A verdade tem que ser dita: como sobrevivemos sem uma plataforma de divulgação de eventos no passado? É incrível como ela facilita toda a organização de um curso, palestra ou workshop. Mas, como nem tudo é perfeito, temos que avaliar o que uma boa ferramenta desse tipo deve nos oferecer. Também é importante entender suas limitações e diferenciais.
Nesse artigo, vamos te mostrar como definir a melhor plataforma de divulgação para o seu evento, levando em consideração sua interface, funcionalidades, diferenciais, entre outros.
Site do evento em poucos minutos
A ferramenta mais importante para divulgação de um evento é o site. Nele os participantes poderão ter acesso à programação, realizar as inscrições online e fazer o pagamento em poucos instantes. Ou seja, facilita a vida do inscrito e do organizador, que não terá que se preocupar com impressão de ingressos e recebimento de adesões.
É desejável que a plataforma ofereça algumas formas de personalização para o seu site: temas diversos, opções de itens para o menu, possibilidade de incluir imagens, publicação de notícias e informações sobre os palestrantes. Melhor ainda se houver uma área em que você possa incluir uma imagem e um link para o site de seus patrocinadores. Eles vão adorar!
Gerenciamento de inscrições de forma intuitiva
Uma boa plataforma de divulgação de eventos vai oferecer um painel administrativo que permita ao organizador gerenciar as inscrições. Isso significa poder limitar o número de participantes, os valores dos ingressos por lote, valores por categorias (estudantes e idosos, por exemplo), definir quem pagará a taxa de administração e como deverá ser o formulário de inscrição.
Um painel intuitivo também deverá oferecer o controle de toda a parte financeira do evento. É interessante que você possa escolher as formas de pagamento a serem disponibilizadas e o número máximo em casos de parcelamento. Além, é claro, de poder acompanhar quantas inscrições já tiveram seu pagamento confirmado.
Identificação e controle sem dor de cabeça
Verifique quais plataformas emitem listas de convidados e listas de espera. Essas planilhas ajudarão no controle de presença do evento, embora, atualmente o que mais tem sido usado para esse fim são os crachás. Então, não se esqueça de verificar se a ferramenta os emite também. Se tiver o QR Code mais seguro e prático será seu evento!
Emissão de certificados direto da plataforma de divulgação de eventos
Isso existe? Sim! Alguns sistemas oferecem o certificado de forma automática para os inscritos que participaram do evento. Você pode personalizar a imagem de fundo, as frases e incluir as assinaturas dos responsáveis. Pode, inclusive, atrelar o recebimento do certificado ao preenchimento de uma pesquisa de satisfação, também fornecida pela plataforma. Mais funcional, impossível!
Extras que poderiam ser obrigatórios
Tudo o que puder agregar valor a um evento deve ser utilizado. Pensando nisso, algumas plataformas oferecem reservas de quartos de hotel para os inscritos. Essa é uma das maiores preocupações que temos quando vamos participar de um evento, portanto, um item a menos para ocupar o tempo do seu inscrito.
Outra funcionalidade muito útil que deve ser avaliada é a possibilidade de envios automáticos de SMS. Configurar o sistema para enviar a confirmação da inscrição, o número do boleto bancário e a aprovação do pagamento é uma comodidade e tanto ao inscrito.
As plataformas de divulgação de eventos chegaram para facilitar a vida de todos os envolvidos. Seja organizador ou participante, um bom sistema de inscrições fará a diferença no resultado final do evento. Avalie cuidadosamente as opções e não se esqueça das dicas que apresentamos aqui, pois certamente serão muito úteis no momento de sua decisão!
Você já conhece a nossa plataforma de divulgação de eventos? Acesse a demonstração e confira tudo o que ela tem a te oferecer!
