Quem pensa que o evento acaba quando termina, está muito enganado. Existe todo um processo pós-evento que é tão importante quanto o pré. Afinal, é após o evento que você pode coletar informações e mensurar quais foram os resultados obtidos. Ou seja, é nesse momento que se descobre se o evento foi ou não um sucesso.
E tudo isso é muito importante também para os eventos que vierem em seguida. Pois, com essas informações será possível analisar o que precisa ser melhorado e o que deve ser mantido. Entendeu a importância do pós-evento? Então continue lendo, pois nós vamos te dar dicas valiosas do que deve ser feito no pós-evento.
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Feedback dos convidados
O feedback é essencial para esse pós-evento, pois ele é determinante para medir o sucesso dos convidados/clientes. Será que ele ficou satisfeito com a estrutura preparada? A atração principal estava à altura? Enfim, é importante solicitar a análise dos mais diversos pontos do evento. Alguns deles são:
- Comida;
- Duração do evento;
- Palestrantes;
- Credenciamento;
- Recepção.
Agora que você já sabe sobre o que perguntar, pode estar em dúvida sobre o como. Esse formulário pode ser entregue durante o próprio evento, para ser devolvido ao final. No entanto, se você prefere uma solução mais tecnológica, é possível enviar esse questionário via e-mail ou através do sistema para eventos que você utilizar.
Análise de orçamento e fornecedores
Esse também é o momento ideal para analisar o planejamento financeiro do evento. Houve algum gasto inesperado? É importante registrar essa informação e o que causou o gasto não planejado. Outra atividade que não pode ser deixada de lado é a avaliação dos fornecedores. O serviço prestado estava de acordo com o combinado? Se a resposta for negativa, é importante ter isso computado para que esse mesmo prestador não seja contratado novamente.
Retome o briefing inicial
Assim que concluir todas as etapas anteriores, é o momento de você realizar uma autoanálise considerando o briefing inicial. Aqueles pontos levantados como objetivo, público-alvo etc… Foram atendidos de forma satisfatória?
O que poderia ter sido melhor? O que deveria ter sido totalmente diferente? Esse é o momento para você e sua equipe pontuarem sobre como foi o evento, considerando o briefing inicial. E o objetivo dessa tarefa não é apontar erros e culpados, mas sim, pontos e possibilidades de melhoria.
Mantenha as informações atualizadas
Muitos organizadores de evento criam um site de eventos para a captação de inscrições. No entanto, após o evento, dificilmente esse portal é atualizado. Por conta disso, quando o cliente quer obter alguma informação sobre algum conteúdo que foi ministrado, ele fica na mão, pois não encontra em lugar nenhum.
Por isso, é importante que o organizador atualize o site o quanto antes, com informações referentes ao evento. Caso não tenha sido criada uma página específica para o evento, talvez seja interessante compartilhar ao menos as apresentações e conteúdos compartilhados com toda a lista de presentes. Assim, caso o convidado/cliente queira checar alguma informação, fará isso rapidamente.
Uso de e-mail marketing
O e-mail marketing pode ser utilizado antes, durante e também após o evento. Você pode aproveitar o e-mail para agradecer a presença de todos que participaram. Assim, como pode instigar aqueles que não foram, para instigar sua presença nos próximos eventos.
Outra prática muito bem-vinda é utilizar o e-mail para manter o contato com esse participante, principalmente se houver potencial para que ele se torne um cliente no futuro.
Acompanhamento das solicitações de contato para venda
Essa é uma dica que não vale para todos os eventos, mas é crucial para aqueles que tinham como objetivo a conversão ou venda de produtos. É muito importante mapear as oportunidades de negócio que surgiram durante e após o evento, assim como, qual delas foram realmente fechadas e quais foram descartadas.
Se o objetivo do evento era gerar vendas, esse dado será crucial para medir o sucesso do seu evento!
Panorama pós-evento
Como você viu, esse momento pós-evento é voltado para análise, avaliação e proposta de melhoria com relação a todos os envolvidos no evento. Por isso, o pós é tão importante quanto os processos anteriores. Esse momento também está diretamente relacionado ao sucesso ou fracasso dos próximos eventos e isso reforça ainda mais a importância do pós-evento.
Para que todo esse processo seja realizado religiosamente, talvez seja interessante criar um fluxo de ação assim que o evento termina, considerando todos os pontos que citamos aqui. Assim, seu time irá garantir que nenhuma informação passará desapercebida.
E claro, sinta-se à vontade para alterar as opções e até mesmo a ordem das tarefas. Esse processo não precisa ser rígido e fechado a um único escopo. É natural que cada empresa tenha seu modus operandi. Por isso, o ideal é criar esse fluxo inicial e ir realizando todas as adequações que o seu time acreditar serem necessárias. Dessa forma, vocês chegarão ao processo ideal para a empresa e a realidade de vocês e isso garantirá mais assertividade a cada evento.
Agora que você já sabe exatamente o que fazer pós-evento, é o momento de fazer uma pergunta importante: você sabia que existe uma solução que te auxilia em todo o planejamento de um evento? Independente se ele for presencial ou remoto?
Sim, isso é possível e melhora significativamente a vida de quem precisa lidar com a organização de diversos eventos. Aqui na 4.events nós te ajudamos desde o planejamento financeiro, gestão de tarefas, criação do site do evento, até as inscrições e certificados de participação.
E se for um evento 100% online melhor ainda, pois é possível fazer praticamente tudo da organização com apenas alguns cliques, pois a ferramenta é super prática e intuitiva.
Como o sistema ajuda a automatizar boa parte das tarefas, ele também facilita o pós-evento e a análise de seu sucesso.
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