Quando falamos sobre produzir um evento é muito importante estar sempre atento a todos os detalhes. É preciso também ter alguns pontos já definidos, como o nome, local, quantidade de pessoas, data, orçamento, objetivos e outros detalhes que fazem parte da organização. Na verdade, é impossível começar a planejar um evento sem a definição de alguns desses pontos.
Essas informações fazem parte crucial do planejamento de eventos. Sem elas, é quase impossível conseguir organizar um evento de sucesso. Quando não existe planejamento é muito provável que alguns detalhes passem despercebidos, e você fique perdido na organização.
Pensando em te ajudar, hoje trouxemos algumas informações para que você entenda a importância do planejamento para eventos de sucesso e por onde começar. Confira a seguir.
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Planejamento de eventos: o que significa?
O planejamento de eventos é um dos primeiros passos para que você consiga produzir um evento, seja ele presencial, online ou hibrido.
É importante definir alguns detalhes sobre o que você pretende fazer na realização do evento. Para que isso seja possível, você deve saber qual o seu objetivo com o evento, qual é o nicho, qual é o público que deve ser atingido, se você terá uma equipe, como a divulgação será feita, qual o seu orçamento e muitos outros detalhes.
A partir da definição desses detalhes você consegue dar início ao planejamento de eventos, e poderá inclusive, escolher um método de organização para melhorar a visualização das ações a serem tomadas.
Com planejamento, conseguimos ter uma visão mais completa de tudo o que será feito no evento. Sem um bom planejamento, você pode colocar toda a sua organização em risco.
Mesmo que imprevistos podem acontecer, com um planejamento detalhado, você consegue diminuir os impactos negativos que as situações de emergência podem causar no evento, corrigindo as falhas com mais assertividade e evitar a necessidade de uma gestão de crise de eventos.
Qual a importância do planejamento?
A importância do planejamento de eventos é justamente conseguir se atentar a todos os detalhes que envolvem a organização, a realização do evento e o momento pós-evento.
Dessa forma você consegue ter uma visão geral das estratégias que devem ser traçadas para que o evento realmente seja um sucesso.
Todas as ações que forem tomadas estarão previamente descritas no planejamento do seu evento, e a partir disso, você consegue lidar com todas as situações que poderão aparecer, sejam emergenciais ou programadas.
Planejar um evento é importante para que você saiba, por exemplo, a quantidade de pessoas que estarão presentes no evento, é com isso, preparar o ambiente fazendo a logística necessária para atender o seu público e deixá-lo confortável.
Tenha um método ou ferramenta de organização para te orientar
Uma dos melhores passos para te ajudar no planejamento de eventos é utilizar ferramentas para organização. Onde você conseguirá reunir todas as informações pertinentes.
Esse método de organização será o que for melhor para você. Seja ele uma planilha simples ou um sistema profissional para o planejamento de eventos. Quando você escolher o método, você poderá descrever em detalhes de todas as fases do planejamento, como a produção, planejamento financeiro, os momentos pré-produção e também pós-produção.
Dessa forma, você consegue facilitar ainda mais todas as ações e atitudes que deverão ser tomadas de maneira mais organizada e simples das fases da produção.
Com todas as ações traçadas no planejamento para eventos de sucesso, você terá autonomia para acompanhar o andamento de cada uma delas. Assim, você também consegue ter uma visão mais ampla para evitar correr o risco de se esquecer de algum detalhe.
Tenha um cronograma definido
Outro ponto que não pode ser esquecido durante o planejamento para eventos de sucesso é a criação do cronograma, ele é parte fundamental para que a realização do evento seja possível.
Se você tem uma data definida para que o evento aconteça, deverá se planejar com antecedência para que todas as demandas sejam entregues e atendidas antes da data do evento, como a entrega de produtos por outros fornecedores.
