O marketing de evento pode parecer uma tarefa impossível de realizar. Pois ele abrange uma ampla variedade de disciplinas, o que, por sua vez, exige muito trabalho em várias equipes de uma organização.
Às vezes, promover um grande evento ou conferência pode parecer que você está escalando o Monte Everest em um monociclo sem oxigênio. Mas com as ferramentas e a estratégia certas, você terá sucesso garantido.
Hoje nós te ajudar a entender melhor sobre qual o modo certo de fazer isso. Ao fim desse artigo, você verá que é tudo mais simples do que parece!
Continue lendo para aprender algumas das principais estratégias e ferramentas de marketing de eventos que você pode usar para criar novidades.
Marketing de evento: o que você precisa saber antes de começar
Antes de começar a promover seu evento, é importante saber quais são as metas e objetivos que você deseja alcançar. Para alguns, pode ser a venda de ingressos. Para outros, pode estar criando um burburinho. Para a maioria, serão os dois.
O marketing de eventos precisa que as metas sejam definidas com antecedência, verifique se eles são claros em todas as equipes envolvidas na promoção. Aqui no blog nós já falamos sobre os passos essenciais para organizar um evento.
A próxima coisa que você vai querer pensar é sobre o que você quer medir e como vai fazê-lo. A única maneira de saber se sua abordagem está funcionando é medir o desempenho e fazer as alterações necessárias.
Comece pelas taxas de cliques em e-mails a impressões de mídias sociais, engajamento, desempenho de anúncios pagos e etc. Depois que suas metas e ferramentas de medição estiverem em vigor, é hora de iniciar seu plano de marketing de evento. A melhor maneira de fazer isso é com uma abordagem multifacetada.
Promover o evento usando o Marketing Digital
E-mail Marketing:
Desenvolva sua estratégia de marketing e comunicação com antecedência. Diferentes tipos de e-mails exigirão diferentes públicos.
Os e-mails de lembrete para aqueles que já deram confirmação de presença não serão necessários e as pessoas para quem você ainda está vendendo ingressos precisarão dessas atualizações frequentemente.
Crie uma Hashtag
Uma hashtag especializada para o seu evento pode melhorar o burburinho social, aumentar a participação e até aumentar o número de participantes.
Ao criar sua hashtag, tente mantê-la relevante, única, curta e agradável. Parece simples, mas não se esqueça – nem tudo soa bem como uma hashtag.
Sua hashtag não significa nada se você não a usar! Promova-o em qualquer lugar, incluindo o site do evento, e-mails dedicados, redes sociais e o aplicativo móvel do evento.
A hashtag é uma ótima maneira de seus participantes se envolverem com o conteúdo do evento, palestrantes e entre si. Você poderá assistir às tendências do seu evento em tempo real e obter feedback relevante no processo.
Use recursos visuais, vídeos e animações atraentes para chamar a atenção para seus tweets que promovem o evento. Certifique-se de fixar suas postagens também.
O marketing de eventos precisa acontecer com antecedência!
Quanto mais cedo você começar a promover seu evento por meio do marketing de evento e de hashtags, maiores serão suas chances de sucesso. A promoção antecipada ajuda a criar impulso e a atingir um público maior.
Comece a promover o evento com pelo menos 6 a 8 semanas de antecedência para garantir um alcance mais amplo. Isso também ajuda os participantes em potencial a limpar seus horários e a organizar viagens, se necessário.
Crie uma página de evento do Facebook
Uma das funcionalidades que o Facebook oferece é a de criar eventos e convidar pessoas de sua rede. Apesar de não ser tão utilizado quanto antigamente, ainda existe uma parcela da população que tem a rede social como favorita. Por isso, a criação de uma página do evento com mais informações sobre pode fazer muito sentido nesse caso.
