O grande sucesso de um evento presencial pode ser medido não só pelas suas atrações, mas principalmente pelos preparativos eficientes.
Esses preparativos fazem com que cada cliente e participante possa ter a melhor experiência possível, sem deixar de lado o planejamento financeiro para esse projeto.
Além disso, é muito importante levar em consideração a logística do evento, como as pessoas chegarão, quais materiais a serem utilizados e os recursos disponíveis.
Antes mesmo de marcar a data do evento e depois da sua realização, existem algumas tarefas a serem realizadas, como a venda de ingressos, os e-mails enviados, divulgação, credenciamento, contratação de serviços e muito mais.
Planejar um evento envolve diversos fatores e nem sempre os gestores e líderes responsáveis sabem sobre o assunto, o que pode gerar muitos problemas.
Hoje, pensando em te ajudar, trouxemos algumas ferramentas essenciais para a produção de evento presencial que podem ser muito importantes para trazer sucesso para o seu evento. Confira a seguir:
7 Melhores Ferramentas para a produção de Evento Presencial
Quando você tenta realizar todas as atividades operacionais e logísticas que envolvem a produção de um evento presencial manualmente, isso pode significar trabalho dobrado.
Com isso, utilizar algumas ferramentas para gerenciar e facilitar o seu trabalho em eventos presenciais é essencial para te ajudar a melhorar os resultados, além de facilitar a organização.
Confira a seguir algumas das melhores tecnologias para te ajudar com isso:
1. Construtor de Sites
Construir um site para eventos é a melhor maneira de conseguir alcançar um número maior de pessoas. Com essa ferramenta, é possível, a partir dos módulos prontos, inserir fotos, programação do evento, informações sobre os palestrantes, sobre os temas, formulários e muito mais.
Além disso, também é possível usar um domínio próprio, deixando ainda mais fácil o acesso e reconhecimento do seu evento para os participantes, otimizando os mecanismos de buscas e alcançando um público maior.
Com o construtor de site, é possível ter mais autonomia para mudar as imagens, acrescentar textos de sua preferência e usar a criatividade para deixar a página a cara do seu evento.
Também é possível vender ingressos mais rápido e de forma mais eficiente, sem burocracias. Mesmo que possa parecer difícil criar um site, com a nossa ferramenta, você consegue simplificar esse processo em apenas alguns cliques.
2. Plataforma para Vender Ingressos Online
Com esse tipo de plataforma de venda de ingressos online, é possível fazer essas transações de forma totalmente segura e eficiente. Além disso, uma das funcionalidades dessa ferramenta é o sistema de pagamento de inscrições no próprio site do evento.
Assim que os seus participantes finalizarem o pagamento, é possível enviar um comprovante de inscrição personalizado, criando um PDF e enviando de forma automática para o e-mail do participante.
Nessa plataforma você ainda consegue cadastrar diversos tipos tipos de ingressos, sejam inteiras, meia, gratuito, para estudantes e meio mais. É possível criar cupons de desconto para atrair ainda mais a atenção do seu público.
3. Aplicativo de Eventos
Com o aplicativo de eventos, você consegue utilizar essa ferramenta criando uma página totalmente personalizada para o seu público. Nela, você consegue divulgar os patrocinadores, as redes sociais, fotos, vídeos e textos, além de materiais para download.
Com o aplicativo de eventos, é possível ainda vender banners e stories patrocinados para a empresa que desejar, mas é importante moderar esses patrocínios.
Quando o seu participante tem acesso a um aplicativo do seu evento presencial, ele também pode receber notificações com mensagens e informações sobre o evento.
Outra funcionalidade é a sala virtual para reuniões de negócios, que podem acontecer durante o evento por empresas que desejam patrocinar. Ainda no aplicativo, é possível construir comunidades para divulgar ainda mais o evento.
A coleta de leads pode ser feita a partir de um QRCode durante o evento presencial, para captar mais pessoas.
O patrocinador do seu evento ainda tem acesso a um painel dentro deste aplicativo, onde ele poderá atualizar os dados e acessar as métricas e relatórios em tempo real.
4. Ferramenta para Divulgação de Eventos
Com a ferramenta para divulgação de eventos, você pode simplificar esse processo através das funcionalidades disponíveis.
Os templates, gerador automático de posts e páginas para os palestrantes são algumas delas, que te ajudam a fortalecer a comunicação nas páginas das redes sociais e divulgar o seu evento presencial.
As imagens a serem compartilhadas podem acabar gerando dúvidas, e com as opções de templates, é possível soltar a criatividade e divulgar o seu evento de forma mais profissional.
5. Planejamento e Gestão Ágil
Essa ferramenta é ideal para a produção do seu evento presencial, pois assim, você consegue gerenciar e planejar as tarefas a partir de ferramentas ágeis que seguem a metodologia de checklists ou kanban, por exemplo.
O controle financeiro do evento também pode ser realizado a partir dessa ferramenta, registrando todas as entradas e saídas.
A gestão de fornecedores, patrocinadores e palestrantes também pode ser feita a partir dessa ferramenta, obtendo informações com detalhes sobre todas as credenciais, os patrocínios e as contratações.
É possível fazer o cronograma do evento com toda a programação detalhada, para que os seus participantes possam observar e ser surpreendidos com a organização.
6. Ferramenta de Integração
Integrar processos é uma das melhores maneiras de conseguir organizar e gerenciar o seu evento presencial e ter sucesso com isso.
Com essa ferramenta, é possível rastrear o número de participantes que acessaram o seu site, quantos deles realizaram os cadastros, quantos compraram os ingressos e quantos finalizaram o pagamento.
Outra funcionalidade é enviar campanhas por e-mail dos participantes, criando uma lista de contatos eficiente e prática. Dessa forma, você consegue fazer uma comunicação em massa, enviando mensagens através de outros canais de comunicação, como o WhatsApp, por exemplo.
Também é possível emitir notas fiscais de todos os pagamentos de inscrições realizados no site de forma automática e integrada com essas ferramentas.
7. Ferramenta de Gamificação
Essa ferramenta pode trazer um engajamento maior para o seu evento. Isso é possível a partir da criação de metas e níveis customizáveis e personalizados para cada ação de planejamento realizada na plataforma do evento.
Assim, você pode criar estratégias como oferecer prêmios exclusivos e direcionados aos participantes que mais engajarem na página com uma dinâmica interessante, gerando interesse no seu público.
É possível acompanhar um ranking criado com os participantes mais engajados em tempo real.
Utilizar essas ferramentas é essencial para produzir um evento presencial em 2022, principalmente se você deseja otimizar o seu trabalho.
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