Quanto mais detalhado estiver o seu cronograma, menos erros você poderá cometer durante o planejamento de eventos. Executar um evento pode ser uma tarefa complexa, e com isso, colocar essas estratégias em prática é ideal para garantir de fato o sucesso.
Por isso, tenha muito claro quais são todas as etapas do cronograma e qual o prazo final para o cumprimento de cada uma delas.
Quando você possui um cronograma bem definido, isso ajuda a levar mais segurança até para os participantes, pois eles se sentirão confortáveis o suficiente para participar do evento, afinal, será atrativo para o seu público.
Tenha objetivos definidos
Outro ponto que não pode ficar de fora do planejamento de eventos para que a realização seja um grande sucesso, é ter objetivos definidos.
Se você já organizou algum evento anteriormente já deve ter percebido que definir os objetivos pode até parecer uma tarefa simples, mas não é. Tanto na realização de eventos de pequeno, médio ou grande porte. Os objetivos bem definidos demandam certo tempo, uma dedicação da equipe e também um bom investimento financeiro.
Mas, quando os objetivos traçados são executados da maneira correta, eles trazem excelentes retornos para o evento. Se você está pensando em planejar um evento, saiba que é extremamente importante ter objetivos claros e definidos.
Assim, você consegue entender o porquê da realização do evento, quais pessoas você deseja atingir, o que deseja passar para o público e outros aspectos.
Um evento pode ter diversos objetivos, como divulgar uma marca, gerar novos negócios, divulgar conhecimentos científicos, gerar networking, capacitar profissionais, debater sobre determinados temas e assuntos, promover novos produtos e aumentar o engajamento dos consumidores, por exemplo.
As motivações para a realização de um evento são as mais variadas possíveis, e para que você tenha a certeza de que todas as ações e estratégias traçadas estarão voltadas para essa motivação, o ideal é ter um objetivo definido.
Com isso, você consegue acompanhar todas as métricas do evento para ter a certeza de que esse objetivo e as metas traçadas foram alcançadas depois do evento, tanto para as pessoas que participaram quanto para os fornecedores, expositores, promotores e patrocinadores do evento.
Tenha um público definido
Saber quem é o público que deve ser alcançado também é crucial para o planejamento do evento. Afinal, é com base nisso que o time decidirá qual o local mais adequado, qual o tipo de evento mais atrai esse determinado público e até mesmo como o conteúdo do evento deve ser exposto.
É por isso que essa é uma das primeiras informações que devem ser definidas por quem está propondo o evento. Ela irá nortear boa parte das decisões durante o planejamento do evento. Mas, afinal, como definir o público-alvo? E aqui, entra o ponto que acabamos de citar, tudo depende do objetivo do seu evento. Ao defini-lo, ficará claro com quem falar.
Se o intuito do evento é atrair novos clientes, é hora de explorar quem é sua persona ideal, pois esse será seu público-alvo. No entanto, se o objetivo é fortalecer o relacionamento com os clientes, bom, seus clientes são o público-alvo.
Apesar de ser uma tarefa complexa, organizar um evento, todas as etapas estão muito interligadas. E ao cumprir uma, a seguinte se torna mais fácil de compreender e executar.
Busque fornecedores de confiança
Os fornecedores estão diretamente ligados ao sucesso do evento. Caso ocorra qualquer imprevisto no dia, com certeza a experiência dos presentes será afetada. Por isso é tão importante buscar por fornecedores de confiança. Se a empresa já realiza eventos e já tem parceiros de confiança, esse é grande passo!
No entanto, se vocês estão começando, essa é uma das etapas que requer muito cuidado e atenção. É importante fazer uma busca minuciosa para encontrar os melhores fornecedores do mercado. Peça indicações de conhecidos e busque também pelo feedback de clientes da empresa, para ter certeza de que não terá problemas com atrasos ou com serviços feitos pela metade.
