Fazer um evento, principalmente um evento grande, não é fácil e muito menos barato. Para ter sucesso nesta tarefa, além de fazer um bom planejamento, é necessário também avaliar os gastos que serão feitos. É por isso que hoje vamos ensinar você a fazer o orçamento do seu evento científico.
Orçamento é a estimativa ou cálculo aproximado do custo do evento. É a tradução de todo o planejamento em números, com o objetivo de otimizar os gastos da melhor forma para atingir os objetivos desejados.
Mas como fazer isso? É só seguir as nossas dicas:
1) Defina uma equipe financeira
É fundamental que o evento científico tenha uma comissão organizadora. Assim é possível dividir as tarefas e facilitar o processo de planejamento e execução.
Ao definir a comissão, defina também um grupo responsável pela parte financeira do evento. Essas pessoas serão as responsáveis pelo orçamento e administração das verbas.
2) Faça o orçamento com antecedência
O planejamento financeiro é a espinha dorsal de um evento. Isso porque todas as outras ações do planejamento dependem das verbas. Então, antes de qualquer coisa, comece a fazer o orçamento.
3) Faça uma lista de tudo que o evento precisa
É hora de definir quais são os itens indispensáveis para a realização do evento científico. O local onde será realizado, os crachás, o site de eventos para a inscrição, o marketing, o equipamento, os materiais gráficos, a equipe de recepção, o credenciamento e controle de acesso, tradutores…
Essa lista não é igual para todos os eventos! Então, avalie os aspectos do evento que você quer fazer e quais são os fatores necessários para que ele aconteça.
4) Diferencie os gastos fixos dos gastos variáveis
O que isso quer dizer? Existem alguns gastos que não vão mudar ao longo do planejamento, como o aluguel do local do evento, por exemplo. Por outro lado, a quantidade de material de credenciamento e brindes vai depender do número final de inscritos.
Portanto, na fase inicial do orçamento você deve fazer pesquisa de preço dos itens fixos, como:
- Local do evento
- Sistema para eventos
- Marketing do evento (site de inscrição, anúncios…)
- Equipamento para as salas (computadores, projetores, mobília…)
- Material gráfico (cartazes, folders, placas de sinalização…)
- Transporte e hospedagem de convidados
- Tradutores
Depois, você pode fazer uma estimativa de quantos participantes espera. Ou, se o evento tem um limite de participantes, use esse número como base para calcular os itens variáveis:
• Material de credenciamento (crachás, programação, merchandising, brindes, canetas…)
• Alimentação
• Equipamentos para o setor de credenciamento
• Serviço de segurança e de limpeza
5) Faça uma boa pesquisa
O objetivo de se fazer um orçamento para o evento científico não é selecionar os serviços e produtos mais baratos. Afinal, o que os participantes do evento vão pensar se ganharem de brinde uma caneta que falha, ou se o projetor da sala não funcionar direito, ou se o coffee-break não for suficiente para todo mundo?
Por isso, é válido investir em empresas e produtos de qualidade, desde que estejam no teto de gastos do evento. Utilize a facilidade que a internet oferece para descobrir quais são as melhores empresas fornecedoras dos serviços e produtos que você precisa.
Mas vá além da internet! Converse com pessoas que já organizaram eventos. Veja quais empresas ofereceram uma boa experiência e descubra de quais você deve correr.
Fique atento também às soluções gratuitas e às promoções que as empresas oferecem para eventos grandes. Muitas aceitam a publicidade da marca como uma forma de desconto, por exemplo.
Faça pesquisa com diversos fornecedores e tenha sempre mais de uma cotação para cada item do evento.
6) Faça planilhas, estabeleça prioridades e minimize gastos
Este passo é muito importante para que seu evento não tenha prejuízo. É a hora de documentar, centavo por centavo, todos os gastos e receitas do evento.
Para simplificar o processo você pode usar planilhas de controle de gastos. É uma forma de organizar e facilitar a visualização do evento em números.
Com esses dados organizados, aproveite para ver quais são as prioridades do evento e o que pode ser cortado. Assim você conseguirá reduzir o custo total do evento.
7) Conte com os imprevistos
Orçamento feito, agora é só sentar e relaxar. Só que não!
Na hora H você pode perceber que o material gráfico já impresso precisará ser todo refeito, pois contém erros. O número de inscritos pode ser bem maior ou menor do que você esperava, e isso também afetará o orçamento.
Por isso é recomendado que o planejamento dos gastos tenha uma margem para resolver os problemas de última hora. Sim, eles vão acontecer.
8) Procure patrocinadores para o seu evento científico
Dependendo do tamanho, o evento pode demandar uma verba considerável para ser feito. E o valor das inscrições não é suficiente para cobrir todos os gastos. Isso se você não quiser cobrar uma inscrição absurda e afugentar os participantes.
E agora?
Depois que você tiver o orçamento detalhado pronto, apresente-o para potenciais patrocinadores. Alinhe o orçamento aos objetivos do evento e a importância de sua realização. E, claro, argumente o que o patrocínio agrega para a marca do potencial patrocinador.
Procure empresas que tenham a ver com o seu evento e que compartilhem do mesmo público-alvo e dos objetivos.
Seguindo este passo a passo você com certeza vai otimizar os gastos com seu evento e fazer o melhor orçamento possível!
