Fazer lista é uma excelente maneira de conseguir se organizar para realizar um evento, independentemente do tamanho ou do tipo.
O checklist para eventos te ajuda a realizar as tarefas de forma mais facilitada, sendo uma das melhores ferramentas úteis para isso. Essa estratégia, mesmo que pareça simples, é muito eficaz, pois te ajuda a eliminar o peso de guardar diversas informações relacionadas à organização de eventos.
Dessa forma, o organizador consegue se manter mais leve durante a realização das etapas, sabendo que poderá consultar o checklist sempre que necessário.
Esse checklist pode ser feito tanto da maneira mais simples quanto em aplicativos para gerenciar projetos e a equipe de eventos, assim, toda a sua equipe poderá ter acesso ao documento para consultar o andamento das tarefas relacionadas ao evento.
Se você ainda não sabe qual a importância no checklist para eventos, hoje trouxemos informações importantes para que você conheça essa estratégia de forma mais aprofundada e desfrute dos benefícios e vantagens. Confira a seguir:
Checklist para eventos: por que é importante ter um?
Mesmo as pessoas que estão acostumadas a organizar eventos, precisam ter um bom planejamento para que todas as tarefas voltadas à realização sejam concluídas para que o evento seja um sucesso.
Não é interessante deixar apenas por conta da memória as informações referentes à organização, pois além de ser arriscado, pode trazer quadros de ansiedade e estresse para o organizador.
Com isso, ter as informações e dados registrados em um checklist para eventos é a melhor maneira de trazer tranquilidade durante o trabalho.
O checklist também ajuda muito a ter cuidado com os prazos, para que todas as atividades e tarefas sejam realizadas no tempo certo, impedindo que haja problema no dia do evento e que seja necessário realizar um gestão de crise.
Podemos observar apenas benefícios sobre essa estratégia quando bem adotada para a realização de eventos.
O que um checklist para eventos precisa ter?
Cada formato de evento demanda de atividades e tarefas distintas. Ainda assim, existem algumas ações dentro do planejamento que são necessárias para a grande maioria dos eventos.
Confira a seguir quais são os itens essenciais que não podem ficar de fora do seu checklist para eventos:
1. Definir o local e data
Antes de tudo, escolher a data e o local do evento é extremamente importante para que você consiga começar a se planejar e organizar a produção.
Esses pontos devem ser definidos o quanto antes para ver se o espaço estará disponível no dia escolhido e se terão outros eventos na mesma semana, por exemplo.
2. Identificação do público
Outro ponto que precisa estar no seu checklist para eventos é a identificação do seu público, ou seja, qual o perfil das pessoas que você deseja atingir para que estejam no dia do seu evento.
Com esse ponto bem definido, você consegue colocar em prática outros detalhes referentes à produção do evento.
3. Definição do nome, objetivo e tema do evento
Assim como o local e data são extremamente importantes, você também precisa colocar no seu checklist para eventos o objetivo, tema e nome dele.
4. Quantos participantes
Você como organizador tem um objetivo a ser concluído a partir da realização desse evento, não é mesmo? Você deseja produzir um pequeno, médio ou grande evento?
Saber o número de participantes é essencial para conseguir definir detalhes como o local que consiga alocar todo mundo.
5. Orçamento
No seu checklist para eventos não podem ficar de fora os detalhes sobre o orçamento do evento, para que você consiga calcular qual será o custo da produção.
Essa etapa precisa de muita atenção para que o evento seja lucrativo e realmente vale a pena realizar.
6. Divulgação
Toda a parte de divulgação de eventos é essencial estar descrita com detalhes no checklist para eventos, pois se trata de como o seu público vai gravar a imagem do seu evento.
Com isso, escolha uma logomarca, imagens e cores que estejam em harmonia com o tema e objetivo do evento. Esses detalhes estarão presentes nas redes sociais e no site do evento.
7. Contato com patrocinadores
O contato com os patrocinadores do evento deve fazer parte do checklist para eventos para que você consiga fazer uma lista com as propostas e as cotas de patrocínios e marcar reuniões com cada um deles.
8. Ingressos
A venda dos ingressos são detalhes que precisam estar bem especificados no checklist para eventos. Isso porque, você poderá fazer essa venda através do site do evento ou contar com uma plataforma de vendas externa, por exemplo.
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9. Equipamentos e ferramentas necessárias
No checklist para eventos, coloque todos os equipamentos e ferramentas que serão necessários durante a realização do evento. Tenha cuidado para não esquecer de nenhum.
10. Definir o cronograma
Todo evento, para que a sua realização seja um sucesso, precisa de um cronograma bem definido, e isso deve estar descrito no checklist para eventos.
No cronograma, coloque todos os horários das palestras, quanto tempo cada uma vai durar, que horas o evento vai começar e acabar.
11. Orçamento de fornecedores
Com a parte de orçamento de fornecedores bem detalhada no checklist para eventos, você consegue fazer as solicitações e analisar quais contratos serão fechados de acordo com as necessidades do evento.
12. Treinamento de equipe
É necessário que o treinamento da equipe pré-evento esteja também no seu checklist para eventos. Esse treinamento pode acontecer na semana que antecede o evento, para que vocês possam alinhar todos os detalhes referente ao planejamento e organização, garantindo que tudo saia conforme o planejado.
Assim que o seu evento for realizado, é importante ainda não descartar o checklist para eventos, pois você poderá fazer um relatório com todas as informações relevantes e pertinentes sobre a organização e produção.
Assim, você consegue evitar alguns erros para que eles não se repitam no próximo evento criado.
Use essas dicas de tópicos que devem fazer parte do seu checklist para eventos, faça uma planilha onde todas as pessoas da equipe tenham acesso ou conte com uma plataforma de gerenciamento para te ajudar, e com isso, tenha um gestão mais tranquila.
Você pode contar com a nossa plataforma para te ajudar com a organização. Entre em contato e faça um orçamento!
