Planejar o orçamento de eventos é uma etapa muito importante para alcançar o sucesso desejado e seus objetivos, que podem ser: divulgação da marca, aumento das vendas da solução ou fortalecimento do relacionamento da empresa com seus clientes.
O orçamento de eventos orientará os custos de produção do evento, como aluguel de equipamentos, pagamentos de fornecedores, pagamentos de funcionários, etc.
Por isso, é preciso aprender a desenvolver um orçamento de evento detalhado para que a organização não falhe e não saia no prejuízo. Se você não sabe como fazê-lo, aqui estão cinco passos que podem ajudar:
1. Faça o Projeto do seu Evento
Normalmente, ao começar a organizar um evento, a equipe de produção costuma se reunir para determinar os pontos necessários para a realização do evento.
Portanto, essa reunião deve criar um projeto detalhado sobre o evento, que ajude o gestor a ter um amplo entendimento do que é necessário para garantir sua viabilidade. Por exemplo: metas do evento, público-alvo, programação do evento e possíveis estratégias promocionais.
Mas por que isso é necessário? Você deve estar se perguntando. A partir desses dados, você pode calcular as previsões de orçamento de eventos.
Para fazer isso, basta anotar todos os custos associados ao evento e estimar os custos com base no orçamento disponível.
Em geral, um evento pode ter os seguintes custos:
Aluguel de equipamentos: equipamentos de sons, como microfone e caixa, e de gravação são comuns em eventos. Estamos apenas dando uma ideia sobre os tipos de equipamentos que um evento pode precisar. Isso significa que outras demandas podem surgir com base em seu objetivo. Por exemplo, se o evento for internacional, é necessário investir em equipamentos de tradução simultânea.
Pagamento a equipe de colaboradores: um evento é conduzido por pessoas e feito para pessoas. Isso significa que é preciso também levar em conta o tamanho da equipe que é necessária para realizar o evento de forma eficiente e produtiva.
Pagamento a palestrantes e convidados ilustres: alguns eventos, como conferências, contam com palestrantes e convidados ilustres que cobram uma taxa de participação, além de transporte e hospedagem. Colocar tudo isso na ponta do lápis é necessário para estimar a receita necessária que seu evento precisa ter para garantir sua realização de forma eficiente.
2. Organize os Gastos previstos no Orçamento de Eventos
Uma maneira de facilitar sua vida como planejador de eventos é manter todas as informações de seu orçamento o mais organizadas possível.
Assim você não perde tempo procurando o valor cobrado pela empresa X ou Y, e não fica confuso com o valor cobrado por elas.
Como dica, tente organizar seu orçamento de eventos em uma tabela e divida os gastos por área, por exemplo, decoração, alimentação, brindes, segurança, etc. Dessa forma você pode garantir uma melhor organização visual.
3. Faça uma Pesquisa de Mercado
Ao procurar fornecedores para o seu evento, certifique-se de fazer uma pesquisa de mercado completa.
Dessa forma, é possível conhecer várias empresas que atuam na área de eventos em sua região. É importante não se esquecer de pedir o orçamento para cada uma delas. Isso com base nas necessidades do seu evento.
Ao fazer uma pesquisa de mercado completa, você pode comparar preços e os benefícios oferecidos por cada organização. Por exemplo, qualidade do serviço ou produto, prazo de pagamento, entre outros.
Para organizar corretamente as informações de sua pesquisa de mercado, uma dica é listar todos os produtos e serviços necessários para a realização do evento, discriminados por setor, por exemplo: comunicação, alimentação, equipe, áudio, etc.
Se você ainda não tiver uma lista de fornecedores, tente criar uma. Siga a mesma dica de antes: identifique fornecedores por área. Essa é uma maneira de otimizar a realização dos próximos eventos.
A pesquisa de mercado é uma ação indispensável para garantir o sucesso do seu evento.
4. Estime a quantidade de Participantes do seu Evento
Ao considerar os pontos destacados aqui, você pode estimar quantos participantes seu evento precisa atrair para garantir sua viabilidade.
Por exemplo, se o orçamento estimado para a realização de um evento for em torno de R$ 50 mil, é importante calcular corretamente o valor dos ingressos ou inscrições para participar do evento. As taxas de entrada devem cobrir as despesas previstas para sua efetiva realização.
A boa notícia é que os eventos agora podem ser realizados em formato online, o que torna o custo de execução do evento significativamente menor.
Vamos a um exemplo prático para entender melhor a importância de estimar o número de participantes do evento e calcular a taxa de inscrição?
Digamos que o orçamento do evento seja R$ 40.000,00 e seu objetivo seja atrair pelo menos 4.000 participantes. Se o evento conseguir isso, a taxa mínima de inscrição que você deve cobrar é de R$ 10,00. No entanto, é sempre bom cobrar uma taxa superior a essa, para garantir a rentabilidade do evento e uma boa reserva financeira para resolver casos emergenciais.
5. Use uma Plataforma de Gestão e Organização de eventos
Hoje, é possível otimizar a criação do orçamento de eventos ao usar uma plataforma de gestão e organização de eventos.
Trata-se de uma tecnologia que oferece diversos recursos capazes de garantir um planejamento ágil de um evento. Por exemplo:
Painel exclusivo para fornecedores, patrocinadores e palestrantes: o gestor do evento pode negociar valores de participação dessas pessoas diretamente pela plataforma, e assim criar o orçamento do evento de forma rápida.
Acompanhamento das receitas e gastos: não basta apenas criar um orçamento para que seu evento seja um sucesso. É necessário também acompanhar as receitas e gastos para assegurar sua efetiva viabilidade.
Agora que sabe como criar o orçamento do seu evento de forma eficiente e correta, coloque as mãos na massa. Se precisar de ajuda profissional, não hesite em pedir. Afinal, o que mais importa é garantir que seu evento alcance seus objetivos e seja um sucesso.
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