Assim que você der início ao planejamento de eventos, saiba que para garantir a sua execução perfeita e com eficiência, é importante aplicar algumas estratégias para alcançar os resultados esperados.
Dentre elas, uma das maneiras de garantir um bom resultado é através da gestão ágil para eventos. Se você deseja saber mais sobre o assunto, confira as informações que trouxemos a seguir:
Metodologias de Gestão Ágil: o que significa?
As metodologias de gestão ágil foram desenvolvidas com o objetivo de auxiliar a resolver problemas durante o gerenciamento de projetos dentro das organizações.
As empresas estão buscando cada vez mais resultados com menos riscos de falhas e em menor tempo para serem alcançados. Com isso, os métodos ágeis surgiram para que as empresas consigam evoluir de forma mais rápida e eficiente.
Esse modelo tem sido utilizado em diversos setores do mercado, inclusive na gestão de eventos, onde os sistemas são criados e direcionados a facilitar os processos, deixando-os mais simples.
Esses métodos estão sendo utilizados desde o ano de 2001, trazendo excelentes resultados para as equipes. Eles funcionam como um conjunto de aplicações que podem ser usadas de acordo com a necessidade e adaptação da empresa.
Através dessa metodologia de gestão ágil para eventos, é possível padronizar diferentes processos, deixando a organização mais prática para todos os colaboradores da empresa e também para os clientes.
Gestão Ágil aplicada na organização de Eventos
Se você tem dúvidas de como a gestão ágil para eventos pode ser aplicada, saiba que o primeiro passo é conhecer todas as práticas que podem trazer facilidade para a rotina de organização de um produtor de eventos.
As etapas de planejamento, alinhamento e comunicação são beneficiadas através da aplicação da gestão ágil para eventos, eliminando as burocracias que não são tão necessárias, otimizando os processos do fluxo de trabalho e evitando falhas.
Todos esses pontos são pensados para que o cliente e participante do evento presencial ou evento online consiga ter a melhor experiência possível, assim como a equipe organizadora também.
Para que essa gestão ágil seja aplicada, é importante conhecer as metodologias ágeis e ensinar aos profissionais qual delas será utilizada. O Scrum e o Kanban são os mais conhecidos e podem ser utilizados de diferentes maneiras. Por isso, é essencial que todos tenham entendido sobre cada um delas para serem colocadas em prática, caso contrário, os métodos não vão funcionar.
Quando isso acontece, é possível que todo o desenvolvimento e planejamento do evento tenham prejuízo. Uma dica é criar um quadro com todas as tarefas que deverão ser realizadas, as que já foram concluídas e quais estão em andamento.
Assim, você pode contar também com ferramentas de gestão ágil para eventos que irão te ajudar com essas demandas.
Vantagens da Gestão Ágil para Eventos
Aplicar esses métodos pode trazer excelentes resultados na realização dos seus eventos, principalmente sobre o alinhamento entre as equipes realizadoras e os clientes, facilitando a comunicação para resolver problemas ou conflitos, por exemplo.
Dessa forma, com a gestão ágil aplicada no evento, é possível reduzir os riscos de erros durante o direcionamento do evento, o que pode impactar no resultado positivo e na qualidade.
Quando os métodos ágeis são aplicados, é possível que haja mais flexibilidade nas adaptações que forem necessárias colocarem em prática na organização do evento, economizando não só o tempo, mas os esforços dos organizadores.
Com a gestão ágil através das metodologias, é possível montar um cronograma mais detalhado, gerenciar diversos fornecedores ao mesmo tempo, acompanhar o cliente, realizar o planejamento financeiro do evento e muitos outros detalhes.
Assim, é possível eliminar certos imprevistos ou minimizá-los, diminuindo as chances de atrasos, desalinhamentos, manter a colaboração entre as equipes e ter sucesso na realização do evento.
São muitos benefícios que podem ser observados a partir da gestão ágil para eventos, tanto para a equipe organizadora quanto para o resultado da organização final.
Além disso, também é válido destacar que a produtividade pode aumentar, sem contar que o evento pode ser personalizado para o seu cliente.
Como aplicar a Gestão Ágil?
Para que você consiga aplicar a gestão ágil para eventos, é preciso conhecer as metodologias, entender quais delas se encaixam melhor com a sua realidade e escolher a ideal para aplicar.
Confira algumas especificações a seguir:
1. Scrum
Esse método ágil é excelente para utilizar em seus eventos, pois ajudam a desenvolver os projetos e gerenciá-los.
Dentro desta metodologia podemos encontrar três papéis bem definidos, e conhecê-los é essencial. O primeiro é o dono do produto, que é o responsável por gerenciar a equipe do seu evento e a lista de tarefas que devem ser realizadas para ele.
O segundo é o líder da equipe, que possui o papel de ajudar a todos da equipe e coordenar as atividades de cada um. Ele deve garantir que todos os profissionais da equipe cumpram o seu papel no método.
O último é o Time Scrum, que é caracterizado pelos profissionais que estão envolvidos no projeto, com a função de executar o evento.
E tudo isso geralmente é feito através de ferramentas especializadas para o desenvolvimento da metodologia Scrum, onde é possível acompanhar todo o andamento das atividades.
2. Kanban
O Kanban é uma das metodologias de gestão ágil que também pode ser aplicada em eventos, sendo a mais antiga delas.
Esse sistema é inspirado no fluxo de trabalho das fábricas e organizações japonesas, sendo muito mais visual, pois utiliza quadros, post-its, checklist e outros métodos para ter uma visão mais completa do projeto e como está o seu desenvolvimento.
Esse método de gestão ágil traz muitos resultados, não é a toa que é o método mais utilizado em eventos, empresas e escolas. Nele, um quadro é criado com três áreas a fazer, em andamento e concluído.
A partir disso, a equipe consegue visualizar melhor todas as atividades e tarefas que estão sendo executadas e quais etapas elas se encontram. Isso faz com que a produtividade aumente de todos os profissionais envolvidos na realização do evento, evitando atrasos nos prazos e dando uma visão mais ampla.
Ele pode ser feito tanto de forma física, como em um quadro mesmo, ou então em aplicativos ou ferramentas específicas para isso, melhorando a produtividade.
Existem diversas estratégias que podem ser aplicadas para que a gestão ágil seja uma realidade na organização e planejamento de eventos.
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