Organizar um evento perfeito pode ser um grande desafio, caso não haja um bom planejamento. Mas vamos ser sincero, a fase de planejamento é a parte mais difícil de qualquer evento, principalmente se for o seu primeiro.
É preciso pensar nos convidados, apresentadores, palestrantes, padrinhos (caso seja um casamento), iluminação, buffet, segurança e limpeza! É muita coisa, não é mesmo?
A boa notícia é que reunimos 5 dicas que vão te ajudar na fase de planejamento do seu evento perfeito. Com essas dicas, você já poderá começar a organizar seu evento com mais segurança, assim, reduzindo a possibilidade de imprevistos.
E caso imprevistos venham a acontecer, com as nossas dicas será mais fácil resolvê-los.
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A importância do planejamento para um evento perfeito
O planejamento pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do seu evento. A organização faz que o evento flua de forma mais natural e dinâmica, evitando o surgimento de eventuais falhas.
Criar um evento perfeito sem um planejamento com ações e estratégias é dar tiro no escuro, isso porque, é através do planejamento que conseguimos traçar metas, definir público-alvo e realizar pesquisa sobre os melhores fornecedores.
É durante o planejamento que algumas perguntas são levantadas, e precisam ser respondidas para deixar claro os objetivos. Isso facilitará no momento da pesquisa de local, convidados, canais de divulgação, entre outros. Confira algumas perguntas que você deve se fazer na fase de planejamento:
- O evento será privado ou aberto ao público?
- Quem será o público-alvo?
- Qual objetivo desse evento? Aumentar as vendas, melhorar a imagem da empresa?
- Qual diferencial do evento?
Apesar de ter muitas preocupações, a realização de um evento perfeito pode ser mais divertido do que você imagina! Por isso reunimos 6 dicas que vão te ajudar no planejamento, confira:
1. Objetivos e metas
Como diria Fernando Angelo: “Metas são como flechas. Quanto mais alto você mira, mais longe você alcança.”, isso não quer dizer que você deva traçar metas impossíveis a curto prazo, é preciso criar objetivos palpáveis que irão te ajudar a melhorar seu evento.
A meta pode ser trazer o número esperado de convidados, realizar mais vendas, aumentar a reputação da empresa, as opções são inúmeras. Por isso, crie metas e objetivos claros para todos os envolvidos do evento perfeito.
É importante definir, desde já, o objetivo para qual o evento será criado, pois, sua execução mudará conforme o que se espera dele.
O seu objetivo é vender produtos? Gerar conteúdo relevante? Melhorar o relacionamento com o público? Valorizar a marca?
Cada objetivo mudará a forma como o evento será conduzido. Existem diversas atividades a serem apresentadas a depender do seu objetivo, por exemplo você pode dedicar um painel a apresentações de palestrantes, caso queira produzir conteúdo relevante.
Já a valorização da marca pode se dar através de apresentação de artistas. Pode ocorrer anúncios de novos produtos caso deseje lançá-los no mercado.
2. Fornecedores confiáveis
Procure bons fornecedores, empresas capazes de entregar dentro do prazo e com qualidade. Em eventos, é comum acontecer imprevistos, por isso, ter fornecedores confiáveis, irá ajudar nesses momentos de tensão.
É indispensável realizar pesquisas de fornecedores para um evento perfeito, seja ele de etiquetas personalizadas ou de som e iluminação. A pesquisa precisa estar presente em todas as fases do seu evento.
3. Tenha um cronograma
Engana-se quem pensa que o planejamento termina no instante que o evento começa! O planejamento precisa estar presente durante e após o evento. Por isso, é vital criar um cronograma com todas as ações do evento.
Inclua no seu cronograma: Quando seus ingressos começaram a ser vendidos; programação das atrações e feedback dos participantes. Não se limite, inclua tudo em seu cronograma.
Também é importante definir prioridades a serem cumpridas. Por exemplo, definir o local do evento e a presença de palestrante deve ter preferência sobre a definição de qual decoração será usada.
4. Colaboradores
Um evento perfeito é feito de pessoas, sejam elas participantes do evento, ou colaboradores que fazem toda a mágica acontecer. Nessa fase, é essencial escolher com sabedoria toda parte de segurança, limpeza, buffet e apresentadores.
Toda equipe precisa estar treinada para ajudar os convidados, e estarem preparados para agir durante qualquer imprevisto, isso inclui o uso de extintor de incêndio e organizar as pessoas em caso de acidente, entre outras situações.
É importante, desde a fase de planejamento, que você distribuída de forma clara a função e responsabilidade de cada colaborador, de forma que haja uma solução de crise eficaz e feita de forma natural.
Também deve ser estabelecido funções pré e pós-evento, para que palestrantes e o público sejam bem recebidos e encaminhados para o seu devido local.
5. Data e local
Chegamos em um dos pontos mais importantes de qualquer planejamento, escolher a data e o local onde será realizado o evento. É aqui que muitos eventos falham, seja escolhendo uma data “ruim” ou um local não apropriado ao público.
Fuja de datas comemorativas como páscoa, dia das mães, natal e assim por diante. Faça uma pesquisa e entenda as melhores datas e horários para seu público.
Na escolha da data é importante ter uma comunicação eficiente com o seu público, a partir da definição de local e data é importante começar uma divulgação do evento para garantir a presença do seu público.
O local precisa ser de fácil acesso e seguro, então opte por lugares com boa sinalização, que possuem gerador de energia em caso de falta de luz, e claro, seguro.
Eventos online ou até eventos híbridos, podem ser a solução para casos de baixo orçamento.
6. Seja ousado!
A ousadia e criatividade são mais que dicas, são regras de qualquer evento! Abuse da criatividade, ouse com ideias novas, aposte na tecnologia para te ajudar, e claro, foque nas pessoas! Escute onde seu evento acertou e quais áreas podem melhorar, seguindo essas 6 dicas, você estará no caminho certo para um evento de sucesso.
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