Os eventos são cruciais para promover uma marca. Afinal de contas, vivemos em uma era de intensa inovação, em que as marcas buscam maneiras para conquistar novos públicos e, assim, garantir a autoridade da sua oferta no mercado.
E obviamente, nada mais estratégico do que investir nos eventos para isso, seja no intuito da divulgação ou até mesmo para fazer o lançamento de uma oferta específica de uma marca já bem nomeada no mercado.
No entanto, fazer um evento demanda esforço, já que vários processos estão envolvidos nisso. Dessa forma, é crucial estruturar esse evento, de maneira que seja visto de uma forma macro, e assim, acabe gerando as expectativas desejadas.
Nesse ponto, percebemos a devida importância de um Organograma de eventos. Mesmo que seja um termo bastante falado, poucos conhecem a sua verdadeira funcionalidade e benefícios para a estruturação de um evento.
Quer saber como? Então, confira o nosso post até o final e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!
O que é um Organograma?
Antes de entrarmos no conceito de organograma de eventos, devemos, primeiramente, entender o conceito isolado do termo. Assim, podemos definir que um organograma nada mais é do que um método para estruturar processos e equipes dentro de um contexto, que no caso, seria o evento.
Assim, o principal objetivo dessa ferramenta tão importante é fazer com que os processos, profissionais e envolvidos no evento sejam estruturados em um só lugar. Dessa maneira, é possível identificar todos os níveis correspondentes ao evento, e fazê-los se comunicarem entre si, de maneira em que atividades ocorram de maneira fluida e de acordo com o objetivo principal da atração.
Principais modelos de Organogramas de Eventos
Mesmo que a proposta inicial de organograma seja organizar, ainda assim existem diferentes tipos dessa ferramenta, cada um com objetivos e comportamentos diferentes. Confira abaixo alguns modelos clássicos e famosos e organograma de eventos:
1. Organograma Clássico
Primeiramente, o modelo clássico dessa ferramenta é verticalizada. Em outras palavras, ela coloca o presidente, CEO ou o principal responsável pelo evento no topo da pirâmide. Logo abaixo, na sequência, podemos perceber os diretores, o setor comercial, o técnico, administrativo, tecnológico, ornamental, sendo cada um deles geridos pelos seus respectivos gerentes.
2. Organograma Horizontal
Diferentemente do organograma clássico, que trabalha prioritariamente com verticalização, esse tipo de organograma de eventos, como o próprio nome diz, trabalha em linha horizontal. Ou seja, apesar dele também marcar as hierarquias do evento, sua estrutura não é realizada de cima para baixo.
Por esse motivo, o intuito do organograma horizontal é justamente mostrar que as relações não têm poder sobre as outras, e sem perder o foco na organização.
3. Organograma Circular
Nesse tipo de modelo, o que é mais acentuado é a relevância do trabalho em equipe. Isso porque no centro desse organograma de eventos encontra-se o CEO ou o principal responsável pelo evento, enquanto o restante da hierarquia paira nas extremidades da figura.
4. Organograma Setorial
Basicamente, o organograma setorial segue a mesma direção do tradicional. A única diferença está na questão de referenciar um setor específico do evento — seja o setor de tecnologia, ornamental, audiovisual, e etc. Esse modelo é crucial para grandes eventos que costumam contar com equipes muito bem preparadas e estruturadas.
5. Organograma Matriz
Por último, e não menos importante, temos o organograma matriz. De maneira geral, ele é usado para mostrar, nos eventos, quais serão os setores que vão trabalhar juntos e quais prestarão contas.
Como montar um organograma para seu evento?
Sabendo do conceito e da importância de um organograma, está na hora de colocar a mão na massa. Abaixo, confira as principais etapas para montar um organograma para seu evento:
1. Realize a pesquisa
Antes de tudo, o primeiro passo para criar essa estrutura com sucesso é fazer uma listagem de todas as equipes envolvidas no seu evento. Funções, pessoas, cargos, e etc, devem ser taxativamente registrados, e para se chegar nesse ponto, devemos pesquisar e conversar com cada envolvido, mapeando as funções e cargos.
2. Identifique as hierarquias
Depois de listar todos os processos e pessoas envolvidas na construção do seu evento, precisamos identificar quais são e quantos são o número de cargos envolvidos no projeto. Assim, fica mais fácil definir o nível de hierarquia entre eles. De maneira geral, esses dados são cruciais para entender o tamanho e, principalmente, a melhor maneira para realizar a estruturação do organograma.
3. Atente-se ao melhor modelo para o seu tipo de evento
Conforme vimos anteriormente, existem alguns modelos de organograma de eventos. Depois de entender o funcionamento de cada um deles, busque escolher o que melhor atenda o tipo de evento que esteja planejando. Para isso, não se esqueça de identificar o número de colaboradores envolvidos no projeto, bem como os setores, profissionais e o número de níveis hierárquicos já dentro do contexto do seu evento.
Além disso, obter um entendimento ainda melhor sobre o foco principal do seu evento também ajuda na decisão do modelo de organograma, uma vez que uns dão foco na hierarquia, enquanto outros focam no fluxo de informações e funções dos cargos.
4. Escolha a ferramenta correta
Em se tratando da montagem do organograma de eventos, existem inúmeras ferramentas para auxiliar na criação dessa estrutura. Podemos criar esse gráfico através do Word, no Excel, Power Point, e etc., mostrando os diferentes níveis de complexidade do evento.
No entanto, se você procura uma solução digital mais rápida para elaborar seu organograma de eventos, e sobretudo, de maneira didática e especializada, pode ser interessante contratar serviços tecnológicos direcionados ao planejamento de eventos.
Assim, você se sentirá mais seguro sobre a criação dos processos, sabendo que uma marca especializada nesse ramo estará orientando e conduzindo os processos por você.
Conclusão
Conforme vimos, entender o conceito e a funcionalidade de um organograma para seu evento é crucial. Assim, evitamos perda de tempo, de recursos financeiros e de possíveis falhas durante a condução do evento.
Portanto, agora que você tirou todas as suas dúvidas sobre o assunto, que tal conhecer a nossa solução? Experimente gratuitamente a nossa plataforma, e caso tenha dúvidas, entre em contato conosco.
