No momento da organização do evento, é preciso se atentar a detalhes que são cruciais para que tudo corra bem no dia. Uma das escolhas mais importantes, e que afetará a qualidade do evento produzido, é o local selecionado para a sua realização.
Encontrar o lugar ideal não é uma tarefa fácil, pois é preciso conhecer o espaço e analisar se ele é capaz de comportar a infraestrutura desejada. Para não errar na organização do evento, tenha em mente essas 7 dicas fundamentais para encontrar o local certo. Confira!
1. Tenha cuidado com a capacidade do local
Eventos muito cheios são terríveis e estressantes, já os muito vazios são tediosos e passam um ar de insucesso. Muitas vezes a organização atingiu o número de convidados estipulado, mas errou na escolha do local.
Para não ter esse tipo de surpresa, é importante dimensionar a quantidade de convidados e tentar estipular uma quebra (número de participantes que confirmam e não comparecem) e também considerar as surpresas (imprevistos com convidados, pessoas trazidas por outros convidados, familiares, etc). Para não errar, escolha um local capaz de comportar um número de pessoas maior do que a sua lista de convidados, porém, não é preciso exagerar.
2. Verifique os documentos, certificados e autorizações
Na hora de escolher o local, assegure-se de que ele opera conforme as leis e tenha certeza que ele possui todos os documentos necessários e em dia.
O espaço precisa possuir alvará dos bombeiros, alvará de funcionamento e também de autorização, ambos emitidos pela prefeitura. Se possuir cozinha, é preciso alvará da vigilância sanitária. Além dos documentos, o local precisa estar de acordo com as normas de segurança e possuir sinalização das saídas de emergência e extintores de incêndio.
3. Inspecione os equipamentos e teste a acústica
É sempre bom contar com uma ambientação musical agradável, porém, se o som estiver muito alto ou mal distribuído, aquilo que deveria ser uma diversão se torna um pesadelo.
Cheque a acústica do local, veja se existe um local adequado para localização dos equipamentos de som e converse com os proprietários do lugar pois normalmente já sabem quais são os equipamentos necessários.
Muitas vezes os organizadores ficam temerosos quanto ao baixo volume do som e alugam equipamentos desnecessários ou que produzem o efeito contrário, gerando um desconforto auditivo devido ao barulho.
4. Escolha uma localização de fácil acesso
A localização escolhida vai determinar a imagem que seu evento transmite e também influencia na quantidade de convidados presentes, principalmente em grandes cidades onde o trânsito é mais carregado e o transporte público é muito utilizado. Dê preferência a locais tradicionais ou aos que possuem fácil acesso.
5. Examine a infraestrutura do local
Imagina quão desconfortável fica um convidado com restrições físicas ao se deparar com um local sem a estrutura de acessibilidade? Esse é o tipo de erro que arranha a imagem do evento! Por isso, a organização não pode descuidar desses detalhes.
Para não errar, confira se há rampas de acesso, estacionamentos e veja se os banheiros estão em ordem e se possuem cabines adaptadas para pessoas com deficiência.
6. Busque por preços compatíveis com o mercado
Nem sempre o preço determina a qualidade do local. Em muitos casos, a precificação do aluguel leva em consideração o renome do local ou valoriza demais aspectos como localização. Tente conciliar o custo benefício e opte sempre pela opção que conseguir oferecer boa estrutura por um preço compatível com os praticados no mercado.
7. Faça um teste dos serviços com antecedência
Para fechar a lista, confira bem os serviços inclusos no pacote contratado. Antes do evento, tente provar as comidas do cardápio e as bebidas oferecidas. Confira se a equipe de garçons é compatível com o número do convidado e dê uma passada na cozinha para checar a qualidade da produção.
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