O processo de credenciamento de eventos exige uma série de cuidados especiais. Caso as etapas não obedeçam um cronograma eficiente, o resultado final do trabalho pode ser comprometido.
Além disso, problemas de organização se transformam em atrasos inesperados e falhas no controle de acesso e na segurança do local escolhido. Ao esperar muito tempo na entrada, por exemplo, o participante fica insatisfeito e reclama com os profissionais envolvidos sobre os principais erros de logística.
Para evitar imprevistos neste momento crucial de sua empresa, existem diversas medidas que controlam o andamento do evento de forma prática. Neste post, vamos mostrar um guia detalhado sobre a melhor forma de otimizar o credenciamento e garantir uma boa primeira impressão com um excelente sistema de qualidade. Acompanhe!
Divida o credenciamento de eventos em grupos
Uma boa forma de manter o serviço sempre em movimento é dividir a entrada em filas. Você pode inserir pontos distintos para o credenciamento de acordo com a situação de cada participante. Prepare sua equipe sobre as pessoas que desejam realizar cadastro na entrada do evento. O tratamento incorreto neste momento pode permitir o acesso de pessoas não cadastradas.
Outro detalhe importante está em separar um local específico para o público com problemas no registro. Esteja sempre um passo à frente dos imprevistos e tenha soluções rápidas e eficientes para evitar aglomerações.
Diante de muitas pessoas no mesmo ambiente, torna-se praticamente impossível que todos se comportem da mesma maneira. Por isso, tire todas as dúvidas para acalmar os participantes enquanto esperam. As orientações auxiliam no andamento das filas, proporcionando uma sensação de qualidade no tratamento com o público.
Procure um sistema de gestão online
Use os recursos tecnológicos em seu favor. A consulta online de informações dos participantes agiliza a entrada no evento e diminui o trabalho de conferência dos dados. Um dos principais exemplos é a otimização do processo de fabricação de etiquetas.
Existem, atualmente, ferramentas para gerar identificações dos crachás com códigos de barras. O material pode ser impresso antes do evento ou no momento do credenciamento. Este recurso impossibilita a entrada de pessoas não autorizadas e evita longas esperas no momento de registrar um participante de última hora.
Dessa forma, você tem em mãos um controle exato sobre todos os dados fornecidos pelo público. Isso facilita no momento de mensurar o sucesso do trabalho e no controle do pós-evento. A equipe não perderá tempo procurando por nomes em lista de papel e o organizador saberá também o horário exato de entrada dos participantes.
Monte uma equipe qualificada
Reunir um grande número de profissionais treinados garante o bom funcionamento do credenciamento. Lembre-se de que a quantidade de pessoas de sua equipe deve ser proporcional à quantidade de participantes cadastrados. Invista em simulações de credenciamento para verificar o tempo médio do processo.
Como forma de se preparar com exatidão, faça os cálculos e planeje os prazos das atividades. Se possível, contrate outros colaboradores para cuidar apenas de participantes inesperados. Nada pode ser pior do que informações desencontradas na entrada do evento.
Uma equipe qualificada evita ainda falhas de seguranças, já que a verificação de acesso será realizada de forma criteriosa e eficiente.
Separe a entrega de kits
Os participantes que chegam ao local com o cadastro pré-realizado aguardam um atendimento rápido. Afinal, eles se prepararam com antecedência com o intuito de ganhar tempo. Pode parecer óbvio, mas o espaço de credenciamento precisa ser sinalizado adequadamente. Esta medida evita que os inscritos fiquem perdidos após a chegada.
Separe pontos distintos para cada etapa de entrada do cronograma inicial. Depois de passar pelo credenciamento, direcione os participantes para a retirada de kits temáticos do evento. Orientar uma equipe exclusiva para esta função facilita o acesso e inviabiliza questionamentos desnecessários.
Case de credenciamento em eventos para se inspirar
Campus Party
A Campus Party ocorreu entre os dias 11 e 15 de novembro de 2021 e contou com um credenciamento e controle de acesso de sucesso. Confira todos os detalhes que tornaram o credenciamento do evento incrível.
Pontos de credenciamento manual
O evento dispôs de 16 pontos de credenciamento com uma staff por guichê. Dessa forma, conseguiu manter a ordem na redepção do evento, evitando filas e aglomerações.
Impressoras térmicas
Cada ponto de credenciamento tinha uma impressora térmica para impressão das etiquetas com conexão Wifi. As impressoras tinham o diferencial de funcionarem mesmo sem conexão à internet, dessa forma o andamento do credenciamento não era prejudicado.
Aplicativo
O uso do aplicativo do sistema foi essencial para um credenciamento de sucesso. O aplicativo era conectado à impressora; assim, sempre que o participante se dirigia ao ponto passava por um processo de segurança, tais procedimentos foram:
- Apresentação do documento e comprovante de vacinação;
- Foto de segurança que foi vinculada ao perfil do participante no próprio aplicativo;
- Verificação se o participante possuia algum equipamento;
- Registro dos equipamentos no aplicativo com impressão de etiqueta para cada um;
- Impressão da etiqueta do visitante e sua colagem na credencial.
Além disso, o aplicativo permitia que os dados dos participantes ficassem disponíveis para todos os pontos de acesso e, inclusive, no guarda-volumes, onde era realizado o registro fotográfico dos itens e atribuídos ao perfil do participante no aplicativo.
Agora que você já conhece o passo a passo para fazer credenciamento de eventos, otimize o processo e conquiste um modelo diferenciado de serviço em sua empresa. Não se esqueça, um trabalho bem sucedido depende de diversos fatores, porém, a porta de entrada é sempre um diferencial.
Aproveite e realize um credenciamento marcante igual a Campus Party. Solicite seu orçamento.
