Um evento não se faz apenas com uma locação bonita e mesas bem postas. Preparar um evento vai além do que o público vê ao ser recepcionado, e quem os organiza sabe bem disso. Quem está iniciando no mercado de organização de eventos pode acabar tendo dificuldades, e a principal delas é a documentação.
No caso dos eventos presenciais, existe a obrigatoriedade de um alvará para eventos autorizando a realização do encontro. Mas conseguir essa autorização não precisa ser um bicho de sete cabeças.
A seguir, preparamos um passo a passo para você entender com conseguir um alvará para eventos de maneira descomplicada.
O que é um Alvará?
O dicionário define alvará como sendo o documento fornecido por alguma autoridade em favor de alguém, autorizando ou aprovando determinados atos, ou direitos. É o caso, por exemplo, do alvará de funcionamento concedido a bares e restaurantes.
Ou seja, assim como o comércio tradicional, o alvará para eventos também precisam de anuência das autoridades para funcionar com regularidade. Embora a burocracia ainda assuste alguns, não há nada mais assustador do que um evento prejudicado pelo descuido na organização. Por isso, providenciar o alvará deve ser prioridade para o promotor de eventos.
O que fazer para conseguir o Alvará para Eventos?
A Lei Orgânica de cada município traz o regulamento completo para concessão do alvará. Com isso, a emissão será feita ou pela própria prefeitura municipal, ou por órgão local responsável por tratar de tais assuntos. Isso faz com que os requisitos para a emissão da autorização variem de uma cidade para outra.
Por exemplo, no Município de São Paulo, a legislação determina que eventos públicos e temporários, com ou sem cobrança de ingressos, com público que ultrapasse 250 pessoas, precisa de alvará. Mas esse número pode variar de cidade para cidade.
Com isso, fica claro que é necessário se informar sobre a legislação do local para que nenhum documento fique de fora. Lembrando que o alvará do evento deve ser emitido pela cidade do local do evento, assim, é preciso cuidado redobrado com eventos que acontecem nas áreas de limite entre municípios.
Para evitar contratempos, é recomendado requerer o alvará do evento com certa antecedência. Esse prazo pode variar de 15 a 40 dias, a depender do porte do evento.
Quais os documentos necessários para o seu evento?
Embora a lista completa de documentos necessários para conseguir um alvará de autorização para eventos temporários varie de uma cidade para outra, outros aspectos também podem interferir, como:
- Tamanho do evento
- Presença de menores
- Número de convidados
Entretanto, para a emissão de alvará de funcionamento, é necessária a apresentação de documentos como:
- Requerimento devidamente preenchido (fornecido pelo município ou órgão responsável);
- Documentos de identificação dos responsáveis pelo evento;
- Contrato de locação (para local privado) ou termo de autorização para uso do imóvel;
- Memorial descritivo do evento;
- Estimativa de público;
- Contrato com a empresa de segurança;
- Laudo técnico de segurança e responsabilidade técnica assinado por profissional competente;
- Cópia de comunicação à polícia e ao corpo de bombeiros da cidade.
Esses são apenas alguns documentos que costumam ser exigidos, e eles podem variar a depender do porte do evento.
Como é feita a solicitação do Alvará para Eventos?
Como já mencionamos acima, a solicitação do alvará é feita diretamente na prefeitura do município em que irá ocorrer o evento ou junto ao órgão responsável pela regulamentação dos eventos. Graças à tecnologia, é possível encurtar tempo e distância realizando o pedido do alvará para eventos e o envio de documentação através da internet. Mais uma vez, essa possibilidade vai variar de uma prefeitura para outra. Esse é mais uma das razões pelas quais o planejamento é uma das partes mais importantes para você ter um evento de sucesso.
Lembre-se de checar também o alvará do local do evento!
Se você vai realizar a festa em uma casa de shows ou em outro estabelecimento para eventos, precisa checar se ele está autorizado a funcionar. Com o local já determinado, consulte a sua regularidade. O espaço deve ter alvará dos bombeiros, alvará de funcionamento e autorização, documentos que devem ser emitidos pela prefeitura ou órgão competente.Além disso, o local escolhido precisa estar em conformidade com o estabelecido pelas normas de segurança em relação a extintores e saídas de emergência. Se o lugar oferecer a alimentação, observe se a cozinha segue o regulamento estabelecido pela vigilância sanitária.
O que acontece se meu evento não tiver um alvará?
Infelizmente, beleza e boas atrações não conseguirão salvar um evento sem alvará. A falta da autorização adequada para realização do evento pode acarretar multas, o embargo do evento, além de outras punições – que podem ou não ser cumulativas. Mais do que isso, um evento mal organizado, sem alvará, e multado por estar em desacordo com a lei, destrói a credibilidade do organizador do evento. O alvará para eventos é obrigatório por lei e seu objetivo é garantir a segurança dos presentes.
Observações adicionais
Outras normas se aplicam aos eventos, como a que obriga o pagamento da taxa ECAD, que se refere ao valor pago ao Escritório Central de Arrecadação e Distribuição de Direitos Autorais. Ela deve ser paga pelos produtores do evento para garantir a remuneração pelos responsáveis pela criação das músicas. É uma questão de direitos autorais e também precisa ser respeitada. Com a venda de ingressos, o organizador deve estar atento ao que determina a Lei da Meia Entrada.
É importante conferir também se a lei municipal do local do evento possui regras próprias para ingressos de meia-entrada, seja para jovens, estudantes, idosos, pessoas com deficiência ou outros grupos de pessoas. Para ser um produtor de eventos de sucesso, é preciso estar um passo a frente na organização e garantir, não apenas a qualidade da festa, mas também a segurança dos convidados e o respeito à legislação vigente. Se você busca excelência nos seus eventos, conheça a 4.events.
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