A produção de eventos é um ramo que oferece diversas vantagens, mas também conta com alguns riscos. Desse modo, o sentimento de insegurança dos iniciantes é algo natural, visto que a organização é uma atividade que demanda planejamentos eficientes.
Ao longo do artigo, serão dadas algumas dicas para quem deseja se tornar um produtor de eventos de sucesso. Se este é o seu caso, continue a leitura para descobrir o que é necessário.
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Como se tornar um produtor de eventos de sucesso?
De início, é preciso comentar que a organização e a criatividade são duas características fundamentais para qualquer produtor de eventos.
Nesse sentido, enquanto a organização de eventos abrange questões de planejamento, cálculos de pessoas e vendas de ingressos, a criatividade é um processo um pouco mais demorado.
Isso acontece porque ela envolve inovação em cada etapa do processo de organização. Além disso, para ter ideias criativas é fundamental estar atualizado quanto aos principais acontecimentos da área, garantindo que as novas possibilidades serão usadas de maneira eficaz.
A seguir, veja algumas dicas para conseguir ter sucesso no ramo da produção de eventos.
Estude a área e os temas relacionados
É importante destacar que para se tornar um produtor de eventos não é preciso ter um diploma de curso superior. Entretanto, os estudos não podem ficar em segundo plano de forma alguma. O sucesso nesta área demanda um profissional que consegue se manter atualizado e que sabe dialogar sobre todas as etapas envolvidas na produção.
Desse modo, os seguintes tópicos precisam ser olhados com a devida atenção por quem está tentando começar neste ramo:
- Marketing;
- Contabilidade;
- Borderô financeiro e fechamento de caixa;
- Construção de equipe;
- Fornecedores;
- Conheça as leis de incentivo.
Levante os principais aspectos da produção e construa uma checklist
A checklist é um passo fundamental para o sucesso de um produtor de eventos. Isso acontece porque independente da natureza destas ocasiões, elas contam com elementos em comum, como a definição de horário e local, bem como a divulgação e a precificação.
Portanto, é preciso que tudo aquilo que será exigido do evento esteja presente nesta checklist. Desse modo, à medida que a produção avançar, o responsável pode marcar os itens da lista para ter um controle mais eficiente das pendências que ainda precisam ser resolvidas.
Logo, garante-se que todos os pontos fundamentais para que o evento corra bem estarão devidamente cuidados e isso evita falhas que podem se tornar frustrantes para o público e para o próprio produtor de eventos.
Elabora boas estratégias de marketing
Os investimentos em marketing, especialmente no ambiente digital, são fundamentais para um evento perfeito. As estratégias em questão servem para garantir que o produtor terá atenção do público que deseja atrair.
Portanto, é um equívoco pensar o marketing de evento como algo que pode ser deixado em segundo plano. Ele não deve receber menos atenção do que as questões organizacionais porque vai garantir o engajamento do público.
Então, para elaborar uma boa estratégia é preciso conhecer os potenciais clientes e determinar aquilo que chama a sua atenção. Em seguida, no caso do marketing digital, é importante entregar a este público conteúdo de valor, com informações úteis e que mostrem com clareza como o evento pode ser útil.
Ajustes as suas expectativas
Embora o objetivo de qualquer planejamento de eventos seja evitar falhas, é preciso ter em mente que elas podem acontecer. Entretanto, existem alguns cenários que podem ser evitados com esforço por parte do produtor de eventos.
Nesse sentido, é essencial destacar a importância de fazer todas as etapas do processo organizacional com antecedência. Quando as coisas não são definidas previamente, como por exemplo o planejamento financeiro, a possibilidade de que algo não saia como o planejado se torna ainda maior.
Além disso, procure sempre ter um plano B elaborado para contornar imprevistos. Por exemplo, no caso de um evento que será realizado em um local aberto, é interessante pensar sobre o que pode ser feito no caso de chuvas e outros acontecimentos que fogem do controle da organização.
Caso algo dê errado, procure manter a calma
O desespero é algo que paralisa e impede que soluções assertivas sejam encontradas. Logo, quando algo importante dá errado, o melhor caminho é respirar e procurar uma solução para o entrave.
Assim, um produtor de eventos deve ter sempre em mente que a sua prioridade é a satisfação do público. Então, como os problemas afetam a experiência do cliente, é preciso resolvê-los para que não se tornem transtornos que impediriam que estes comparecessem a outro evento organizado pelo produtor.
No caso de falhas que não estão ligadas com o processo de organização, mas sim com conflitos com o local ou as atrações do evento, é interessante usar a criatividade. O primeiro passo é pedir desculpas pelo transtorno e, então, pensar em algo que não gere prejuízos para o público e para o produtor de eventos.
Facilite o acesso ao evento tanto quanto for possível
A facilidade de acesso é algo que amplia o alcance de um evento. Nesse sentido, existem algumas ferramentas simples que podem fazer toda a diferença para atrair mais público. Uma delas é a venda de ingressos através da internet.
Através deste recurso o participante pode escolher a forma de pagamento que melhor atende às suas necessidades e não precisa se deslocar até a bilheteria. Assim, existem várias vantagens em adotar a venda online, visto que ela oferece comodidade e praticidade.
A internet é uma ferramenta de grande alcance na atualidade e embora algumas pessoas ainda prefiram pontos de vendas físicos, com certeza grande parte dos ingressos será comprada online.
Atualmente, existem várias plataformas que disponibilizam este tipo de ferramenta de inscrições de modo seguro e eficiente, garantindo que o evento não precise construir uma estrutura própria para este tipo de venda.
Procure crescer com cada experiência
Cada evento que um produtor organiza tem algo para ensinar, o que garante que ele melhore como profissional. Desse modo, é importante refletir sobre as situações que aconteceram durante a produção e ouvir o feedback dos participantes. Alguns insights poderosos podem ser retirados da opinião do público.
Seja analítico com estas questões e deixe que elas guiem as suas ações do futuro. Além disso, procure ouvir o que a equipe que trabalhou ao seu lado na organização de cada evento tem para dizer a respeito disso.
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