Surgir dúvidas e até dores de cabeça na hora de programar eventos são coisas muito comuns de se acontecer.
É normal se sentir um pouco perdido na hora de programar eventos, afinal, são muitos os detalhes que devem ser cuidados para que o evento saia de acordo com o esperado.
Sendo assim, o ideal é que a programação de eventos seja realizada com a antecedência necessária. Sobretudo, se esse for um evento grande, com muitas atividades. Com essa antecedência, é possível realizar um evento bem organizado visando até mesmo a possibilidade desse evento ser híbrido ou online.
Então, continue com a leitura deste artigo e descubra como realizar da melhor forma uma programação de eventos. Vamos lá!
5 dicas para garantir uma Programação de Eventos realizada com sucesso
1. Estabeleça os tipos de atividades do seu evento
Na fase inicial da organização, isto é, quando ainda a programação estiver em planejamento é essencial que se estabeleça quais serão os tipos de atividades acontecerão neste evento.
Eventos de grande porte geralmente possuem uma grande variedade de atividades acontecendo ao mesmo tempo.
O cerne da questão para os organizadores se encontra justamente aqui. Qual seria a melhor forma de programar esse tipo de evento, por exemplo?
Bom, uma das maneiras de tornar as coisas mais práticas é com o uso de crachás para os participantes e um credenciamento mais fácil.
Assim, a organização fica muito mais fácil já que você consegue verificar os inscritos antecedentes para certas atividades.
Com isso, a superlotação é evitada ou ainda, que uma pessoa que não se inscreveu pegue o lugar de quem se deu ao trabalho de se inscrever.
2. Esteja atento à capacidade estrutural do local escolhido para o evento
Ao escolher o local para o evento verifique se este possui a estrutura necessária para as atividades oferecidas de maneira que fique organizado.
Então, construa uma lista de possíveis espaços que seriam ideais para o seu evento, como por exemplo: a sua palestra seria melhor se fosse realizada em um auditório ou em uma sala de aula?
Se for o caso de evento híbrido, é muito importante verificar questões que envolvem equipamentos eletrônicos e principalmente, se há uma boa conexão com a internet.
Estes são só alguns exemplos que devem ser analisados. Mas, cada evento é único e todos os detalhes devem ser levados em conta na hora de escolher um local para o evento.
3. Escolha bons temas para o seu evento
É provável que muito antes de começar o planejamento do evento já ter em mente os temas abordados e também as pessoas que irão palestrar sobre o assunto.
A definição desses tópicos é de extrema importância para a programação de eventos. Então, aposte em temas atuais, temas bastante comentados e aposte em nomes relevantes para tratar destes assuntos. Isto é, pessoas que sejam autoridade no tema, que saibam do que estão falando e o façam bem.
Assim, o seu evento terá maior visibilidade e, consequentemente, ganhará novos inscritos. É muito importante fazer as escolhas certas, portanto não tenha receio de gastar demasiado tempo com esta parte da programação de eventos.
4. Organize bem os horários das atividades
Os horários das atividades precisam ser muito bem definidos e organizados para o bom funcionamento da programação de eventos.
Desse modo, o evento terá uma boa fluidez e que faz com que os participantes façam bom proveito das atividades oferecidas pelo evento.
As definições de horários devem ser realizadas com antecedência, para que haja um melhor planejamento e organização das pessoas envolvidas nas atividades em questão.
5. Tenha clareza na hora de divulgar a programação
A clareza e a objetividade são muito importante para a divulgação da programação, porque assim, os participantes não terão dúvidas quanto aos acontecimentos do evento.
Uma ótima maneira de fazer isso seria dividir datas, horários e também o formato de atividades da programação. Assim, fica mais fácil a visualização para os participantes.
É muito importante o cumprimento dos horários estabelecidos. Assim, se evita a frustração dos participantes e que seu evento seja visto de uma maneira negativa, passando uma imagem desorganizada.
Então, avalie todas essas etapas muito bem, para evitar esses constrangimentos e contratempos.
Lidando com imprevistos, caso ocorram
Por mais que tudo esteja organizado e bem planejado, algumas coisas podem acabar fugindo do nosso controle. Portanto, aqui vão algumas dicas para lidar com imprevistos, caso eles aconteçam.
1. Seja claro
Sempre que for identificado um problema que demore um tempo para ser resolvido, seja claro e avise os participantes. Além disso, você pode trocar também a programação para que eles não fiquem entediados.
As pessoas tendem a ser empáticas, quando falamos sobre o que está acontecendo, pois este ato demonstra sinceridade, respeito e que se importa com as pessoas presentes.
Caso contrário, em pouco espaço de tempo, começarão a reclamar e se exaltarem.
2. Seja paciente
Procure sempre manter a calma diante das adversidades que possam ocorrer. Dê uma pausa, respire um pouco. O stress diante de situações que saem fora do controle só pioram ainda mais as coisas. É sempre importante estar consciente dos fatos e racionalizar a situação visando as mais variadas soluções possíveis para o caso.
3. Tenha sempre uma carta na manga
Pense nas possibilidades que podem sair do seu planejamento e uma possível resolução para elas.
Então, caso falte um palestrante, talvez você tenha um substituto, se houver problemas técnicos ou coisas dessa natureza, você já saberá quais atitudes tomar, por já ter pensado nisso antes.
4. Na hora de programar o evento não se esqueça de ter o check list por perto
Leve em consideração ter uma lista consigo de todas as atividades que serão realizadas no evento. Assim, você se certificará de que nada foi deixado para trás e que tudo está saindo conforme o planejado.
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