A retomada dos eventos presenciais tem impulsionado a realização de eventos híbridos. Essa modalidade de evento já é considerada uma tendência para os próximos anos, visto que o crescimento dos eventos online durante a pandemia comprovaram que a tecnologia veio para ficar no setor de eventos, além de ser uma ótima aliada à gestão de eventos.
Além disso, todas as ferramentas tecnológicas provaram ser ótimas aliadas da gestão de eventos. Você não sabe como isso é possível? Por isso, para ajudá-lo a entender tudo sobre essa nova tendência, preparamos este artigo no qual você irá compreender o que são eventos híbridos, quais são as suas vantagens e as principais etapas para criar um!
Portanto, continue conosco até o final!
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O que são eventos híbridos?
Um evento híbrido é uma modalidade de evento que une o virtual ao presencial. Eles se caracterizam por possuírem a estrutura das apresentações e backstage semelhantes aos eventos presenciais, mas com a possibilidade da transmissão online ser gravada ou ao vivo.
Além disso, alguns eventos híbridos contam com a presença de participantes juntamente com a transmissão online. Dada a versatilidade deste modelo de evento, eles são uma ótima opção para quem deseja aliar a experiência do offline com o online.
Também é uma ótima alternativa para empresas que não querem investir muito em grandes espaços e grandes estruturas. Isso permite a realização de eventos menores, sem afetar o tamanho do público que é atingido.
6 benefícios de organizar eventos híbridos
Organizar eventos híbridos proporciona inúmeras vantagens para os produtores de eventos em decorrência de sua versatilidade, adaptando-se a qualquer tipo de evento. Listamos abaixo 6 vantagens que os eventos híbridos proporcionam.
1) Tendência para os próximos anos
Segundo relatório realizado pelo Sebrae, a realização de eventos híbridos será uma tendência em 2022, dado que haverá um aumento da realização de eventos com um número reduzido de participantes.
Sendo assim, ao organizar eventos híbridos, o produtor tem a possibilidade de acompanhar as tendências do setor e consequentemente aumentar o engajamento do próprio evento.
A pandemia apresentou as pessoas uma outra forma de viver e muitos realmente preferem ficar no conforto de suas casas, por mais interessante que seja o assunto tratado. Por isso, o evento híbrido é mais uma das coisas que cresceu exponencialmente com a pandemia da covid-19, mas que não deve ir embora tão cedo.
Por isso, vale super a pena investir nesse novo formato. Afinal, ele tem um ótimo custo-benefício e não requer grandes mudanças no evento, mas você vai entender melhor sobre logo mais. Por enquanto, vamos continuar a abordar os benefícios dos eventos híbridos.
2) Aumento do alcance do evento
Assim como os eventos online, os híbridos aumentam o alcance do evento. Devido ao crescimento global do acesso à internet, um evento híbrido pode alcançar qualquer lugar do mundo ao utilizar uma transmissão online estável e segura.
Desse modo, o produtor pode atingir seu público-alvo em outros países também. Logo, um evento híbrido sempre estará próximo de seus telespectadores, não importa o local em que esteja acontecendo. Afinal, esse é um dos principais obstáculos de quem realiza eventos, atingir o maior número de pessoas possíveis e diversas vezes, a distância é uma dos principais complicadores.
Além de eliminar os problemas quanto ao deslocamento, você também irá agradar aqueles que simplesmente não querem sair de casa para participar de um evento.
3) Auxílio da tecnologia
Os eventos virtuais provaram que podem facilitar a vida do produtor, principalmente ao considerar a eficiência que os sistemas para eventos proporcionam.
Assim, os eventos híbridos contam com o auxílio da tecnologia já atuante nos eventos online. Portanto, o uso das transmissões online, painéis do participante, construtor de sites profissionais, entre outros, irão operar em concordância com o presencial. Como dissemos, não é preciso investir em uma super estrutura para realizar eventos híbridos. Na verdade, poucas adaptações já irão permitir a realização de um evento nesse formato.
4) Melhor custo-benefício
Os eventos híbridos possuem a característica de serem mais econômicos do que os presenciais. A suspensão dos limites geográficos possibilitam que o produtor tenha acesso à palestrantes do mundo inteiro.
Dessa forma, ele economiza com o custo das passagens, hotéis, entre outros. Por isso, mesmo com o uso de plataformas, os eventos híbridos continuam mais econômicos. Além disso, como esse tipo de evento atinge um público maior, isso também melhora o ROI do evento e impacta diretamente no custo-benefício do mesmo.
5) Múltiplas possibilidades
Outra vantagem dos eventos híbridos é a sua flexibilidade. O organizador tem oportunidade de realizá-los com a maioria dos participantes offline ou online, além de ter a possibilidade de convidar os palestrantes para ministrarem online ou vice-versa.
Assim, o produtor pode escolher o que é mais interessante para ele no próprio planejamento. Quando se organiza eventos presenciais é preciso pensar em toda uma logística cruzando ainda as agendas dos palestrantes, o que pode ser muito complexo.
