Ao organizar um evento, escolher os fornecedores certos é essencial para garantir uma experiência memorável e bem-sucedida. A seleção de fornecedores e prestadores de serviços influencia significativamente o resultado geral do evento. Por isso, é preciso analisar cuidadosamente e tomar decisões estratégicas para garantir que todos os aspectos do evento sejam tratados com profissionalismo e confiabilidade.
Neste artigo, abordaremos questões importantes como: orçamentos, qualidade dos serviços oferecidos e reputação dos fornecedores.
Além disso, daremos algumas dicas úteis sobre como maximizar suas chances de encontrar exatamente aquilo que você precisa para tornar o seu evento memorável e bem-sucedido!
Dica de planejamento: Selecione os fornecedores como se fosse montar uma equipe vencedora para o seu evento. Cada fornecedor desempenhará um papel crucial na experiência final dos participantes
O que considerar ao escolher fornecedores para os seus eventos
É necessário garantir que o serviço seja realmente confiável e para isso, existem alguns fatores fundamentais a serem considerados:
- Consulte as referências do fornecedor, informe-se sobre a qualidade dos serviços prestados e vá atrás de opiniões e feedbacks sobre a empresa. Certifique-se de que eles sejam responsáveis, pontuais e a comunicação é fácil e rápida.
- Atente-se aos preços. Preços muito abaixo do mercado podem indicar qualidade inferior; ao mesmo tempo, contratar o fornecedor mais caro não garante um bom custo-benefício para seu investimento. Portanto, você deve estar atento ao equilíbrio na proposta do fornecedor.
- Considere a flexibilidade do fornecedor em relação à mudanças. Saber que você pode confiar no seu fornecedor se algo não sair como planejado é importante na hora de organizar um evento. Além disso, eventos geralmente envolvem demandas altamente customizadas. Um fornecedor que não consegue se adaptar pode fazer uma entrega que não se encaixa nos objetivos do seu evento.
Seguindo essas dicas você já está mais preparado para encontrar os melhores fornecedores para o seu evento!
Pesquise, compare e negocie!
Chegou o momento de coletar informações. Pergunte tudo e seja objetivo ao dizer o você espera do fornecedor. Quanto maior a clareza sobre as suas expectativas, mais fácil será chegar a um acordo vantajoso para ambas as partes. Explique detalhadamente quais são as suas necessidades e qual é o seu orçamento.
Uma boa dica é criar um roteiro. Além de garantir que você não esquecerá nenhuma pergunta, essa prática ainda economiza bastante tempo na troca de emails e ligações.
Na etapa da comparação você vai colocar lado a lado as informações coletadas de cada fornecedor. A intenção é filtrar aqueles que são mais compatíveis com seus critérios.
Para facilitar essa comparação, você pode criar uma planilha. Em cada coluna, um fornecedor; em cada linha, a resposta que o fornecedor apresentou a uma pergunta do seu roteiro. Assim, você não precisará recomeçar a etapa de pesquisa “do zero”.
Dica: salve essa planilha para eventos futuros
Hora de negociar! Como você tem informações sobre vários fornecedores, use isso a seu favor. A ideia é conseguir que um deles cubra a oferta dos outros. Assim, você conseguirá a melhor proposta possível.
Os melhores fornecedores para eventos do mercado trabalham nesse ramo há muito tempo e estão acostumas com negociação nos preços. Portanto, não tenha medo de negociar, você pode conseguir um preço melhor para o seu orçamento.
Dica: Na central de conteúdo da 4.events temos um conteúdo perfeito para te auxiliar nesse tipo de situação. Nosso e-book “Gestão Financeira em Eventos” traz dicas para negociar com fornecedores e as melhores práticas para manter uma boa saúde financeira no seu evento.
Experimente a plataforma da 4.events.
Nossa plataforma possui uma área específica para te ajudar na gestão dos melhores fornecedores para eventos e seu orçamento.
Temos uma área específica para patrocinadores na qual você consegue acompanhar todos os gastos com fornecedores e entradas de orçamento no evento, acompanhando o andamento em tempo real.
Além disso, seus fornecedores ganham uma página exclusiva dentro da plataforma, onde você tem um controle maior do que será fornecido para a organização do evento, deixa documentos importantes salvos e possui um canal de comunicação direta, quando necessário.
Escolha fornecedores que estejam atualizados com as últimas tecnologias do mercado
É muito importante também se manter informado sobre as tendências e desenvolvimentos do setor. Se você estiver por dentro das novidades, consegue julgar se seus fornecedores estão atualizados também.
Selecionar aqueles que oferecem serviços modernos e atualizados as últimas tecnologias do mercado é essencial para garantir o crescimento contínuo da sua empresa.
Na 4.events, estamos sempre pensando em trazer as maiores tendências tecnológicas para nossas ferramentas, pontuando quais são as maiores dores e problemas de cada cliente em relação à organização e execução dos eventos, e juntos definimos a maneira mais simples e prática de solucioná-los.
Suporte do fornecedor é tão importante quanto o seu serviço
O suporte que o fornecedor oferece é tão importante quanto o serviço em si. Se você está procurando um fornecedor, para qualquer tipo de produto ou serviço, é importante considerar a qualidade e agilidade do suporte na hora de escolhê-lo.
1. Solução específica para a dor do cliente.
O suporte ao cliente é o que diferencia uma experiência satisfatória de uma frustrante.
Um bom suporte significa ter seus problemas tratados com agilidade, isso inclui respostas rápidas às perguntas, soluções criativas para problemas complexos e recursos úteis para auxiliar e facilitar o uso dos produtos/serviços.
2. Atendimento em tempo hábil.
Além disso, um atendimento ao cliente de qualidade deve garantir que as necessidades sejam atendidas em tempo hábil, algo que a maioria dos fornecedores não dão muita importância, o que é uma grande falha!
As falhas técnicas acontecem mesmo tendo feito um ótimo planejamento, são nesses momentos que você precisa ter um fornecedor confiável e ágil para te auxiliar.
Nesse caso, se você utiliza alguma plataforma para organização dos seus eventos também é importante estabelecer esse tipo de parceria e saber que terá apoio de alguém quando for preciso.
3. Ferramenta “Gerente de Contas” da 4.events
Com a nossa plataforma, por exemplo, você pode ter um gerente de contas, um serviço especializado para atender os usuários sempre que for preciso.
Com ele você consegue tirar todas as suas dúvidas sobre o nosso sistema, pedir auxílio no uso das ferramentas ou até mesmo solicitar que algum especialista da nossa equipe faça toda a configuração da plataforma.
Além de ajudar com as ferramentas, oferecemos contato com alguém da nossa equipe por Whatsapp, ou seja, você conta com um braço direito disponível para você e seu evento.
Conclusão
Organizar um evento requer um planejamento muito bem feito, atenção aos detalhes é essencial. Portanto, se você está organizando um evento, não se esqueça de fazer as perguntas certas, buscar referências confiáveis e certificar-se de que os serviços foram oferecidos por preços justos.
Assim, você terá a certeza de que está no caminho certo para tornar o seu evento inesquecível!
Comece agora mesmo a sua pesquisa sobre bons fornecedores e faça dessa experiência uma lembrança maravilhosa para os participantes.
