Um dos maiores desafios da organização de eventos é arrecadar fundos para cobrir todas as despesas.
As cotas de patrocínio são uma forma de uma organização que vai obter os fundos necessários para garantir a viabilidade de um evento. Em muitos casos, a receita é superada a partir do sucesso da venda de ingressos ou das inscrições no evento.
No entanto, como esse não é o caso de muitos eventos, preparamos este conteúdo para fornecer 10 dicas para ajudar você a definir com sucesso sua cota de patrocínio de eventos. Acompanhe!
1. Levante os custos do seu evento
Para definir corretamente suas cotas de patrocínio, o primeiro passo é avaliar quanto custará a realização do seu evento, ou seja, o orçamento do evento. Para obter essa informação, faça um levantamento de tudo que será necessário para garantir sua viabilidade.
Por exemplo, aluguel de equipamentos, pagamento a colaboradores, decoração, etc.
2. Defina o valor a ser arrecadado
Depois de saber o custo de organizar seu evento, determine o valor total que precisa ser arrecadado. Por exemplo, R$ 100 mil.
Se seu objetivo é usar apenas fundos de patrocínio para organizar seu evento, você precisa determinar cuidadosamente o valor total que precisa arrecadar. Afinal, se você decidir por um valor inferior ao que seu evento realmente precisa para torná-lo viável, sem dúvida terá muitas dores de cabeça.
3. Estabeleça os valores das Cotas de Patrocínio
Para definir um valor de cota, primeiro verifique a rede de contatos que pode garantir a ajuda financeira que precisa para realizar seu evento.
A dica é fazer uma lista das organizações que você irá solicitar patrocínio e verificar o potencial de investimento de cada uma.
4. Classifique ou nomeie as Cotas de Patrocínio
Nomear as cotas de patrocínio é uma forma de valorizar cada patrocinador e uma estratégia para chamar a atenção deles.
Por exemplo, você pode adotar nomes de pedras preciosas, como bronze, prata e ouro. Assim, quem comprar uma cota de patrocínio ouro se sentirá mais valorizado, já que, indiretamente, mostrará ao mercado sua capacidade de investimento.
5. Defina os melhores Benefícios
Os eventos patrocinados exigem uma via de mão dupla. Empresas ou patrocinadores ajudam a realizar o evento, que por sua vez deve oferecer ofertas exclusivas em troca.
Cada cota deve proporcionar benefícios de valor para a empresa patrocinadora. Por exemplo: logo do patrocinador em kits e brindes, 10 metros quadrados de espaço para exibir logotipos de patrocinadores, banners publicitários no aplicativo da comunidade do evento, etc.
A chave do sucesso para conseguir patrocinadores é oferecer ativações e mídias que apresentem valor e criem oportunidades de negócio para os seus patrocinadores. Dessa forma, você conseguirá obter investimentos altos e ainda gerar lucro com a venda desses espaços de publicidade.
6. Veja quanto os patrocinadores podem pagar
Antes de iniciar sua estratégia de captação de recursos com cotas de patrocínio, é importante saber quanto os patrocinadores podem pagar. Esta dica é um acréscimo à terceira.
Uma sugestão que podemos oferecer é definir o público para sua estratégia de captação de recursos. Por exemplo, se o foco é em grandes empresas, você poderá criar poucas cotas de patrocínio, mas aumentar o valor de cada uma. Afinal, as grandes organizações muitas vezes estão integradas há mais tempo no mercado e possuem alta capacidade de investimento.
Por outro lado, se o seu foco for empresas menores, o ideal seria criar várias cotas de patrocínio para compartilhar/dividir bem o valor para garantir que elas possam comprá-las conforme suas condições.
7. Monte uma boa Estratégia de Marketing
Definir corretamente as cotas de patrocínio é fundamental para o sucesso do seu evento. No entanto, saiba que para vender suas cotas no prazo estipulado, investir em uma boa estratégia de marketing é essencial.
Então, desenvolva uma boa estratégia de marketing que inclua investir em marketing de conteúdo, postar conteúdo nas redes sociais, até mesmo apresentar suas cotas em plataforma de gestão e organização de eventos.
8. Disponibilize um canal de contato para tirar dúvidas
Mesmo que você forneça informações claras e objetivas sobre a cota de patrocínio do seu evento, seja no site do evento ou nas redes sociais, as pessoas quase sempre terão dúvidas. Por exemplo, sobre métodos de pagamento, contratos, benefícios, formas de participação, etc.
Então, como dica, disponibilize um canal de atendimento ou um aplicativo de comunidade para tirar dúvidas que possam surgir. É uma tática que não só mostra o compromisso do seu evento com o seu público, mas também permite que aproveite melhor as oportunidades.
9. Faça uma boa apresentação de suas Cotas de Patrocínio
Finalmente, chegou o grande momento de apresentar o projeto do seu programa de patrocínio para potenciais parceiros.
Seu programa de patrocínio precisa mostrar de forma clara e objetiva o evento (tema, objetivos, etc.), as características do público-alvo e o custo de sua realização. É com base nessas informações que seu potencial patrocinador pode ou não ser convencido a investir.
Além disso, se você precisa conseguir vários patrocinadores de perfis distintos, é recomendável desenvolver um projeto específico para cada um. Afinal, cada empresa possui um foco diferente, a lembrar do que já destacamos: o porte.
Uma boa estratégia é incluir as empresas no programa para que elas visualizem e consigam ampliar sua importância no processo de execução do evento.
Para fazer uma boa apresentação, você pode utilizar recursos gráficos, como o PowerPoint, por exemplo.
O que oferecer em troca para o Patrocínio de Eventos: aprenda aqui >>
10. Saiba como abordar seus possíveis Patrocinadores
Tão importante quanto escolher o patrocinador ideal é saber como abordá-lo para ganhar confiança, ter uma boa conversa e obter um retorno positivo.
Para iniciar, pare e pesquise a empresa, entenda seu público-alvo e seu posicionamento no mercado. Com esse tipo de análise, você terá mais chances de conhecê-la e determinar se ela é realmente uma boa opção para o foco do seu evento.
Por exemplo, se o público-alvo da empresa são pessoas interessadas em comprar produtos orgânicos, e seu evento é nessa área, faz sentido que ela aceite a compra de cotas de patrocínio.
A determinação das cotas de patrocínio é uma tarefa essencial para garantir a viabilidade de um evento, qualquer que seja seu porte. Com opções adequadas e bem escolhidas, será mais fácil atrair patrocinadores e obter os recursos que seu projeto necessita para ser executado.
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