6) Melhor aproveitamento do conteúdo
Normalmente, o conteúdo apresentado em eventos presenciais se perde rapidamente. Tudo o que se tem são as notas realizadas pelos ouvintes. E não estamos falando de qualquer conteúdo, estamos falando de conteúdo rico que se perde no instante seguinte.
Já nos eventos híbridos, com a gravação é possível aumentar a vida útil de tudo que é falado. E o melhor de tudo, esse conteúdo pode ser até mesmo reaproveitado para promover outras ações da empresa. Com isso, é possível garantir que tudo o que é compartilhado no evento seja melhor aproveitado.
Como fazer eventos híbridos de sucesso
Organizar eventos perfeitos requer alguns cuidados essenciais em todas as fases do evento. A fim de ajudá-lo a organizar um evento incrível, vamos listar algumas dicas para você aprender a como fazer um evento híbrido:
Planejamento
Todas as etapas do evento precisam ser planejadas e bem estruturadas, independente se o evento é online ou presencial. Um evento bem planejado é sinônimo de organização e sucesso. Qualquer deslize aqui, com certeza será notado pelos participantes. Por isso, é tão importante estar atento à todas as etapas.
No caso dos eventos híbridos, é preciso ficar atento para ambas modalidades. Dentro do planejamento, você precisa incluir informações, como:
- Objetivo do evento
- Local do evento
- Público-alvo
- Definição de fornecedores
- Cronograma
- Budget
- Funcionalidades virtuais
- Equipamentos
- Plano de divulgação
- Estrutura do evento
- Entre outras informações básicas.
Para organizar um planejamento estruturado, procure separar pelas fases do evento. Além disso, o ideal é documentar toda essa estratégia, tanto para fixá-la quanto para consultá-la sempre que necessário.
Por isso, você pode utilizar algumas ferramentas para ajudá-lo nessa parte, como uma ferramenta de gestão de tarefas e que também te auxilie a criar checklists. Vamos detalhar um pouco mais sobre algumas etapas que citamos e qual a melhor forma de agir em cada uma delas.
1.Objetivo do evento
O objetivo do evento vai ajudar a definir outros pontos importantes, como o público-alvo, a expectativa de pessoas e até mesmo o local do evento (para a etapa presencial). Esse é o pontapé para realizar qualquer outra tarefa do seu checklist. Por isso, alinhe bem sobre qual o intuito do evento, para então, seguir para as demais etapas.
2.Definição de fornecedores
Essa é outra etapa que pode impactar significativamente no dia do evento. Caso algum fornecedor não apareça ou não cumpra com o combinado, você terá problemas irreversíveis. Por isso, dê uma atenção especial a essa etapa.
Para ter certeza de que está contratando um serviço de qualidade, peça sempre sugestão de pessoas que trabalham no ramo. Caso não tenha recebido nenhuma indicação, procure a opinião de clientes antigos, para ter certeza de que o fornecedor é confiável.
Outra forma de se resguardar é por meio do contrato, por isso, elabore um para cada fornecedor e deixe bem claro o que está sendo contratado. Assim, mesmo que ocorra algum imprevisto, você estará resguardado.
3.Atenção aos dois formatos
É muito importante garantir que quem está remoto tenha a mesma experiência de quem está presente no evento. Por isso, tenha muito cuidado em todos os detalhes. Não priorize um formato ou outro. Caso isso ocorra, é bem provável que os participantes não voltem para uma nova experiência e isso vai pôr fim aos seus eventos híbridos.
O ideal é testar e tentar se anteceder a todos os cenários possíveis, para garantir que a experiência de ambos seja igualmente satisfatória.
4.Busque ferramentas para te auxiliar
Assim como os fornecedores facilitam nossa vida, as diversas ferramentas tecnológicas também são capazes de fazer isso. Por isso, não exite em buscar por soluções que possam te ajudar a criar e planejar um evento híbrido.
E o melhor de tudo é que esse universo é muito amplo. É possível escolher desde ferramentas que te auxiliem no planejamento do evento em si, até aquelas que são voltadas exclusivamente para o dia do evento, para entregar uma boa experiência para o participante.
Por isso, vale pesquisar, conhecer e entender melhor sobre esse universo!
Escolha uma plataforma para eventos completa
Contratar os serviços de uma plataforma para eventos é uma etapa importantíssima, pois esse serviço irá auxiliá-lo em todos os momentos que precisa, seja na estrutura virtual quanto na presencial.
Contudo, é preciso ter cuidado ao escolher a plataforma, priorize aquelas que sejam o mais completas possíveis.
Uma ótima sugestão para quem está em busca de uma ferramenta do tipo é a 4.events, uma plataforma criada por organizadores de evento para organizadores de eventos. Afinal, ninguém melhor para entender quais são as dores e dificuldades da área.
Algumas funcionalidades úteis para um evento híbrido que você encontra em plataformas, como a 4.events, são:
- Construtor de sites: no qual você pode centralizar todas as informações do seu evento, como programação e atividades, palestrantes, convidados, inscrições, entre outras.