No entanto, se o seu público for diferente e já não utilizar o Facebook com tanta frequência, outra rede muito útil é o LinkedIn. A funcionalidade lá é muito parecida à disponibilizada na rede de Zuckerberg. Por lá é possível criar uma página com todas as informações do evento e também dá para convidar as pessoas de sua rede.
Toda vez que alguém marca que vai participar do evento, ela ajuda a promover ainda mais a ação, já que as pessoas recebem notificações sobre a participação no evento. Ou seja, essa é uma ótima forma de potencializar a divulgação do evento!
Crie uma página para o evento
Uma página própria para o evento serve como um balcão único para seus visitantes terem acesso a mais informações sobre seu evento. Toda a sua promoção de mídia social, e-mail marketing etc. precisa direcionar os interessados para a página do evento.
Uma boa página precisa ter uma copy atraente, CTAs claras para se registrar no evento e um bom design. Adicionar depoimentos e vídeo de eventos anteriores pode ajudar a aumentar as conversões.
Como haverá muitos olhos em sua página, você precisa garantir que todos os elementos do design da página de destino estejam corretos e de acordo com a comunicação do evento.
Aproveite suas atividades de marketing existentes
- Não se esqueça de alinhar suas atividades de marketing já existentes com aquelas relacionadas ao marketing do evento. Não é preciso de criar tudo novo, o que importa é que você trabalhe em ambas atividades para que a promoção do evento não saia prejudicada. Se vocês sempre realizam eventos, com certeza será possível reaproveitar alguns dos materiais que já estão prontos.
- Adicione slides ou informações importantes sobre o conteúdo que será compartilhado no evento. Dessa forma, você tem a garantia de que o público tenha ainda mais interesse no evento.
- Alinhe com o palestrante para que durante o evento, sempre que possível, ele pontue sobre ferramentas e produtos da empresa que façam sentido com o que está sendo dito no momento. No entanto, é preciso pedir muito cuidado ao fazer isso, para que não fique parecendo que o evento foi criado apenas para promover os produtos (principalmente quando esse não é o objetivo do evento).
- Se a empresa mantém um blog, é interessante publicar conteúdos relacionados ao evento, chamando para a participação ao fim, pois isso também irá ajudar a promover o evento;
- Se estiver envolvido ou participando de outros eventos durante o período da promoção, compartilhe informações sobre o seu próprio evento e incentive as pessoas a participarem. Envie recados regulares e não se esqueça de destacar seu evento.
Promoção durante o evento
O grande dia chegou e o marketing de evento funcionou – você tem um local cheio de participantes ansiosos, mas seu trabalho não para por aqui. É de suma importância que você continue promovendo o evento durante toda a sua duração, se quiser manter o burburinho.
Mantenha o assunto em pauta
Para tantas pessoas que participou do evento, você tem outras que provavelmente não puderam participar, mas ainda estão interessadas no que está acontecendo, e é importante mantê-las envolvidas. Se você os envolver agora, eles estarão mais inclinados a participar do próximo evento.
Para isso, é interessante publicar conteúdo em tempo real sobre o que está acontecendo no evento. Uma boa dica é utilizar os stories da rede da empresa para fazer isso. Se o evento tiver uma página própria, essa divulgação pode ocorrer por lá.
Os tweets são uma excelente forma de manter o assunto em alta, literalmente. Por isso, é interessante contar com algumas pessoas dedicados a twittar os acontecimentos do evento continuamente. Eles devem agir como olhos e ouvidos e relatar usando as mídias sociais. Mas, é claro que isso não fará sentido para todos os eventos de todas as empresas.
Apesar de ser uma rede muito popular até hoje, algumas pessoas não tem o hábito diário de utilizar o Twitter. Por isso, o ideal é sempre utilizar a rede e a forma de divulgação que faz mais sentido para a sua empresa, seu nicho.
Use fotos e vídeos ao vivo do evento para que o interesse no assunto cresça ainda mais e aproveite isso para envolver também o público presente, incentivando-os a compartilhar em suas redes sociais usando a hashtag dedicada.
Marketing de evento: pense também no pós
O evento pode ter terminado, mas seu trabalho ainda não está concluído. É importante ter todos os seus esforços promocionais e encerrar o evento de uma maneira que possa ser usada para eventos futuros.
Se você estiver interessado em obter mais feedback, poderá descobrir o que deu certo e o que deu errado através de uma pesquisa pós-evento. Mais um recurso que a 4.events disponibiliza automaticamente para você!
Uma pesquisa como essa pode ser realizada no evento após o término da sessão final ou em um e-mail de agradecimento pela presença, com a solicitação para que a pesquisa seja respondida.
Todo o feedback é útil, portanto, incentive seus participantes a dar um feedback honesto. O importante é acatar ao que foi mencionado e a tomar todas as medidas ao alcance do time, para melhorar os pontos que forem citados. Existem todos os tipos de elementos valiosos de feedback que você pode compilar em uma ferramenta promocional para o seu próximo evento.
No entanto, além de comunicar com os presentes, é interessante falar também com aqueles que se inscreveram, mas não compareceram. Mande um e-mail falando sobre como foi o evento e lamentando por sua ausência. Isso fará com que a pessoa se sinta querida e talvez o atraia ainda mais para participar de um próximo evento.
Se for possível, mantenha algum contato com todos que se inscreveram no evento. Mantenha um mailing com assuntos relacionados, para que eles não se esqueçam de você. Com certeza, isso fará total diferença em uma outra edição do evento.
Promover um evento ou conferência é uma tarefa enorme, executar várias disciplinas exige um bom pensamento estratégico. Mas se você seguir as etapas acima, estará bastante próximo de um evento de sucesso.
Tenha a tecnologia como aliada
Como você pôde perceber, são várias as ações que podem e devem ser desenvolvidas e para gerenciar tudo isso melhor, a tecnologia é uma grande aliada! Felizmente, já existe atualmente, ferramentas voltadas para auxiliar no planejamento de eventos e elas não só podem, como devem ser utilizadas!
Esse tipo de solução automatiza algumas das tarefas que seu time teria que fazer manualmente e são muito trabalhosas. A emissão de certificado, por exemplo, é possível se livrar de toda essa burocracia com apenas alguns cliques.
E esse é apenas um exemplo das várias funcionalidades que esse tipo de ferramenta oferece. É realmente muito versátil e prático, com certeza, fará a diferença no dia a dia do seu time.
Conclusão
Quando se fala em produção de eventos, o marketing de evento é uma parte fundamental que precisa ser levado em consideração durante o planejamento. Para que seja feito de forma eficiente e que dê resultados, essa atividade consome tempo e precisa de atenção constante das pessoas envolvidas com o evento. Como nós mencionamos, são várias as ações que devem ser desenvolvidas em paralelo, é por isso que a atenção deve ser constante!
São várias as táticas que podem ser utilizadas para a divulgação do evento. O e-mail marketing e as hashtags podem ser grandes aliadas desse processo. Além disso, é super interessante criar também uma página para o evento. Assim, caso o participante ou interessando tenha alguma dúvida, basta visitar a página e conferir tudo!
Nem sempre será preciso criar tudo do zero, algumas das ações que já são desenvolvidas pelo marketing, podem ser aproveitadas para promover o evento. Como é o caso do blog, apresentações e outras ações nas quais a empresa pode estar envolvida.
Por isso, para que essa etapa do trabalho funcione plenamente como esperado e integrada com as melhores ferramentas de marketing, é preciso contar com um software de gestão de eventos que possibilite o uso dessas funcionalidades.
A plataforma de eventos da 4.events tem soluções que vão muito além de somente planejar o evento e vender ingressos, nós sabemos a importância da divulgação do evento e também da comunicação com os participantes. Então, nós oferecemos integração com ferramentas de analise de dados, e-mail marketing, rastreio de conversões, CRM de participantes e muito mais.
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