É importante que no dia do evento o time que planejou o evento se preocupe apenas com os imprevistos de última hora. Pois caso ocorra problema com fornecedores, será muito difícil procurar por um outro com tão pouco tempo de prazo. Por isso, essa etapa é tão importante durante o planejamento de eventos.
Planeje a comunicação do evento
Essa é outra parte que deve constar no seu planejamento, pois também é crucial para garantir o sucesso do evento. A forma como você irá se comunicar com o público-alvo será crucial para chamar a atenção para o evento e garantir sua participação. Se a comunicação não for adequada para o tema, o tipo de evento, ela não irá atrair o público.
Por isso, essa é uma etapa que não pode ser ignorada durante o planejamento do evento. É aqui que a organização precisa definir de que forma irá se comunicar, quais canais irá utilizar para isso e todos os demais detalhes para comunicar sobre o evento.
Faça com que todos saibam do seu evento
Com a comunicação definida, é hora de divulgar o evento e fazer com que todos saibam sobre ele. Lembra que mencionamos sobre a definição de canais? Ela é muito importante para que a divulgação seja efetiva. Vamos a um exemplo do porquê disso. Se o público-alvo do seu evento consome muito conteúdo através das redes sociais e você divulga o evento no jornal impresso da cidade, eles não saberão do evento.
Entende como tudo está interligado no planejamento de eventos? Você precisa conhecer seu público-alvo, entender qual a melhor forma de falar com ele e por onde fazer isso.
É importante definir também quando a divulgação irá começar. Não pode ser cedo demais, para que as pessoas não se esqueçam e nem muito em cima, pois assim será mais difícil se planejar e se organizar para comparecer. A frequência que o evento será mencionado/divulgado é outro ponto importante. É preciso tomar muito cuidado para que o assunto não se torne massante. Isso pode afastar as pessoas do seu evento!
Foco na experiência do público
Durante todo o planejamento é importante que o time se organize para oferecer a melhor experiência para quem estiver presente, participando do evento. Por isso, antes de tomar qualquer decisão sobre, pense “como o público presente se sentiria com relação a isso?”.
Se a resposta for positiva, então, siga em frente! Caso contrário, é melhor abortar a ideia. É muito importante oferecer a melhor experiência possível, pois isso será crucial para garantir a presença do público e até mesmo atrair a atenção de outras pessoas nos próximos eventos. Além disso, isso irá contar muito para o alcance do objetivo do evento, seja ele qual for.
Se a experiência do público não for positiva, com certeza, os resultados do evento serão afetados. Para evitar problemas desse tipo, pense em toda a experiência que será oferecida e como torná-la ainda melhor. Isso com certeza, garantirá a satisfação dos presentes e a boa repercussão do evento.
Utilize a tecnologia a seu favor para planejar seu evento
Um ponto que poderá te ajudar com todas essas questões que citamos é utilizar uma plataforma de gestão de eventos para organizar, planejar e executar o seu evento com mais maestria, garantindo o sucesso em todas as etapas de organização de planejamento.
Essas plataformas oferecem diversas funcionalidades que auxiliam em todo o planejamento, desde a criação do site e venda de ingressos até a emissão de certificado, quando o mesmo é necessário. O sistema oferecido aqui na 4.events é um ótimo exemplo de ferramenta que pode apoiar no seu planejamento.
Com ela é possível criar o site do evento, oferecer ótimas taxas e formas de pagamento, acompanhar as inscrições em tempo real, fazer transmissões, criar apps para o seu evento e até um portal para os participantes. Incrível não é mesmo?
Nossa ferramenta não ajuda somente o time que está organizando o evento, mas também ajuda a oferecer uma ótima experiência para os participantes do evento.
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Esperamos que o conteúdo compartilhado te ajude a planejar eventos de sucesso! Se quiser conferir mais conteúdos parecidos com esse, não deixe de conferir nosso blog. Estamos sempre compartilhando dicas para te ajudar a produzir eventos cada vez melhores.