- Sistema de pagamentos e inscrições online: onde você pode centralizar toda a gestão financeira do seu evento por intermédio do painel disponibilizado da plataforma.
- Estúdio de transmissão: apostar em uma plataforma com um bom estúdio é essencial, pois será por intermédio do estúdio que os seus convidados, participantes ou palestrantes irão interagir com o evento.
- Emissão e envio de certificados em massa: escolha também uma plataforma que ofereça a possibilidade enviar certificados aos seus convidados de forma rápida e fácil, além de poder personalizar o documento a fim de deixá-lo com a cara do seu evento.
Credenciamento
Se você optar por um evento que tenha um número de participantes ou palestrantes offline e outra parte online, vai precisar de um serviço de credenciamento de qualidade.
O credenciamento visa sobretudo recepcionar seus visitantes e emitir o crachá para liberar o acesso ao seu evento híbrido. No momento de escolher um fornecedor para esse serviço, sempre procure checar se os serviços incluem:
- Equipamentos modernos;
- Check-in por Qr Code, sendo um método mais seguro em períodos de pandemia;
- Totens de mesa de autocredenciamento ou se preferir um credenciamento manual;
- Uma equipe de staff;
- Entre outras possibilidades…
E todas essas funcionalidades tornam o planejamento mais rápido e prático, evitando muita dor de cabeça. Afinal, esse é o intuito da tecnologia, facilitar o dia a dia de trabalho de todos.
Algumas das etapas que citamos até poderiam ser realizadas de forma manual. No entanto, isso demandaria muito tempo e estaria sujeito aos erros humanos, que são inevitáveis. Por isso, para ter mais assertividade e agilidade, vale super a pena investir em ferramentas voltadas para a organização de eventos.
Quanto mais atividades e etapas forem possíveis de automatizar, mais fácil será a organização do evento híbrido.
Cases de eventos híbridos de sucesso
O ano de 2020 e 2021 proporcionou a realização de diversos eventos híbridos. E a maioria deles tiveram uma experiência positiva com essa modalidade. Conheça alguns exemplo abaixo:
16° Congresso de Ensino Privado
O 16° Congresso de Ensino Privado foi realizado nos dias 21, 22 e 23 de junho. O evento contou com palestras voltadas para a educação focadas em áreas de atuação.
No decorrer do congresso, os inscritos tiveram à disposição 5 trilhas temáticas com muito conteúdo para conhecer, como: infâncias, adolescências, juventudes, maioridades e gestores.
Essa edição foi realizada de forma híbrida, tendo reunido mais de 2 mil pessoas e 13 palestrantes. O evento recebeu estrutura de presencial, mas uma parte dos participantes e palestrantes estiveram online.
Latinoware
A 18° edição do Congresso latino-americano de software e tecnologias abertas, o Latinoware, foi realizada de forma híbrida entre os dias 13 e 15 de outubro de 2021.
Os participantes do evento estiveram presentes de modo online, ao passo que os palestrantes e convidados ministraram em um ambiente estruturado como se fosse presencialmente.
O evento contou com uma feira online 2D, estúdio de transmissão, chat para interação entre participantes, matchmaking para facilitar o networking, gamificação e outras funcionalidades.
Além disso, os organizadores contaram com painéis exclusivos para os participantes, palestrantes e administradores.
Campus Party
A Campus Party foi um grande evento que ocorreu entre os dias 11 e 15 de novembro de 2021. Essa edição era híbrida e contou com nossos serviços tanto na modalidade online quanto na presencial.
No evento online, que iniciou no dia 11 de novembro, os organizadores usaram algumas funcionalidades que fizeram a diferença e otimizaram processos, como:
- Construção de sites;
- Sistema de pagamentos e inscrições online;
- Submissão de trabalhos acadêmicos;
- Feira virtual 2D;
- Salas de transmissão;
- Networking online – Matchmaking;
- Agenda do participante;
- Gamificação.
Já no evento físico, a Campus Party dispôs de um sistema de credenciamento e controle de acesso eficiente e inovador que garantiu o cumprimento dos protocolos sanitários do novo Coronavírus e a segurança do evento.
Dessa forma, os detalhes que fizeram a diferença no evento presencial foram:
- 16 pontos de credenciamento manual;
- Impressoras térmicas com conexão Wifi e que funcionavam offline;
- Localizar participantes por meio do QRCode de inscrição ou pelo nome no aplicativo;
- Realizar check-in e imprimir etiquetas;
- Controlar entrada e saída dos participantes;
- Atribuir alerta a algum participante específico a fim de ser exibido em todos os pontos de acesso;
- Ver histórico e rastreio de todos os participantes;
- Controlar o guarda-volumes;
- Controlar alojamento ou camping.
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Esses cases foram realizados com a ajuda da 4.events, utilizando todas as ferramentas disponíveis na plataforma e o nosso serviço de credenciamento e controle de acesso.
Ou seja, é a prova real de que vale a pena investir nesse tipo de ferramenta. Além de facilitar a vida do organizador de eventos, elas oferecem uma melhor experiência para todos participantes e isso é crucial para que eles retornem em uma nova edição.
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