Organizar um evento de qualidade não é uma tarefa fácil. Do planejamento à execução cada detalhe conta quando o assunto é agradar o público fornecendo a ele uma experiência memorável. Para ajudar você a entender melhor como organizar um evento trouxemos neste artigo 5 passos essenciais para qualquer evento. Confira!
1. Organizar um evento começa pela definição do perfil
A primeira e mais importante parte de todo o planejamento de um evento é a definição do perfil dele. Isso porque só dessa forma será possível decidir detalhes mais específicos como o horário do evento, se haverá convidados especiais (palestras, artistas), qual o tamanho da equipe de apoio, entre outros.
Uma maneira bastante interessante de definir o perfil do evento é respondendo algumas perguntas chave:
- Qual o objetivo da empresa com o evento?
- Qual é a experiência que o evento quer possibilitar ao participante?
- Quais são as principais características do visitante que o evento pretende atrair (em termos de sexo, idade, profissão)?
Uma vez respondidas essas perguntas fica muito mais simples construir um panorama geral de como organizar um evento.
2. Monte um cronograma com datas limites
Uma vez definido o perfil do evento é hora de escolher uma data para o grande dia. A partir de então será possível criar um cronograma com todas as datas limites para contratação de fornecedores tanto de itens como de serviços.
Esse cronograma será o que guiará a equipe de organização na hora de entrar em contato com buffets, staff, seguranças entre outros.
Um detalhe importante é que é necessário contar com os imprevistos. De maneira alguma descarte a ideia de deixar alguns dias de segurança nesse calendário. Os imprevistos acontecem e a única maneira de estar protegido das dificuldades que eles podem causar é possuindo determinada folga no cronograma.
3. Defina e seja fiel ao orçamento disponível
Esse é um momento delicado em relação a como organizar um evento. O orçamento é o principal guia de planejamento pois ele é quem determina as atrações que estarão disponíveis no grande dia.
Uma vez bem determinado qual o orçamento para o evento, é igualmente importante que esse valor esteja sempre bem claro e seja respeitado dentro do planejamento financeiro. Para tanto, tente negociar o valor de absolutamente todos os itens contratados, peça por preços melhores pagando à vista. Lembre-se também de ser cauteloso quanto ao que consumirá o orçamento: verifique a real necessidade de cada uma das contratações e aquisições para evitar gastos excessivos.
4. Contrate fornecedores de confiança
Os fornecedores são peças de extrema importância na organização do seu evento. Portanto, é importante que a qualidade do serviço esteja em primeiro lugar, mesmo que isso signifique um pouco mais de demanda financeira.
Estar atento a qualidade do serviço, ao atendimento no prazo e também a vontade do fornecedor de fazer o seu evento acontecer é fundamental.
Outra atitude bastante funcional para alinhar os fornecedores ao evento é informando-os quanto o objetivo do evento, bem como quanto ao perfil dos visitantes. Isso possibilita que a equipe de fornecedores entregue serviços super específicos e personalizados para os visitantes do seu evento
Dentre os principais parceiros contratados ao organizar um evento estão:
- Palestrantes
- Artistas
- Seguranças
- Garçons
- Equipe de som
- Buffet
- Recepcionista
- Equipe de iluminação
- Equipe de decoração
- Equipe de limpeza
- Equipe de divulgação
- Site e software para gestão (sugestão: 4.events)
- Recepção, credenciamento e controle de acesso (sugestão: Credenciamento 4.events)
5. Divulgue o evento
A parte da divulgação é uma das mais importantes fases pré-evento. Um dos maiores erros quando o assunto é como organizar um evento é não tratar a fase de divulgação com a atenção que ela merece. A razão para tamanha importância é bastante óbvia: os participantes só comparecerão ao evento se ficarem sabendo dele antes que ocorra.
Atualmente uma das maneiras mais eficazes de divulgar um evento é certamente pela internet. Busque auxílio de um profissional da publicidade e propaganda. Ele será capaz de fazer a divulgação principalmente via redes sociais que é onde está grande parte dos internautas. Lembre-se de direcionar toda a construção da divulgação ao perfil do visitante ideal.
Case de sucesso para se inspirar
Campus Party
A Campus Party ocorreu entre os dias 11 e 15 de novembro de 2021 e foi realizada na modalidade híbrida. Ela é um grande exemplo para você se inspirar quando o assunto é organização de eventos.
No evento online, a Campus Party contou com funcionalidades essenciais para um evento de sucesso, como:
- Contrutor de sites
- Inscrições e pagamentos online;
- Submissão de trabalhos acadêmicos;
- Feira virtual 2D;
- Salas de transmissão;
- Networking online – Matchmaking;
- Gamificação;
- Agenda para o participante.
No evento presencial, a Campus utilizou nossos serviços de credenciamento e controle de acesso. Os detalhes que fizeram a diferença durante o festival foram:
- 16 pontos de credenciamento manual
- 33 staffs
- 3 pontos de controle de acesso
- Registo de equipamentos
- Controle de camping
- Controle de guarda-volumes
- Aplicativo para check-in
- E muito mais…
Quer organizar um credenciamento e controle de acesso igual ao da Campus Party, entre em contato conosco.
Esses são só alguns dos principais pontos a serem incluídos no planejamento do seu evento. Em todo caso os 5 pontos citados acima são importantíssimos quando o assunto é como organizar um evento.
Dessa forma, não menospreze nenhum dos pontos para que assim o seu evento seja um verdadeiro sucesso. Para ajudar você nessa caminhada, confira nossa plataforma para eventos e faça um teste grátis.
