O ano de 2021 foi muito bom para eventos que foram adaptados para serem feitos de modo online, através de lives, por exemplo. Porém, os eventos presenciais também estão começando a voltar de forma mais consistente nos últimos meses. E por isso, muitos produtores de eventos estão novamente realizando cronograma de eventos para se organizarem de forma eficiente.
Eventos, presenciais, híbridos ou online, trazem muitos resultados positivos para a empresa, é possível atrair clientes, melhorar a posição da marca e se tornar autoridade na área de atuação.
Segundo a Ubrafe – União Brasileira e Eventos de Negócios – indica que o setor de eventos promovia mais de 2 mil eventos em 52 setores diferentes antes da pandemia do COVID-19 registrando aproximadamente R$ 1 trilhão ao ano.
Com a pandemia aumentou-se o interesse por eventos online e lives. Mas, fazer um evento, mesmo que no formato presencial, pode parecer complicado, mas seguindo este passo a passo fica tudo muito mais fácil.
Confira o passo a passo que a 4.events preparou para sua empresa tenha sucesso ao realizar um evento, independe do formato.
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Por que organizar eventos?
Um evento não pode ser feito de qualquer jeito. O risco de algo dar errado é muito alto, falhas podem passar a imagem de que a sua empresa é desorganizada e sem profissionalidade.
Não se engane, pois até mesmo os eventos online, exigem um mínimo de organização. Por isto é muito importante ter planejamento e estabelecer muito bem os temas e o que será trabalhado no evento.
E mais, o setor de eventos é muito competitivo, por isto seu evento deve ser muito bem pensado para atrair e manter a atenção do seu público, caso contrário perderá para a concorrência.
No momento de realizar o cronograma de eventos, você deve definir a função e responsabilidade de cada membro da equipe, prever a melhor data e horário, escolher temas de interesse do seu público, definir quais atividades serão abrangidas entre outros itens necessários.
Vantagens de realizar um evento
Um evento é uma ótima estratégia de divulgação e de valorização da sua empresa, veja algumas das vantagens:
- Fortalecimento da marca
- Melhora no posicionamento da empresa
- Construção de novas relações profissionais e de negócios
- Melhora no relacionamento com o seu público
- Atração de investimentos
- Promoção de networking
- Atração de novos clientes
- Descoberta de novos mercados
- Testes de produtos
- Ganho de autoridade no mercado
As vantagens com certeza são enormes. Ainda mais se feita transmissão ao vivo, pois, na internet não existe limitação geográfica ou física, de modo que pessoas de qualquer lugar do planeta podem prestigiar o evento.
Uma pesquisa feita pela Video Viewers, por encomenda do Google, demonstra que 95% dos brasileiros costumam ver vídeos online.
Portanto, marcar presença por meio de eventos online pode trazer muito resultado para sua empresa, desde que, claro, haja organização e planejamento.
Importância de um cronograma de eventos
Ter um cronograma de eventos bem-feito faz parte da organização de um evento, é através dele que é possível que a equipe dê correto fluxo e bom andamento para o evento.
No cronograma deve constar todas as atividades que acontecerão no evento, bem como todas as pessoas que participarão.
Também é significado de economia de tempo, pois, evita desgaste e contratempos na hora do evento , além de evitar estresses e problemas, que podem não ter solução.
Você perceberá que o tempo que é investindo fazendo o cronograma traz vários benefícios para a realização do evento.
Veja o passo a passo para fazer um cronograma de eventos.
Passo a Passo para realizar um cronograma de eventos
Montar um cronograma não é algo complicado, vejamos.
Passo 1 – Organização básica
Nesta etapa você deve definir a função e responsabilidade de cada membro da equipe, bem como estabelecer prioridades de ações que devem ser praticadas antes, durante e pós-evento.
Por exemplo, ver a disponibilidade da presença de palestrante é fundamental, nada mais frustrante do que ter que comunicar ao seu público que um convidado muito esperado não poderá comparecer.
Por esta razão você deve confirmar tudo antes de divulgar o evento nas redes sociais para o seu público. Claro que imprevistos podem acontecer, mas é por isto que você deve ter, de preferência um plano B.
Traçar objetivos e metas é muito útil e ajudar a cumprir com o cronograma de eventos. Assim, no dia do evento basta realizar o checklist do evento e tudo andará dentro do esperado.
Passo 2 – Defina orçamentos e finanças
Feito a organização inicial é necessário estabelecer o planejamento financeiro que você tem a disposição para distribuir entre as equipes responsáveis por concretizar o evento.
O perigo de não definir um orçamento no cronograma de eventos é não poder arcar com compromissos e sem realizar o evento, ou então gastar mais do que pretendia
Se não existe orçamento é fácil gastar mais do que se pretendia. No entanto, não é necessário muito investimento para realizar um evento de qualidade, ainda mais se online. Para realizar um evento online basta uma boa conexão com a internet e de preferência uma boa câmera e microfones.
Mas também, quando falamos do evento presencial, é possível economizar bastante se você realizar um planejamento prévio e conseguir contratar os fornecedores de forma antecipada. Então por isso, é fundamental começar a tirar os planos do seu evento do papel, o mais cedo possível.
Passo 3 – Estipule prazos
Após dividir tarefas e estabelecer uma organização mínima você deve prever prazos no cronograma de eventos para o cumprimento de cada atividade necessária para o evento ser realizado.
Atividades que necessitam de urgência devem ter prazos curtos, a escolha do local, de temas, data e hora bem como as atrações são prioridades, caso contrário a realização do evento pode ficar prejudicada.
Já atividades que demandam mais trabalho e atenção, como aluguel de equipamentos de som e de luz ou que dependam de resposta de terceiros, podem receber prazos maiores.
Estabelecidos os prazos é importante que o líder da equipe cobre para que tudo seja entregue dentro do prazo. Deixe claro a importância, bem como a consequência, de que as atividades sejam feitas até o prazo final.
Conclusão
As dicas desse artigo são um guia que irá te ajudar a começar a ser mais organizado e focado no resultado do seu evento. Mas, com certeza sempre é possível melhor ainda mais os seus métodos e adaptá-los para o que melhor funciona para você. Então, nós recomendamos que você vá em busca do seu modelo de organização ideal, ou de uma ferramenta que pode fazer toda a diferença nesse processo.
Como a ferramenta de gestão de tarefas da 4.events, que está presente em nossa plataforma de gestão de eventos. Essa tecnologia utiliza a metodologia Kanban e pode ser transformadora no seu fluxo de trabalhos, te ajudando a otimizar o seu tempo e também realizar a gestão do cronograma da sua equipe de produção.
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