Promover um evento é sempre desafiador. Isso porque requer extrema atenção com cada uma das etapas que precisam ser pensadas para ser uma experiência única para o visitante, desde a chegada até o pós-evento. Por isso, quando o assunto é oferecer qualidade a recepção de eventos é muito importante. O primeiro contato com o evento já trará impressões acerca da qualidade e confiabilidade do evento e da equipe. Pensando nisso, trouxemos nesse artigo 4 dicas de como fazer uma recepção de eventos impecável. Confira!
1) Organização do local
Certamente uma das primeiras impressões que o visitante tem na recepção do evento está relacionado com as experiências visuais que ele terá. Por isso, no quesito apelo visual é importante que o ambiente esteja decorado e não exagerada. Fique atento também aos fios dos equipamentos de credenciamento, tente ao máximo deixar a entrada o mais limpa possível, sem nenhuma poluição visual. Além disso, é necessário que a recepção de eventos traga informações sobre o ele: placas de direcionamento grandes e personalizadas, totens com a programação, mapas de toda a estrutura incluindo a localização de banheiros, entre outras.
Para ambientar melhor o local, colocar uma música em volume baixo também pode tornar sua recepção de eventos ainda mais agradável.
Por fim, você precisa estar atento aos caminhos do evento. A equipe de bombeiros poderá especificar melhor quais as dimensões corretas dos corredores para o evento que você está promovendo. Mas, em todo caso, é importante manter o fluxo de pessoas sem deixar com que o deslocamento do visitante de um local para outro do evento seja um transtorno.
2) Credenciamento
Chegar a um evento e perceber uma apresentação bonita e organizada em relação à estética traz ótimas impressões para o visitante. Entretanto, essas impressões podem ser facilmente perdidas se o credenciamento for pouco funcional. Enfrentar filas para o credenciamento, um sistema fora do ar, ou mesmo se deparar com um ambiente de credenciamento desorganizado, repleto de fios a mostra e de computadores em mesas plásticas faz com que o evento perca credibilidade.
Sendo assim, na 4.events nós zelamos pela boa experiência do visitante no credenciamento e em sua recepção de eventos no geral. Para isso, apostamos em tecnologias como tablets e impressoras sem fio, além de usarmos códigos de barra e QR codes. Esses equipamentos trazem modernidade e agilidade para o processo de credenciamento, melhorando seu evento.
3) Material impresso para recepção de eventos
Esse é um fator no qual a atenção deve ser redobrada! Isso porque ele auxiliará o visitante quanto aos horários e direções no local do evento, além de ser uma ferramenta para identificar os participantes.
Flyers
Não é interessante que o visitante receba muitos folhetos. Por isso, as principais informações do evento como um mini mapa do local e a programação deve ser entregue logo na recepção em formato de flyer, por exemplo.
Crachás
No momento do credenciamento o visitante certamente recebeu um crachá onde estará especificado informações importantes como nome, idade, tipo de ingresso, a depender do estilo do evento. É importante estar atento ao crachá; pois, embora possa parecer um detalhe, é um item super importante tanto em relação a identificação quanto em relação ao sentimento do visitante de fazer parte do evento. Opte sempre por uma versão personalizada, com o logo do evento e em tamanho visível. Não subestime esse item.
4) Equipe de apoio
Outro ponto de extrema importância para uma recepção de eventos impecável é a qualidade da equipe de apoio. Os recepcionistas, manobristas, garçons e staff em geral precisam estar treinados para as mais diversas situações, saber responder as principais perguntas, bem como estar com o mapa do evento e a programação em mente para dar informações.
Para conseguir alinhar a equipe de apoio, você precisará realizar antecipadamente um treinamento com toda a equipe reunida. Dessa maneira, é possível apresentar tudo o que será esperado dela, alinhar cada um deles de modo que juntos sejam mais eficientes, explicar quais são as maiores dificuldades em eventos como o que eles trabalharão e tirar possíveis dúvidas.
Credenciamento e controle de acesso de sucesso para você se inspirar
Campus Party
A Campus Party foi um evento híbrido organizado entre os dias 11 e 15 de novembro de 2021. A modalidade presencial começou a partir do dia 13 de novembro, porém o credenciamento começou a partir do dia 11. Confira tudo o que fez a diferença no credenciamento e controle de acesso do evento.
Pontos de credenciamento manual
A Campus party contou com 16 pontos de credenciamento manual. A organização do evento investiu em uma estrutura montada com o intuito de prevenir aglomerações e filas na entradas e, assim, garantir os cumprimento dos protocolos sanitários do evento.
Controle de acesso
Além da recepção do evento, a Campus Party também teve controle de acesso na entrada do evento e saída do evento e no Camping. Assim, era possível realizar o check-in e check-out sempre que um participante entrava e saia de ambos espaços.
Ambos serviços sempre foram acompanhados e realizados por um time de staff de confiança e proativo.
Funcionalidades úteis do credenciamento e controle de acesso da CPBR
Impressoras térmicas
A recepção da Campus Party 13 contou com impressoras térmicas inovadoras para impressão rápida e eficiente das etiquetas das credenciais, que funcionavam offline e com conexão à internet. As etiquetas impressas tinha informações essenciais para serem conferidas em todos os pontos de acesso e durante a organização do evento, como o nome do participante e do QR Code.
Registro de equipamentos
Todos os equipamentos que entraram no evento foram registrados e vinculados ao participante proprietário. Para cada equipamento, era emitida uma etiqueta com Qr Code e código. Dessa forma, o evento evitou furtos, danos e equipamentos perdidos.
Aplicativo
O aplicativo utilizado na Campus era multifuncional e foi essencial tanto no credenciamento quanto no controle de acesso. Por meio do aplicativo, a equipe de staff e organizadores podiam:
- Realizar check-in e check-out dos participantes
- Ler o Qr Code de cada credencial e equipamento
- Confirmar os equipamentos e itens de guarda-volume atribuídos a cada participante
- Acompanhar histórico de atividades dos participantes
- Tirar foto de segurança dos equipamentos e participante na recepção do evento
- Acompanhar em tempo real os dados por meio de um dashboard interativo
- Atribuir alerta a algum participante específico de forma discreta
- E muito mais…
Todos os serviços foram oferecidos e organizados pela 4.events.
Com as dicas deste artigo e esse grande case de sucesso para se inspirar, certamente a sua recepção de evento será eficiente e agradará até o público mais exigente. Assim como a Campus Party, você também pode organizar um credenciamento e controle de acesso incrível para o seu evento.
Solicite seu orçamento e proporcione experiências marcantes a todos os envolvidos no seu evento.
