A gestão de pessoas é um dos maiores desafios na organização de eventos, principalmente em cenários de médio e grande porte. E, nesses casos, a formação de filas ocorre como um processo natural e inevitável.
No entanto, essas circunstâncias não precisam ser 100% negativas. Você quer evitar erros e situações de estresse causadas pela aglomeração de pessoas? Então, confira algumas dicas valiosas sobre como gerenciar filas em eventos!
Providencie sinalização adequada
O primeiro passo do gerenciamento de filas é orientar o público logo no momento da chegada. Por isso, placas e indicativos de fácil visualização são itens essenciais no ambiente. Invista em estratégias chamativas de sinalização vertical e horizontal para evitar que pessoas perdidas se acumulem de forma desordenada. Evite o caos!
Ofereça um atendimento especial
Agilidade e cordialidade são fundamentais nessas ocasiões. As pessoas já estão vivenciando um desconforto gerado pela ansiedade da espera, portanto, seja o mais prestativo possível.
Treine funcionários para dar as boas-vindas, esclarecer dúvidas e solucionar eventuais problemas. Dependendo da natureza do evento, considere servir bebidas e aperitivos ou colocar um bar à disposição. Pequenas atitudes poderão fidelizar o seu público.
Proporcione um espaço confortável
Para transformar o processo de espera em uma experiência positiva — ou pelo menos neutra —, atente-se ao espaço. Posicione as filas em locais amplos e ventilados, que disponham de sanitários e estejam próximos do salão principal. É preciso fornecer uma quantidade suficiente de cadeiras, poltronas e sofás para acomodar os participantes.
Decore o ambiente de espera
Providencie um espaço que, além de aconchegante, agrade aos olhos das pessoas. Monte uma decoração completa ou improvise alguns itens para “quebrar o gelo” do ambiente. Invista em uma iluminação confortável, flores ou outros objetos decorativos. Afinal, ninguém gosta de esperar na fila olhando para uma parede vazia.
Disponibilize formas de entretenimento
Tirar o foco da espera é uma estratégia crucial para satisfazer o público. Portanto, seja criativo e ofereça opções de entretenimento. Telas grandes exibindo clipes e outras obras audiovisuais podem funcionar. Dependendo da proposta do evento, apresente outras possibilidades artísticas. Música ambiente é ótimo!
Invista em vendas online
Você pode administrar as filas adequadamente, mas, se puder, evite-as. Disponibilize a compra online de tickets para reduzir o agrupamento de pessoas nos guichês de venda. Algumas plataformas digitais de comercialização de ingressos possuem ferramentas para gerenciar filas no momento da inscrição.
Aproveite os benefícios da tecnologia para otimizar o seu trabalho: pesquise e invista nas soluções corretas.
Organize os métodos de entrada
É comum encontrar eventos em que é preciso trocar ou validar o voucher impresso em um guichê antes de entrar. Prefira a entrada direta: quanto menos etapas, melhor! Caso haja distribuição de brindes, encaminhe o público a um setor separado para não formar um gargalo nas portas principais. Agilidade é o segredo do sucesso.
Gerenciar filas em eventos requer bom senso e planejamento. Por isso, invista na capacitação dos funcionários e na adequação do local. Esteja atento a qualquer eventualidade que tire o processo dos trilhos e dificilmente você precisará lidar com um trem desgovernado. Planeje, execute e aproveite os resultados!
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