A produção de eventos é uma estratégia singular no que diz respeito a potencializar o nome da empresa e ganhar mais visibilidade, alcançar uma clientela nova e estreitar os laços com fornecedores.
Além disso, essas produções têm o potencial de fortalecer as relações entre os funcionários, pois é uma forma de integrá-los e de favorecer a união já que todos estarão trabalhando juntos para um mesmo objetivo.
Para alcançar resultados de sucesso no seu evento, é preciso que diversas fases sejam consideradas, desde a idealização do projeto até os levantamentos pós-evento.
Visando resultados positivos, é de extrema importância que a comunicação interna da empresa esteja alinhada, colaboradores com uma comunicação objetiva e clara e processos bem estruturados.
Falaremos mais sobre como deve ser feita a comunicação interna em eventos, seu objetivo e alguns exemplos. Acompanhe!
Qual é a finalidade de estruturar uma comunicação interna ao produzir um evento?
A comunicação interna na produção de um evento é essencial para que, aquilo que está estruturado no planejamento venha se tornar uma realidade bem sucedida.
Os colaboradores de diferentes setores de produção do evento precisam estar bem alinhados, com objetivos bem traçados, caminhando todos em prol de um mesmo propósito claramente definido.
Todos precisam entender seu ponto de partida e seu ponto de chegada. Ter todos esses pontos bem estruturados é crucial para evitar desencontros e contratempos no caminho, cumprir a função do evento e garantir uma boa visibilidade da instituição.
O valor da comunicação interna no caso de produções externas
No que diz respeito às produções externas, a comunicação interna vai possibilitar engajar todos os setores e funcionários com a finalidade da produção.
Dessa maneira, além de estarem bem alocados no desenvolvimento das suas funções internas, ao terem uma boa comunicação interna e conhecimento de todos os processos do evento, vão entender em que etapa se encontram, bem como quais são os próximos passos e estratégias a serem realizados.
Além disso, os próprios funcionários poderão atuar também como um canal de divulgação do mesmo, promovendo a visibilidade e a repercussão do evento.
Essa boa comunicação também garante que os colaboradores se sintam parte da empresa, aumentando o sentimento de pertencimento, o que faz com que eles cada vez mais vistam a camisa e estejam sempre envolvidos em realizar da melhor maneira suas atribuições, pois se sentem valorizados.
Por isso, falhas na comunicação podem, de pouquinho em pouquinho frustrar vários pontos na empresa, que podem passar despercebido em momentos pontuais, mas no final das contas, é capaz de causar um grande prejuízo.
Quais são os danos que podem ser ocasionados por uma comunicação interna ineficiente?
Independente do tamanho ou público alvo do seu evento, uma comunicação interna ineficiente pode ser um tiro no pé da empresa, e acarretar danos e prejuízos em diferentes ocasiões.
Veja:
Interpretação errada das fases do planejamento e desconexão dos funcionários
Quando não se tem uma comunicação interna eficiente, os funcionários, apesar de focados nas suas atribuições, podem não estar trabalhando em sinergia, fazendo com que cada um esteja empregando tempo em esforço em questões diferentes.
Essa falta de conexão pode fazer com que os resultados de cada fase do planejamento não ocorram de maneira desejada, o que pode acarretar em prejuízos no cronograma previamente estabelecido do evento.
Busca de objetivos diferentes entre os setores
Uma comunicação interna ruim pode facilmente resultar numa busca de objetivos diferentes entre os setores. Se cada setor trabalha sozinho em prol de alcançar determinado fim, pode ser que no fim, ninguém alcance o resultado pretendido.
Esse desacordo entre os objetivos pode acabar gerando uma desunião entre os funcionários, bem como muito estresse.
Falta de direcionamento e motivação entre a equipe
Se tem uma coisa que é muito ruim para os colaboradores de uma empresa é o sentimento de falta de direção, não saber onde está e para onde está indo.
Além de atrapalhar a realização eficiente das etapas, isso faz com que eles se sintam extremamente desmotivados, pois não tem um objetivo bem traçado no qual precisam chegar.
Em se tratando da realização de um evento, se os próprios funcionários não sabem o que devem fazer e o que devem esperar do evento, quem dirá o público para o qual ele está sendo realizado.
Exemplos de ações de comunicação interna para ter sucesso na produção de um evento
Definição clara e objetiva do propósito do evento
Nesse momento, toda rede de colaboradores do evento precisa ter em mente de forma clara e objetiva qual é o propósito daquela produção.
Com isso, os funcionários dos diferentes setores, conseguiram traçar de forma eficiente e assertiva os caminhos pelos quais terão que percorrer para conseguir alcançar seus objetivos.
Além disso, tendo em vista o lugar no qual se deseja chegar, fica muito mais fácil traçar as estratégias necessárias.
É válido que se tenha algo documentado sobre todas as metas e objetivos do evento para que os colaboradores tenham acesso quando quiserem.
Canais de comunicação bem definidos
É extremamente necessário que haja um canal claro e simples de comunicação ao qual todos tenham acesso para que as informações cheguem no tempo devido à todos que precisam tomar conhecimento delas, assegurando a comunicação interna.
Elaborar um organograma bem estruturado
O organograma de uma empresa tem como função identificar os cargos e setores bem como os responsáveis por cada um deles.
Ter um organograma bem estruturado é fundamental para que os colaboradores saibam qual funcionário e qual setor está responsável por determinada função, para que eles saibam a quem recorrer e a quem se reportar quando necessário.
Elaborar um cronograma bem pensado
O cronograma vai permitir que os funcionários saibam quais são as fases da produção do evento, bem como o prazo em que cada uma deve ser realizada.
Isso permite que todos estejam sincronizados e caminhem juntos.
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