Ao organizar um evento, existem três etapas distintas para o sucesso do trabalho. Ainda que considerados assuntos básicos pela maioria dos produtores, é necessário conhecer a fundo cada detalhe do planejamento.
Pré-evento, evento e pós-evento exigem muita disciplina para controlar o orçamento disponível e agradar seu público com conteúdo de qualidade. Com base na separação das fases de um evento, fica mais fácil atingir os objetivos estipulados.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, o post de hoje é especialmente para você! A seguir, tiramos suas principais dúvidas para você garantir a excelência das atividades apresentadas a longo prazo. Continue a leitura!
Qual o ponto inicial do planejamento?
A primeira fase do planejamento é crucial para o funcionamento do trabalho. Antes de tudo, defina qual será o segmento do evento e seu público principal.
Avalie bem as vantagens e desvantagens de realizar apresentações com exigências de conteúdo, como palestras, workshops e congressos. Ao escolher o tema, a data e o local, fique atento a fatores decisivos, como:
- Climatização do ambiente;
- Datas comemorativas;
- Disponibilidade de equipamentos eletrônicos;
- Documentos de autorização;
- Eventos similares na mesma data.
Quanto maior a antecedência na escolha do espaço, melhor será para montar um cronograma detalhado e evitar imprevistos durante o grande dia. Realize visitas técnicas e pesquise com os responsáveis detalhes que não podem ser encontrados na internet.
Preciso de uma equipe qualificada?
Montar uma equipe de suporte é um dos primeiros passos do planejamento. Afinal, são diversas tarefas em andamento e você certamente precisará de ajuda na maior parte do tempo.
Portanto, escolha profissionais qualificados que se identifiquem com a proposta do serviço. Experiência nas respectivas funções também é um fator diferencial.
Caso apareça algum problema, este certamente será solucionado pelo contratado com maior facilidade. Todas as funções durante a produção devem ser elaboradas com o intuito de checar o andamento das tarefas definidas no pré-evento.
Como otimizar o tempo em todas as fases de um evento?
Os dias que antecedem a data escolhida são extremamente atarefados. Para que tudo aconteça conforme esperado, você precisa estar atento a cada detalhe.
Por isso, é necessário checar com cuidado os serviços essenciais, como limpeza, opções de coffee break durante o intervalo, credenciamento, fornecedores, sistema de segurança e informações técnicas da casa.
Uma boa forma de otimizar o tempo e evitar esquecimentos é criar uma agenda rigorosa de compromissos. Conte também com sua equipe na hora de delegar alguns afazeres! Você pode escolher líderes em cada função, que acompanharão o andamento dos pontos mais importantes do trabalho.
O que fazer para evitar contratempos?
Ao conhecer cada detalhe do evento, você terá a chance de criar uma espécie de plano B. Por exemplo, se a rede de internet do local apresenta oscilações, considere a possibilidade de contratar uma empresa externa para garantir a conexão.
Tudo isso deve ser avaliado na visita técnica e por meio de experiências anteriores no mesmo espaço. Busque informações sobre projetos sediados no local com o intuito de montar uma lista de itens que precisam de atenção. Assim, ficará mais fácil solucionar deficiências de grande influência no sucesso do projeto ainda no pré-evento.
Ao que devo me atentar no pós-evento?
Mesmo sem mais envolver contato direto com o público, o pós-evento é uma fase importantíssima e que requer muito trabalho por parte da organização. Se a estrutura for muito grande, pode ser necessário que sua equipe desmonte o espaço e aguarde a retirada dos fornecedores.
Certifique-se de entregar o local exatamente como estava no início. Para não deixar nada passar batido, o ideal é percorrer a fase com uma planilha em mãos.
Ao final, converse com o pessoal contratado para saber o que eles consideram pontos altos e baixos do evento. Com isso, você poderá identificar a necessidade de melhorias futuras e se preparar melhor para os próximos eventos.
Case de sucesso para se inspirar
Campus Party
A Campus Party foi evento completo, realizado entre os dias 11 e 15 de novembro de 2021, e pela primeira vez aconteceu na modalide híbrida. Logo, o evento aconteceu online e presencialmente. Para isso, a Campus contou com o apoio da plataforma da 4.events.
No evento online, eles usaram funcionalidades essenciais e interativas, como:
- Construtor de sites;
- Inscrições e pagamentos online;
- Submissão de trabalhos acadêmicos;
- Feira virtual 2D;
- Salas de transmissão;
- Networking online – Matchmaking;
- Agenda no painel do participante;
- Gamificação
No evento presencial, a Campus contou com a ajuda da 4.events para realizar um credenciamento e controle de acesso inesquecível. Os detalhes que fizeram a diferença nesta etapa foram:
- 16 pontos de credenciamento manual;
- Equipe de Staff
- Impressoras térmicas com conexão Wi-fi e Offline;
- Aplicativo para check-in e check-out dos participantes e com leitura de Qr Code;
- Registro de equipamentos;
- 3 controles de acesso;
- Controle de guarda-volume;
- Controle de Camping.
Se quiser organizar um credenciamento e controle de acesso impecável, entre em contato conosco.
Agora que você já conhece a fundo todas as fases de um evento, poderá otimizar os preparativos de seu trabalho. Mas não se esqueça: tenha sempre medidas contra imprevistos! Quando todos os serviços são oferecidos de forma eficiente, a possibilidade de fidelizar os participantes é muito maior.
Agora que você já sabe como organizar seu evento, não perca nosso post com 4 dicas incríveis para divulgá-lo!
