Quando paramos para organizar um evento, é interessante levarmos em conta os desafios que teremos durante todo o planejamento.
Os eventos acadêmicos possuem o objetivo de trazer inovações e informações para o meio, trazendo a abordagem de temas específicos no mundo acadêmico, reunindo palestrantes e professores que tenham domínio nesses assuntos.
Nesses eventos, é comum que haja debates entre os estudantes e os palestrantes, e com isso, novos conhecimentos são repassados.
Mas, é comum que muitos desafios sejam encontrados no planejamento de eventos acadêmicos, e por isso, é importante que você conheça cada um deles para conseguir enfrentar e ainda assim criar um evento de sucesso.
Se você quer entender mais sobre esses desafios e como superá-los, confira as dicas e informações que trouxemos a seguir:
5 Principais desafios de planejamento de Eventos Acadêmicos
Planejar qualquer tipo de evento é extremamente importante para garantir que toda a programação seja realizada conforme o desejado.
A partir do bom planejamento de eventos acadêmicos é possível tomar as melhores decisões para que o evento seja realmente um sucesso. Por isso, nesses casos, é importante passar por alguns desafios e entender como funcionam para enfrentá-los e fazer com que o plano de ação seja funcional.
É muito importante que o organizador convoque uma equipe para ajudá-lo no planejamento do evento, e assim, conseguir delegar as atividades recorrentes.
Isso não significa que os desafios serão anulados, mas é importante estar preparado para minimizar os efeitos negativos que eles possam apresentar durante o planejamento dos eventos acadêmicos. Confira a seguir quais são os principais deles e como superar:
1) Escolher o tema do evento
Um dos grandes desafios de planejamento de eventos acadêmicos é selecionar e escolher o tema central do evento.
Para que esse tema seja escolhido, é importante que você saiba quais são as pessoas que você deseja atingir a partir dele, e assim, fazer com que as atrações do evento sejam interessantes para esse determinado público.
Existem alguns temas que são muito amplos e podem ser levados para diversas vertentes. Por isso, você pode delimitar o assunto para tratar com mais profundidade e garantir que ele será agregado na vida dos participantes.
É muito importante sempre se manter atualizado sobre os principais temas e os mais atuais que estão chamando a atenção dos acadêmicos. Assim, você poderá abordá-los no seu evento.
2) Definir o objetivo do evento
Mais um grande desafio nesse meio é conseguir definir qual será o objetivo principal do seu evento acadêmico. É importante pensar em quais pessoas você deseja atingir nesse meio, e isso poderá ser feito logo após o tema ser selecionado.
Você pode escolher atingir pessoas dentro de um contexto mais amplo ou um determinado grupo de estudantes. Para isso, é importante que esse objetivo seja bem traçado, para que o seu evento possa seguir com o planejamento de sucesso.
Além disso, quando o objetivo é definido, você também consegue escolher qual será o melhor formato para o seu evento.
3) Buscar apoiadores
Um dos maiores desafios do planejamento de eventos acadêmicos é como se preparar para conseguir confirmar patrocinadores para o seu evento.
Ter recursos para planejar um evento acadêmico é extremamente necessário e importante para que ele possa ser realizado.
Existem diversas organizações e empresas que apoiam esses tipos de eventos através de patrocínios. Para isso, é interessante procurar por empresas que sejam do mesmo segmento do tema central do seu evento, já que o assunto também será relevante para ela.
Se a empresa não puder apoiar através de recursos em dinheiro vivo, você pode dar a opção do patrocínio ser através de materiais para o evento e também para o coffee break.
4) Escolher os palestrantes
Um dos grandes desafios do planejamento de eventos acadêmicos é definir e escolher quem serão os palestrantes e as principais atrações do evento.
Isso porque encontrar pessoas que sejam especialistas no tema escolhido pode ser bem difícil, porque você precisa de pessoas confiáveis e profissionais ideais para falar sobre o assunto.
Essa escolha é importante porque, dependendo do tipo de pessoa que dará a palestra no evento, os participantes terão mais vontade em realizar as inscrições no evento, chamando mais a atenção do público.
5) Investir em divulgação
Os organizadores geralmente se queixam da dificuldade em divulgar e fazer com que os participantes se inscrevam nos eventos acadêmicos.
Sem a divulgação é muito difícil que o público saiba detalhes sobre o evento como qual será o tema, quem serão os palestrantes, como realizar a inscrição e qual local de realização do evento.
Você pode investir em diferentes meios de divulgação, e os que mais chamam a atenção das pessoas é através das redes sociais. Sempre tente facilitar o momento de inscrição dos participantes, colocando links que levam eles até a página de inscrição, por exemplo.
4 Tipos de Eventos Acadêmicos
Agora que você entendeu um pouco mais sobre os principais desafios de planejamento de eventos acadêmicos, vamos falar um pouco sobre os tipos de eventos que você pode planejar, tanto no modo presencial quanto no modo online. Confira a seguir:
Mesa redonda
Existem diversos tipos de eventos acadêmicos que podem ser organizados, e um dos mais comuns é o mesa redonda. Nesse tipo, podemos contar com dois ou mais palestrantes e um mediador.
O principal objetivo é fazer com que experiências sejam passadas e novas visões sejam abertas, para que o assunto debatido possa criar pontos de vista diferentes entre os participantes.
Encontro acadêmico
Mais um exemplo de tipos de eventos acadêmicos são os encontros. Nele podemos contar com um tema principal e outros temas relacionados a esse mesmo assunto.
O objetivo é fazer com que os participantes debatam sobre o tema, gerando possíveis soluções para aquele problema e trazendo mudanças positivas sobre o assunto.
Simpósio
O simpósio também é um exemplo bem comum de eventos acadêmicos que podem ser planejados com o objetivo de debater sobre um determinado tema através das informações passadas pelos palestrantes.
Nesses casos, é possível que haja uma interação entre os palestrantes do evento e o público participante, onde dúvidas poderão ser sanadas e comentários poderão ser feitos.
Seminário
O seminário também é uma excelente opção de eventos acadêmicos que podem levar os participantes a entender mais sobre o assunto através de diferentes pontos de vista.
Nesse exemplo, os participantes também podem interagir com os palestrantes, gerando uma discussão sobre o assunto abordado no evento.
Agora que você entendeu os principais desafios de planejar um evento acadêmico, saiba que existem maneiras de facilitar esse processo, como a escolha de uma plataforma de eventos acadêmicos.
Se você tem interesse em entender como elas funcionam e como podem te ajudar na organização, clique na imagem abaixo para começar gratuitamente:
