Elabore uma Proposta de Patrocínio em 4 passos

Publicado em novembro 15, 2022

Quando trabalhamos com eventos, sabemos que possuir um patrocínio é uma forma imprescindível de garantir que a fonte de renda do mesmo seja efetiva.

E isso pode acontecer tanto a partir de injeções financeiras diretas, quanto com a aproximação do evento com o público, adquirida a partir da importância que a marca possui.

Dessa forma, para que se consiga bons patrocinadores a fim de garantir o sucesso do evento, é necessário elaborar uma boa proposta de patrocínio. Mas o que é, de fato, essa proposta?

Veja bem, a proposta de patrocínio consiste em demonstrar às marcas qual será o escopo do evento e qual público se está tentando atingir. Assim, o candidato a patrocinador avaliará se a proposta se encaixa ao que ele está buscando no momento.

Essa avaliação leva em conta o público-alvo que será atingido com o evento, a temática e os possíveis resultados que serão recolhidos ao final do mesmo.

No entanto, ainda que pareça uma tarefa simples, ainda existem muitas dúvidas a respeito de elaborar uma proposta de patrocínio que impacte positivamente os possíveis patrocinadores.

Pensando nisso, decidimos sanar todas as dúvidas, de uma vez por todas, ao elaborar esse guia simples com apenas 4 passos para que a elaboração da sua proposta de patrocínio seja sempre aceita pela outra parte.

Descubra a melhor forma de elaborar uma proposta de patrocínio

O primeiro passo para que a sua proposta de patrocínio seja bem vista pelos interessados, é se assegurar, enquanto organizador do evento, que se está realizando contatos com marcas pertinentes para o público-alvo do acontecimento.

Ou seja, não adianta realizar um evento esportivo, por exemplo, e contatar patrocinadores do mundo da beleza. Entende o que queremos dizer? A possibilidade de existir divergências durante a negociação é muito grande e pode frustrar ambas as partes.

Uma vez que essa parte esteja devidamente compreendida, a proposta de patrocínio poderá ser realizada de uma forma muito mais tranquila e melhor direcionada.

Abaixo, separamos os 4 principais passos para que você consiga montar a sua proposta sem grandes dores de cabeça:

1. Aposte na personalização

Ninguém gosta de receber mensagens programadas ou e-mails padronizados, não é mesmo? A impessoalidade que essas formas de contato geram cria uma sensação de mais do mesmo. A mesma coisa acontece com uma proposta de patrocínio.

O primeiro passo é pensar em toda proposta de patrocínio como algo único, ou seja, ela precisa ser criada especialmente para o cliente que se está tentando angariar para o seu evento.

A demonstração dessa personalização pode ser feita com falas diretas sobre a empresa em questão, com customizações que sejam relevantes para a estrutura do documento, como, por exemplo, a utilização do logotipo da marca e lembretes do por que se está buscando uma parceria com ela.

É fato que dispor de um bom material, cuja preocupação com a gramática e uma postura profissional seja imprescindível faz toda a diferença, bem como um design inovador para garantir que a apresentação encha os olhos e não se torne maçante.

Outro ponto importante é destacar a natureza do evento, os motivos pelo qual ele é relevante para o público e, consequentemente, para a marca abordada na proposta de patrocínio, além de informações como data, local, horário, entre outros.

E já que o ponto mais relevante de toda a organização é, de fato, o público-alvo do evento, ele também precisa estar em destaque neste documento. Faça uma boa pesquisa sobre o mesmo e disponha na apresentação, todas as informações a respeito são pertinentes.

2. Detalhe a análise de custos e de rentabilidade

Para realizar um evento, independente do porte do mesmo, é necessário avaliar profundamente quais serão os custos para realizá-lo e a sua rentabilidade a partir do lançamento do mesmo.

Percebendo a importância dessa etapa, é claro que ela não poderia ficar de fora de uma proposta de patrocínio, não é mesmo?

Seja sempre transparente com o candidato a patrocinador, detalhe todos os custos que o evento trará e deixe claro qual será a solicitação de valor por cotas.

Contudo, essa definição precisa ser realizada com cautela pelo organizador do evento, pois tudo dependerá do custo total e da disponibilidade da empresa para arcar com os mesmos.

Ainda assim, é necessário pensar nesta etapa de uma forma atrativa, que não assuste os possíveis patrocinadores antes mesmo de formalizar o contato inicial.

De todo modo, essa parte da proposta de patrocínio precisa ser a mais assertiva, tendo em vista que o objetivo de um patrocínio é obter rentabilidade maior que os custos, ou seja: lucro. Tenha isso sempre em mente.

3. Saiba vender o seu evento

Após deixar claro quais serão os custos da transação do patrocínio, é importante destacar todas as vantagens que a marca em questão terá ao optar por fazer parte desse evento com você.

Ou seja, destaque os pontos mais relevantes como, por exemplo, quais serão as formas de divulgação do patrocínio, em quais veículos, em qual formato, em quais redes sociais, qual será a linguagem adotada com o público, quais serão as ações no evento, entre outros.

Essa parte precisa ser extremamente atrativa, pois ela tende a ser crucial para o fechamento do negócio entre as partes, especialmente após dispor a quantidade de cotas e o valor das mesmas.

Pode parecer arriscado apresentar os custos antes das benesses, todavia, ao demonstrar a quantidade de benefícios que a marca terá, os custos já serão considerados como um mal necessário. Acredite!

Deixe claro, também, quais são os modelos que a sua empresa utiliza para representar os patrocinadores, isto é, onde geralmente se dispõe o logotipo (camisetas, artes representativas, brindes exclusivos etc.).

Esse é um segundo momento chave para que você demonstre, em números, quais são as possibilidades de retorno sobre o investimento. Por isso, a pesquisa a respeito do público-alvo do evento é de suma importância, pois ela assegura o que se diz sobre os hábitos de consumo do mesmo.

4. Fechamento do documento

Por fim, mas não menos importante, o fechamento da sua proposta de patrocínio também precisa demonstrar assertividade com a negociação, e para isso, é necessário deixar algumas informações pertinentes em destaque.

Deixe claro para o investidor que a sua equipe se encontra disponível para acertar possíveis cláusulas do documento, caso exista essa abertura por parte da empresa realizadora do evento, defina um prazo para o fechamento e fale a respeito dos próximos passos caso o retorno seja positivo.

Seguir esses quatro passos simples deixarão a sua proposta de patrocínio clara, objetiva e respeitosa para com a empresa que se está tentando trazer para uma parceria de longo prazo.

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