Para que uma empresa possui uma boa cultura organizacional, estimular interações entre os colaboradores e parceiros são essenciais. Por isso, realizar a organização de eventos corporativos é uma ótima estratégia, podendo ter como finalidade um treinamento, definição de metas ou até mesmo uma confraternização.
Entre as vantagens de realizar um evento como esse, além de aprimorar a cultura organizacional, é possível melhorar a motivação e engajamento dos colaboradores, além de aprimorar o relacionamento com possíveis parceiros de negócios.
Neste conteúdo ajudaremos na sua organização de eventos corporativos. Confira!
Passos principais para organizar eventos corporativos
A organização de eventos corporativos garante ótimas vantagens e melhoram a imagem da empresa. Porém, é necessário de muito planejamento para que um evento tenha sucesso, evitando prejuízos.
Veja os principais passos:
Organize com antecedência
Um evento quando realizado em última hora ou com pouco tempo para organização resulta no aumento de imprevistos, erros e problemas com o orçamento. É muito importante decidir o objetivo e o tema do evento com antecedência.
Caso terão alimentos no dia, organizar buffet, lista de convidados e atrações merecem pelo menos um mês de antecedência. A 4.events disponibiliza funções de planejamento de tarefas, criação de cronograma e programação para eventos, facilitando e muito essa questão, evitando problemas no futuro.
Tenha uma equipe para auxiliar
Juntamente com a questão de organização dos eventos corporativos, possuir uma equipe destinada para fazer com que tudo aconteça faz parte de uma das etapas. O ideal é que os membros da equipe já tenham experiência, e possam lidar com os fornecedores e consigam estabelecer metas que possam ser cumpridas a tempo.
O setor de marketing e comunicação é ideal para os eventos, assim como o setor de Recursos Humanos, por saberem lidar com os colaboradores e possuírem os conhecimentos necessários para divulgar e estruturar um evento.
Tenha uma lista de verificação com as etapas
Com o planejamento de tarefas da 4.events, é possível que você tenha checklists para auxiliar melhor na gestão das tarefas da organização de eventos corporativos. Ter tudo anotado e registrado digitalmente é perfeito para evitar com que uma informação ou etapa importante se perca, algo muito possível de acontecer caso a equipe mantenha tudo registrado apenas na memória.
No checklist você pode colocar todas as etapas necessárias para o funcionamento do evento, marcando tudo de acordo com o progresso. Disponibilizamos também a função de planejamento financeiro, otimizando o controle das entradas e saídas e monitoramento do orçamento total para os eventos corporativos.
Marque em uma boa data
É importante que a organização de eventos corporativos pensam bem nas datas de forma com que todos possam comparecer. Datas comemorativas de final de ano ou feriados que envolvam a união com a família podem comprometer a presença de todos.
O interessante é focar nos finais de semanas e em horários após o expediente, como uma sexta-feira, que caso seja avisado com antecedência facilita para que todos possam se programar e comparecer.
Procure inovar
Quando realizar a organização de eventos corporativos, criar um ambiente que estimule o engajamento é crucial para que o seu objetivo seja cumprido. No caso de confraternizações, criar brincadeiras ou sorteios é uma ótima forma de descontrair.
Brincadeiras como amigo oculto são saudáveis, fáceis de fazer e servem muito bem para criar um clima descontraído no evento. Atrações que possam entreter também são uma boa pedida.
Em eventos como uma convenção de vendas, ter horários de pausas como um coffee break é ótimo para estimular uma conversa mais descontraída entre os colaboradores e também com os parceiros.
Com a ferramenta de gamificação disponível em nossa plataforma é possível até mesmo criar uma premiação baseada na coleta de pontos e sistema de ranking e pontuação, engajando ainda mais os participantes.
Ferramentas que podem melhorar a experiência
Podemos observar que a organização e o planejamento são a base para que eventos corporativos possam dar certo. Mas é importante contar também com uma boa plataforma para a criação de eventos como a 4.events.
A tecnologia é uma das maiores aliadas para facilitar na gestão e organização de eventos corporativos, e por isso uma plataforma de eventos pode ser um ponto-chave para o sucesso de eventos corporativos.
Citamos algumas das funções disponíveis para que você possa otimizar ao máximo o evento da organização, mas veja algumas funções extras que possuímos que também podem garantir o sucesso de um evento:
Inscrições
Em empresas que possuem um grande número de colaboradores, utilizar um sistema de inscrição pode ser muito bem-vindo para organizar melhor a lista de participantes para o evento.
O sistema conta ainda com a emissão de comprovantes em PDF via e-mail, sistema de pagamentos caso necessário e o cadastro de outros tipos de ingressos como meia-entrada, estudante e gratuito.
Criação de certificados
Utilizando o exemplo da convenção de vendas, muitas das convenções contam com o treinamento de colaboradores, com o foco de aprimorar o conhecimento da equipe de vendas para que as novas metas sejam alcançadas.
Transmitir profissionalismo nesses treinamentos é uma forma de motivar ainda mais a equipe, e com nossa plataforma é possível criar múltiplos certificados rapidamente, a partir de layouts prontos e que podem ser disponibilizados para download.
Integrações
As possibilidades de integrações aumentam ainda mais a efetividade da comunicação e na organização de eventos corporativos. Com a nossa plataforma, você pode integrar o WhatsApp para entrar em contato com os colaboradores e demais convidados ao evento.
Mas não para por aí, é possível integrar também com ferramentas como o RD Station e MailChimp, e até mesmo o Google Analytics. Disponibilizamos também um CRM de participantes, organizando a gestão dos inscritos e permitindo que você possa entrar em contato, observar se os participantes já se inscreveram ou enviar um comprovante.
Dessa forma, não há dúvidas que se torna possível fazer um ótimo evento, sem imprevistos e com registro de todas as etapas e participantes. É bom contar também com ações de pós-evento, como o envio de uma ficha de avaliação para coletar feedbacks ou até mesmo o agendamento de outro evento.
Se você deseja observar as vantagens que a 4.events pode proporcionar para os seus eventos, visite o nosso site e experimente!
