as comunicações e eventos numa única plataforma.
Autonomia, economia e experiência aprimorada
Alguns critérios devem ser levados em consideração no ato de escolha do sistema para eventos. Levar em consideração apenas o valor da plataforma é um risco que não vale a pena assumir.
Ao contratar um sistema para eventos deve-se colocar na balança os benefícios que serão obtidos através da otimização oferecida pela plataforma.
Integração
O sistema para eventos permite que todas as atividades, tanto pré, quanto pós-evento, sejam reunidas em um único lugar. A realização de atividades de maneira descentralizada pode gerar desconexão entre setores e processos, o que em geral aumenta o tempo de organização do evento.
Você pode integrar, num mesmo espaço, por exemplo:
- Construtor de sites para a criação de um site profissional para vender mais ingressos
- Ferramenta de gamificação para promover engajamento
- Estúdio de Transmissão para eventos online
- Painel do participante
- Área do administrador com informações importantes para controlar o andamento do evento
É possível integrar inclusive ferramentas de marketing e o envio automatizado de certificados. Ou seja, enquanto o participante experimenta o evento de maneira agradável e facilitada, o organizador tem acesso a todos os dados e informações de maneira organizada e reunida em um único lugar.
Autonomia
O sistema para eventos permite maior liberdade na gestão, organização e planejamento. Os processos ficam facilitados por estarem reunidos em uma única plataforma, isso reduz o tempo de cada atividade e melhora a experiência do organizador.
Preparar um evento pode ser cansativo, mas o uso de um sistema para eventos que integra todas as etapas desejadas pelo organizador torna tudo mais fácil.
Economia
A equipe organizadora não para de trabalhar quando o evento acaba, ela na verdade começa a se preparar muito antes do primeiro dia e termina suas atividades algum tempo depois do evento acabar.
E esses arranjos pré e pós-evento podem ser transformados para melhor com um sistema que gere integração e economia. A autonomia fornecida pelo sistema para gestão de eventos permite que seja economizado:
- Tempo
- Recursos financeiros e humanos
Uma equipe reduzida fazendo uso de um sistema para eventos tem condições de entregar resultados tão satisfatórios ou até melhores do que uma equipe grande que organiza um evento de maneira “tradicional”.
Além disso, o sistema para eventos leva em consideração a realização de palestras ou eventos acadêmicos de maneira total ou parcialmente online.
Nos eventos híbridos, é possível inclusive abrir até 100 salas para feiras virtuais 2D ou 3D, salas para patrocinadores e até mesmo oferecer uma experiência gamificada para os participantes – e tudo isso sem precisar depender mais tempo ou dinheiro, já que tudo poderá ser encontrado em uma mesma plataforma.
Mais do que isso, é possível também aproveitar do beneficio de uma taxa de 3,8% por compra aprovada na venda de ingressos. Quando comparado a outros sistemas, é possível perceber que esse valor é muito baixo para o mercado – uma enorme vantagem para quem prepara o evento e deseja obter maior alcance sem pagar por tantas taxas.
Experiência aprimorada
O sistema para eventos facilita a vida do organizador, isso é um fato. Mas para os participantes, o uso desse tipo de plataforma é igualmente vantajoso, sendo possível oferecer uma experiência única e engrandecedora para eles.
O participante passa então a encontrar em um mesmo lugar:
- Ambiente seguro para pagamento
- Opção de suporte direto com o organizador
- Download facilitado do certificado de participação em formato digital
- Gamificação com prêmios e sorteios
- Networking e matchmaking para criar contatos
- Conteúdo extra e aulas gravadas
É a possibilidade de explorar todo o potencial informativo, educativo e criativo do evento através de uma única plataforma. O participante explora todos os aspectos do evento que você planejou e ele faz isso sem dificuldades.
Além disso, o uso do sistema para eventos é capaz de entregar ao organizador todos os dados obtidos através das inscrições e pagamentos. Com a possibilidade do uso de um painel do administrador, é possível que o organizador, nos bastidores do evento, explore os dados até então obtidos.
O organizador tem acesso ao número de participantes, dados dos inscritos, volume de engajamento no evento e muito mais. Tudo fica facilitado e integrado a um único sistema, o sistema para eventos escolhido pelo organizador.
Como escolher o sistema para eventos ideal para mim?
Para escolher o melhor sistema para o seu evento, em primeiro lugar é preciso definir a modalidade do seu evento. O evento pode ser 100% virtual ou híbrido e em ambas as situações fazer uso de um sistema para ambas as modalidades.
Prefira plataformas que facilitem a vida do usuário com diversos tipos de ferramentas, tanto para desktop quanto para Aplicativo Mobile Android e iOS. A integração de ferramentas de marketing, inscrições e pagamentos online em ambiente seguro e um construtor de sites para o seu evento são diferenciais que se deve considerar.
O uso do painel do participante e a facilidade no download de certificados de forma automatizada torna a experiência do usuário agradável e memorável. Além disso, escolha a plataforma com o melhor sistema de pagamento e melhores taxas.
Quando você precisa de todas as melhores ferramentas com mais benefícios do mercado, então a 4.events é a solução perfeita para realizar o seu evento. Fale agora com um dos nossos especialistas e comece a tornar o seu em um sucesso:
