Promover um evento é sempre desafiador. Isso porque requer extrema atenção com cada uma das etapas que precisam ser pensadas para ser uma experiência única para o visitante, desde a chegada até o pós-evento. Por isso, quando o assunto é realizar um evento de qualidade a recepção dos visitantes é muito importante. O primeiro contato com o evento já trará impressões acerca da qualidade e confiabilidade do evento e da equipe. Pensando nisso, trouxemos nesse artigo 4 dicas de como fazer uma recepção de evento impecável. Confira!
Organização do local
Certamente uma das primeiras impressões que o visitante tem do evento está relacionado com as experiências visuais que ele terá. Por isso, no quesito apelo visual é importante que o ambiente esteja decorado e não exagerada. Além disso, é importante que também traga informações sobre o evento: placas de direcionamento grandes e personalizadas. Assim como totens com a programação, mapas de toda a estrutura incluindo a localização de banheiros, entre outros.
Para ambientar melhor o local do evento também é interessante música em volume baixo.
Por fim, é importante estar atento aos caminhos do evento. A equipe de bombeiros poderá especificar melhor quais as dimensões corretas dos corredores para o evento que você está promovendo. Mas, em todo caso, é importante manter o fluxo de pessoas sem deixar com que o deslocamento do visitante de um local para outro do evento seja um transtorno.
Credenciamento
Chegar a um evento e perceber uma apresentação bonita e organizada em relação à estética traz ótimas impressões para o visitante. Entretanto, essas impressões podem ser facilmente perdidas se o credenciamento for pouco funcional. Enfrentar filas para o credenciamento, um sistema fora do ar, ou mesmo se deparar com um ambiente de credenciamento desorganizado, repleto de fios a mostra e de computadores em mesas plásticas faz com que o evento perca credibilidade.
Exatamente por isso, aqui na vpEventos nós zelamos pela boa experiência do visitante no credenciamento e em sua recepção de evento no geral. Para isso apostamos em tecnologias como tablets e impressoras sem fio, além de usarmos códigos de barra e QR codes. Esses equipamentos trazem modernidade e agilidade para o processo de credenciamento, melhorando seu evento. Veja mais detalhes em https://www.vpcredenciamentos.com/
Material impresso para recepção de evento
Esse é um fator no qual a atenção deve ser redobrada! Isso porque ele auxiliará o visitante quanto aos horários e direções no local do evento. Além de ser uma ferramenta para identificar os participantes.
Flyers
Não é interessante que o visitante receba muitos folhetos. Por isso, as principais informações do evento como um mini mapa do local e a programação deve ser entregue logo na recepção em formato de flyer, por exemplo.
Crachás
No momento do credenciamento o visitante certamente recebeu um crachá onde estará especificado informações importantes como nome, idade, tipo de ingresso, a depender do estilo do evento. É importante estar atento ao crachá pois, embora possa parecer um detalhe, é um item super importante tanto em relação a identificação do visitante quanto em relação ao sentimento do visitante de fazer parte do evento. Opte sempre por uma versão personalizada, com o logo do evento e em tamanho visível. Não subestime esse item.
Equipe de apoio
Outro ponto de extrema importância para a recepção do evento é a qualidade da equipe de apoio. Os recepcionistas, manobristas, garçons e staff em geral precisam estar treinados para as mais diversas situações, saber responder as principais perguntas, bem como estar com o mapa do evento e a programação em mente para dar informações.
Para conseguir alinhar a equipe de apoio é necessário que seja feito antecipadamente um treinamento com toda a equipe reunida. Dessa maneira será possível apresentar tudo o que será esperado dela, alinhar cada um deles de modo que juntos sejam mais eficientes, explicar quais são as maiores dificuldades em eventos como o que eles trabalharão e claro, tirar possíveis dúvidas.
Com essas dicas certamente a sua recepção de evento será eficiente e agradará até o público mais exigente. Com a vpEventos é muito mais fácil fazer uma recepção de qualidade para o seu evento. Contamos com todo o suporte que você precisa além de possuirmos ferramentas que vão ajudar você não só a recepcionar os convidados, mas também a mapear por meio de um software bastante moderno quem de fato compareceu. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossos serviços, temos uma equipe pronta para tirar qualquer dúvida!
