O Guia completo para realizar o Controle de Acesso em Eventos

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Cada vez mais os organizadores de eventos se preocupam como cada detalhe pode afetar a experiência de seus participantes. Com isso, um fator que pode desmotivar muitos e atrapalhar o fluxo de visitantes é um controle de acesso em eventos feito incorretamente.

Com as constantes evoluções tecnológicas, é importante estar atento aos pontos básicos para um bom controle acesso, mas também entender sobre as tendências e novidades do segmento que garantem um controle mais rápido e com menos problemas.

Para evitar esses e outros contratempos, é fundamental realizar um planejamento de como o controle de acesso será feito.

Para fazer isso corretamente, listamos abaixo várias dicas essenciais para te guiar no momento de realizar o controle de acesso em eventos com sucesso. Continue lendo!

Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre Credenciamento de Eventos

No que consiste o controle de acesso?

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Quando falamos em controle de acesso em eventos, inicialmente podemos considerar o procedimento de segurança que permite ou não a entrada de pessoas em determinado local, sendo usada uma credencial, ingresso ou convite. Em eventos, esse conceito é um pouco mais amplo e engloba outros critérios.

Ao realizar um evento, não existe somente a necessidade de controlar as pessoas que desejam entrar em seu evento e fazer a conferência de ingressos. O roteiro para um controle de acesso de sucesso se preocupa com todos os pontos de interação dos participantes com o momento anterior ao evento, durante o acesso e em sua saída.

Isso envolve a preparação do local, garantir diferentes tipos de profissionais atuando no controle, sistemas tecnológicos, dentre outros pontos.

Nas dicas abaixo explicaremos alguns desses principais fatores que vão influenciar positivamente na experiência de seu evento, além de facilitar sua operação e evitar que os problemas mais comuns aconteçam.

Ofereça diferentes modalidades de venda

Antes de começar o controle de acesso em eventos, é possível atingir seu público de forma positiva ao oferecer vários métodos de compra.

No modelo de venda física, considere sinalizar o local de venda (geralmente bilheteria) com placas sobre filas e caixas, além de outras informações pertinentes. Um diferencial é criar diferentes pontos de venda pela cidade para facilitar o acesso do público, sem ter que se deslocar grandes distância para comprar.

Para os dias atuais, com certeza se faz necessário pensar em vender ingressos online. Essa modalidade tem sido usada cada vez mais na vida das pessoas e para comprar um ingresso não é diferente.

Garanta uma página personalizada que permita fazer as vendas de forma prática e rápida, com preenchimento de dados relevantes para o acesso. Ofereça formas de pagamento diversas, como cartões de crédito e débito, PIX, boleto ou até parcelamento sem juros.

Realizar a venda pela internet também vai impactar no fluxo de pessoas na entrada do evento, gerando filas de compra muito menores e evitando aglomerações, questão importante atualmente. Para intensificar esse tipo de venda, você pode até oferecer descontos para quem comprar online.

Planeje e delimite os pontos de acesso

Planejar o local de acesso envolve delimitar os espaços conforme a previsão do volume de pessoas, seja na área de bilheteria para comprar e imprimir os ingressos, como no ponto de entrada no evento propriamente dito.

Ainda, considere locais como: balcão para dúvidas, chapelaria, saídas de emergência e banheiros do lado de fora do evento. Posicione os demarcadores e sinalize todo o local com placas instrutivas logo na entrada do hall do evento, isso facilita a locomoção e o fluxo de pessoas no ambiente.

Garanta uma equipe pronta para ajudar a direcionar quem estiver confuso ou perdido, além dos funcionários nos balcões e nas catracas de acesso, caso a conferência seja individual e não por um sistema automatizado onde o próprio visitante passa no leitor.

Todos esses pontos demonstram cuidado com os participantes e impactam diretamente na experiência em geral, mas também principalmente no controle de acesso em eventos. Afinal, filas imensas e problemas de acesso frustram qualquer um.

Tenha uma equipe treinada

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Pessoas com ingressos vencidos, dados incorretos ou dúvidas sobre a compra sempre são frequentes em qualquer evento. Assim, é preciso estar preparado para todas as possíveis dificuldades que acontecerão no controle de acesso em eventos.

Um favor que faz total diferença para lidar com isso é garantir uma equipe altamente treinada e pronta para solucionar problemas que provavelmente acontecerão. Isso inclui o uso das tecnologias presentes no controle, garantindo que saibam operar programas e equipamentos.

Isso é importante para garantir um fluxo correto sem longas esperas e por ser o primeiro contato do participante com seu evento. Oferecer segurança, bem-estar e agilidade são pontos essenciais para um controle de acessos executado corretamente.

Esteja preparado para situações de crise

É muito comum enfrentar questões de segurança, de bem-estar dos participantes e até de possíveis fatores climáticos. Assim, existem alguns pontos que devem ser considerados na organização de eventos como um todo, inclusive no controle de acesso em eventos.

Para isso, garanta uma equipe de segurança treinada logo no hall de acesso ao evento, para garantir a segurança de todos e colaborar com a organização do acesso, caso necessário.

Ocorrências médicas também podem acontecer. Garanta que haja uma equipe médica presente para atender participantes que não se sintam bem e uma ambulância de prontidão para emergências.

Utilize um serviço especializado para controle de acesso em eventos

Para facilitar todo o processo de vendas, consulta e conferência de ingressos no acesso ao evento, é fundamental usar sistemas de gestão de eventos que controlarão tudo de forma muito mais ágil e sem erros humanos.

Esses recursos tecnológicos ajudam na conferência de dados e permitem um fluxo muito mais rápido no acesso ao evento, controlando e contabilizando quantas pessoas já entraram no evento, número de ingressos disponíveis, entre outras informações.

Isso ajuda até mesmo no pós-evento, quando você precisará contabilizar o acesso, saber sobre o fluxo de pessoas em cada dia e até usar dados preciosos dos participantes para poder realizar outras estratégias de contato e realizar mais vendas.

Ainda, garante segurança porque mantém um controle de acesso em eventos em tempo real de quem está acessando seu evento, assim como horário e dia em que esteve presente.

Se você deseja utilizar um serviço de controle de acesso completo e eficiente e também contar com um sistema que permite o gerenciamento de suas vendas de forma completa, mas de gerenciamento simples e intuitivo, conheça as nossas soluções!

Nós oferecemos uma plataforma completa com várias ferramentas para seu evento, independente do formato, seja digital ou híbrido, além de ajudar no controle e gerenciamento completo de ingressos vendidos e dos dados dos participantes. E além disso, oferecemos serviços de credenciamento e controle de acesso, com aplicativo para realizar check-in e check-out, registro de equipamentos e detalhamento em tempo real dos números importante sobre o evento.

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