Eventos híbridos: o que são, benefícios e como organizar

pessoas reunidas em evento híbrido presencial

A retomada dos eventos presenciais tem impulsionado a realização de eventos híbridos. Essa modalidade de evento já é considerada uma tendência para os próximos anos, visto que o crescimento dos eventos online durante a pandemia comprovaram que a tecnologia veio para ficar no setor de eventos, além de ser uma ótima aliada à gestão. 

Por isso, para ajudá-lo a entender tudo sobre essa nova tendência, preparamos este artigo  no qual você irá entender o que são eventos híbridos e quais são as suas vantagens.

Portanto, continue conosco até o final!

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O que são eventos híbridos?

Um evento híbrido é uma modalidade de evento que une o virtual ao presencial. Eles se caracterizam por possuírem a estrutura das apresentações e backstage semelhantes aos eventos presenciais, mas com a possibilidade da transmissão online ser gravada ou ao vivo. 

Além disso, alguns eventos híbridos contam com a presença de participantes juntamente com a transmissão online. Dada a versatilidade deste modelo de evento, eles são uma ótima opção para quem deseja aliar a experiência do offline com o online. 

5 benefícios de organizar eventos híbridos

Organizar eventos híbridos proporciona inúmeras vantagens em decorrência de sua versatilidade, adaptando-se a qualquer tipo de evento. Listamos abaixo 5 vantagens que os eventos híbridos proporcionam.

1) Tendência para os próximos anos

Segundo relatório realizado pelo Sebrae, a realização de eventos híbridos será uma tendência em 2022, dado que haverá um aumento da realização de eventos com um número reduzido de participantes.

Sendo assim, ao organizar eventos híbridos, o produtor tem a possibilidade de acompanhar as tendências do setor e consequentemente aumentar o engajamento do próprio evento.

2) Aumento do alcance do evento

Assim como os eventos online, os híbridos aumentam o alcance do evento. Devido ao crescimento global do acesso à internet, um evento híbrido pode alcançar qualquer lugar do mundo ao utilizar uma transmissão online estável e segura.

Desse modo, o produtor pode atingir seu público-alvo em outros países também. Logo, um evento híbrido sempre estará próximo de seus telespectadores, não importa o local em que esteja acontecendo. 

3) Auxílio da tecnologia 

Os eventos virtuais provaram que podem facilitar a vida do produtor, principalmente ao considerar a eficiência que as plataformas de eventos proporcionam.

Assim, os eventos híbridos contam com o auxílio da tecnologia já atuante nos eventos online. Portanto, o uso das transmissões online, painéis do participante, construtor de sites, entre outros, irão operar em concordância com o presencial. 

4) Melhor custo-benefício

Os eventos híbridos possuem a característica de serem mais econômicos do que os presenciais. A suspensão dos limites geográficos possibilitam que o produtor tenha acesso à palestrantes do mundo inteiro.

Dessa forma, ele economiza com o custo das passagens, hotéis, entre outros. Por isso, mesmo com o uso de plataformas, os eventos híbridos continuam mais econômicos.

5) Múltiplas possibilidades

Outra vantagem dos eventos híbridos é a sua flexibilidade. O organizador tem oportunidade de realizá-los com a maioria dos participantes offline ou online, além de ter a possibilidade de convidar os palestrantes para ministrarem online ou vice-versa.

Assim, o produtor pode escolher o que é mais interessante para ele no próprio planejamento.

Como fazer eventos híbridos de sucesso

Organizar eventos híbridos perfeitos requer alguns cuidados essenciais em todas as fases do evento. A fim de ajudá-lo a organizar um evento incrível, vamos listar algumas dicas para você aprender a como fazer um evento híbrido:

Planejamento

Todas as etapas do evento precisam ser planejadas e bem estruturadas, indenpendente se o evento é online ou presencial. Um evento bem planejado é sinônimo de organização e sucesso

No caso dos eventos híbridos, é preciso ficar atento para ambas modalidades. Dentro do planejamento, você precisa incluir informações, como:

  • Objetivo do evento
  • Local do evento
  • Público-alvo
  • Definição de fornecedores
  • Cronograma
  • Budget
  • Funcionalidades virtuais
  • Equipamentos
  • Plano de divulgação
  • Estrutura do evento
  • Entre outras informações básicas.

Para organizar um planejamento estruturado, procure separar pelas fases do evento. Além disso, o ideal é documentar toda essa estratégia, tanto para fixá-la quanto para consultá-la sempre que necessário.

Por isso, você pode utilizar algumas ferramentas para ajudá-lo nessa parte, como: o Google Slides, o Power point ou o Google Keep, quando precisar de checklists.

Escolha uma plataforma para eventos completa

Contratar os serviços de uma plataforma para eventos é uma etapa importatíssima, pois esse serviço irá auxiliá-lo em todos os momentos que precisa, seja na estrutura virtual quanto na presencial.

Contudo, é preciso ter cuidado ao escolher a plataforma, priorize aquelas que sejam o mais completas possíveis.

