O credenciamento de eventos é a etapa de recepção dos participantes, que se inicia antes da programação. É um processo complexo, que exige uma série de cuidados, tanto para garantir a organização, como para transmitir uma ótima experiência aos participantes. Erros nessa etapa podem comprometer o cronograma da programação e até mesmo afetar a segurança do evento.
Hoje, podemos contar com a tecnologia para automatizar processos, trazer mais segurança e facilidade para a elaboração dos crachás de identificação e o processo de check-in e check-out. Continue a leitura, entenda mais sobre esse processo e como ele pode ser otimizado.
O que é credenciamento de eventos?
O credenciamento de eventos é a primeira etapa na recepção do público. Ele é realizado assim que os participantes chegam ao local onde acontecerá a programação. Já ao chegar ao local, é importante que o público reconheça à primeira vista o local do credenciamento, para evitar longas esperas e outras dificuldades.
Durante a chegada, os participantes se dirigem até um setor específico, que confirma a inscrição naquele evento e procede com as demais etapas. Crachás para identificação, distribuição de kits e direcionamento para os demais setores do evento são realizados neste momento.
É pelo sucesso da realização do credenciamento que a organização pode confirmar quantos participantes estão presentes, controlar a quantidade de kits distribuídos, fazer o registro de equipamentos dos participantes e proporcionar o bem-estar e a segurança ao público em todas as etapas. Por isso, esse estágio é tão importante para qualquer organização de eventos.
Caso algum participante deseje efetivar sua inscrição de última hora na entrada do evento, se ainda houver vagas, é preciso que toda a organização esteja preparado. Para que essa etapa seja ágil, sem filas longas e proporcione a melhor experiência aos participantes, continue a leitura e descubra mais detalhes.
Um serviço moderno com tecnologias inovadoras
O credenciamento de eventos, muitas vezes, é uma etapa bastante demorada, com filas e uma certa demora no atendimento. O preenchimento dos dados no crachá de forma manual também é algo que gera perda de tempo e erros. Portanto, é preciso que o evento use tecnologia e inovação a seu favor.
Um serviço moderno de credenciamento, com uma tecnologia e equipamentos sem necessidade de wifi, permite que os dados dos participantes sejam acessados com rapidez para evitar a formação de filas. O participante se dirige aos guichês ou para os totens de auto credenciamento, informa seu nome e dados importantes do ingresso e rapidamente consegue se registrar. Com estes dados, a próxima etapa é a geração de etiquetas ou crachás personalizados para o participante.
Outro recurso que existe em um aplicativo de credenciamento e controle de acesso é a geração de etiquetas com QR Codes. A geração é realizada no momento da recepção mesmo, facilmente, por meio de um celular e uma impressora térmica. Esse recurso é interessante para a segurança do evento, já que impossibilita que não inscritos cadastrados e identificados acessem as áreas restritas.
Além disso, é mais um recurso pensado para evitar longas filas durante o deslocamento em diferentes áreas do espaço. Assim, com o aplicativo de credenciamento e controle de acesso instalado em um celular, é possível realizar a leitura do QR Code rapidamente e assim, libera o acesso para o participante.
Assim, é possível ter os dados dos participantes em mãos em questão de poucos segundos e prosseguir com o credenciamento. A automatização destes processos economiza tempo, melhora a experiência dos participantes, além de permitir mais controle aos organizadores do evento. Imagine como fica mais simples mensurar dados sobre a participação após o evento?
A equipe não perderá tempo pesquisando dados em listas manuais e não terá chances de cometer erros. A contagem de número de participantes, dados sobre horário de entrada e saída, entre outros, são disponibilizados de forma digital em um dashboard completo. E o melhor: sem o risco de perder informações tão valiosas.
Como funciona um credenciamento de eventos otimizado?
Agora que você entendeu o que é o credenciamento e como ele pode ser melhor por meio de um serviço moderno de credenciamento e controle de acesso, vamos mostrar como funciona essa etapa de forma otimizada. Seguindo este conceito, o credenciamento de eventos é pensado para ser uma etapa rápida, sem gerar espera no público e com praticidade no acesso aos dados. Confira.
A etapa começa antes do evento
Para diminuir riscos de atrasos e filas grandes, é recomendável iniciar o credenciamento antes do horário previsto para o início do evento. É quase uma regra no ramo dos eventos que essa etapa do evento deve começar pelo menos uma hora antes, ou até mesmo 1 dia antes do início da programação, dependendo da magnitude do seu evento.
Incentive os participantes a chegarem antes do horário previsto de alguma forma. É possível, por exemplo, oferecer café da manhã ou distribuição de brindes antes da programação. Assim, você garante que ao início da programação todos os participantes já estarão devidamente credenciados.
Reduza passos do processo
A otimização do credenciamento é conseguir reduzir ao máximo as suas etapas. Assim, o participante apresenta seu documento e alguns dados e em poucos minutos é credenciado. Ao chegar ao local, o participante deve fazer o registro imediatamente. Contudo, alguns erros na sinalização podem causar dificuldades neste processo. Sinalize corretamente onde estará a equipe e o local exato para se registrar no evento.
A impressão de etiquetas adesivas personalizadas com os dados dos participantes é uma solução que otimiza o processo de organização e reduz os passos de efetivação.
Credenciamento realizado em grupos divididos
Uma boa ideia para não tumultuar eventos de grande porte é dividir o público em grupos. Para isso, insira diferentes pontos de credenciamento, que podem ser divididos por ordem alfabética ou outros critérios de acordo com o evento.
Outro ponto importante é antecipar possíveis problemas com o credenciamento. Para isso, separe uma estação para os participantes com erros no cadastro. Uma equipe especializada, com o sistema em mãos estará pronta para solucionar os erros sem burocracia.
Equipe qualificada e local estruturado
O número da equipe deve sempre ser proporcional às dimensões do evento para evitar atrasos. Nada pior do que filas enormes por falta de pessoal, não é mesmo? Além disso, a equipe deve ser qualificada para realizar as etapas do credenciamento e solucionar possíveis erros. Se possível, realize uma simulação alguns dias antes, para otimizar ainda mais o processo.
A equipe deve ser dividida em estações específicas. Estações para o credenciamento, outras para inscrições no momento (se houver), outras para monitoramento de check-in/check-out e outras para lidar com possíveis erros no cadastro. E todas as estações devem ser bem sinalizadas para evitar problemas.
Deixe que o serviço de credenciamento resolva
O processo de credenciamento de eventos pode ser mais ágil do que você imagina. Por isso, uma boa ideia é contar com um serviço especializado, que possui ferramentas essenciais e profissionais eficientes pra esse processo. Como aplicativo de credenciamento e controle de acesso, impressoras térmicas sem necessidade de wifi para imprimir etiquetas de identificação, mini totem de auto credenciamento, coordenador de credenciamento e entre outras soluções.
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