Algumas funcionalidades úteis para um evento híbrido que você encontra em plataformas, como a 4.events, são:

  • Construtor de sites: no qual você pode centralizar todas as informações do seu evento, como programação e atividades, palestrantes, convidados, inscrições, entre outras.
  • Sistema de pagamentos e inscrições online: onde você pode centralizar toda a gestão financeira do seu evento por intermédio do painel disponibilizado da plataforma.
  • Estúdio de transmissão: apostar em uma plataforma com um bom estúdio é essencial, pois será por intermédio do estúdio que os seus convidados, participantes ou palestrantes irão interagir com o evento.
  • Emissão e envio de certificados em massa: escolha também uma plataforma que ofereça a possibilidade enviar certificados aos seus convidados de forma rápida e fácil, além de poder personalizar o documento a fim de deixá-lo com a cara do seu evento.

Credenciamento

Se você optar por um evento que tenha um número de participantes ou palestrantes offline e outra parte online, vai precisar de um serviço de credenciamento de qualidade.

O credenciamento visa sobretudo recepcionar seus visitantes e emitir o crachá para liberar o acesso ao seu evento híbrido. No momento de escolher um fornecedor para esse serviço, sempre procure checar se os serviços incluem:

  • Equipamentos modernos;
  • Check-in por Qr Code, sendo um método mais seguro em períodos de pandemia;
  • Totens de mesa de autocredenciamento ou se preferir um credenciamento manual;
  • Uma equipe de staff;
  • Entre outras possibilidades…

Cases de eventos híbridos de sucesso

O ano de 2020 e 2021 proporcionou a realização de diversos eventos híbridos. E a maioria deles tiveram uma experiência positiva com essa modalidade. Conheça alguns exemplo abaixo:

16° Congresso de Ensino Privado

O 16° Congresso de Ensino Privado foi realizado nos dias 21, 22 e 23 de junho. O evento contou com palestras voltadas para a educação focadas em áreas de atuação.

No decorrer do congresso, os inscritos tiveram à disposição 5 trilhas temáticas com muito conteúdo para conhecer, como: infâncias, adolescências, juventudes, maioridades e gestores. 

Essa edição foi realizada de forma híbrida, tendo reunido mais de 2 mil pessoas e 13 palestrantes. O evento recebeu estrutura de presencial, mas uma parte dos participantes e palestrantes estiveram online.

Latinoware

A 18° edição do Congresso latino-americano de software e tecnologias abertas, o Latinoware, foi realizada de forma híbrida entre os dias 13 e 15 de outubro de 2021.

Os participantes do evento estiveram presentes de modo online, ao passo que os palestrantes e convidados ministraram em um ambiente estruturado como se fosse presencialmente.

O evento contou com uma feira online 2D, estúdio de transmissão, chat para interação entre participantes, matchmaking para facilitar o networking, gamificação e outras funcionalidades.

Além disso, os organizadores contaram com painéis exclusivos para os participantes, palestrantes e administradores.

latinoware evento híbrido
A 18° edição da Latinoware foi realizada com os palestrantes em uma estrutura presencial e com os participantes 100% online

Campus Party

A Campus Party foi um grande evento que ocorreu entre os dias 11 e 15 de novembro de 2021. Essa edição era híbrida e contou com nossos serviços tanto na modalidade online quanto na presencial.

No evento online, que iniciou no dia 11 de novembro, os organizadores usaram algumas funcionalidades que fizeram a diferença e otimizaram processos, como:

  • Construção de sites;
  • Sistema de pagamentos e inscrições online;
  • Submissão de trabalhos acadêmicos;
  • Feira virtual 2D;
  • Salas de transmissão;
  • Networking online – Matchmaking;
  • Agenda do participante;
  • Gamificação.
sala de transmissão da campus party
Eventos híbridos: o que são, benefícios e como organizar 4

Já no evento físico, a Campus Party dispôs de um sistema de credenciamento e controle de acesso eficiente e inovador que garantiu o cumprimento dos protocolos sanitários do novo Coronavírus e a segurança do evento.

Dessa forma, os detalhes que fizeram a diferença no evento presencial foram:

  • 16 pontos de credenciamento manual;
  • Impressoras térmicas com conexão Wifi e que funcionavam offline;
  • Localizar participantes por meio do QRCode de inscrição ou pelo nome no aplicativo;
  • Realizar check-in e imprimir etiquetas;
  • Controlar entrada e saída dos participantes;
  • Atribuir alerta a algum participante específico a fim de ser exibido em todos os pontos de acesso;
  • Ver histórico e rastreio de todos os participantes;
  • Controlar o guarda-volumes;
  • Controlar alojamento ou camping.
credenciamento campus party
Eventos híbridos: o que são, benefícios e como organizar 5

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Esses cases foram realizados com a ajuda da 4.events, utilizando todas as ferramentas disponíveis na plataforma e o nosso serviço de credenciamento e controle de acesso.

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