Para que um evento seja um sucesso, é preciso considerar uma série de fatores. O mais importante é o engajamento, tanto da equipe quanto dos participantes, assim como uma organização bem executada e a escolha acertada de fornecedores.
O pré-evento é o momento em que todos esses pontos são levantados para que as arestas sejam aparadas, garantindo maior efetividade nas ações propostas. Nessa hora, é preciso então definir a Checklist pré-evento e entram em jogo as inscrições e a divulgação do mesmo. São diversas questões a serem levantadas, e isso pode gerar muita confusão.
Com isso em mente, criamos um conteúdo exclusivo para que você saiba o que não pode faltar na sua checklist pré-evento. Confira!
#1 Checklist pré-evento: Objetivos
Antes mesmo de começar a pensar no planejamento do seu evento propriamente dito, é preciso pensar no seu propósito com ele. Afinal, é essa definição da Checklist Pré-evento que irá nortear toda a tomada de decisão.
Para garantir a assertividade, é preciso que esses objetivos sejam altamente específicos e que façam sentido em relação ao seu propósito. Por fim, com isso em mente, você poderá criar uma jornada para atingi-los.
Os objetivos são muito mais gerais do que as metas, afinal, são elas que irão afunilar a sua jornada e gerar dados que servem para mensurar os seus resultados. Um bom objetivo é aquele que é SMART (inteligente, em inglês).
- Specific (específico, muito claro e objetivo);
- Measurable (Mensurável para você saber onde está);
- Achievable (Atingível, para que ninguém se iluda com promessas falsas);
- Relevant (Relevante, assim faz sentido para todos os envolvidos);
- Time-Based (Que tenha um prazo para ser concluído).
#2 Orçamento para o evento
Criar um orçamento é um passo fundamental no planejamento do seu evento, e isso ajuda a tornar mais claro outros aspectos a serem levados em consideração.
Certamente você terá mais sucesso quanto maior for a sua capacidade de prever os custos e incluí-los no orçamento de maneira antecipada, porém, é possível continuar atualizando conforme novas necessidades surgem, sempre mantendo-se alinhado com os seus objetivos.
Certamente conforme o seu planejamento da checklist pré-evento vai se tornando mais sólido e consistente, alguns aspectos precisarão ser revistos no seu plano financeiro. É evidente que quanto menos você se distanciar do seu orçamento inicial, maior será o retorno do seu investimento, portanto, essa é uma ferramenta fundamental para a tomada de decisões estratégicas.
#3 Desenhe e limite o seu evento
A maneira com a qual o seu evento se apresenta para o público e o seu conteúdo são dois fatores-chave para o sucesso. Você não pode deixá-los para o final do planejamento, afinal, eles são fundamentais. A maneira como se conduz um evento e como os conteúdos são entregues impacta diretamente a experiência do público.
Comece definindo qual conteúdo deverá ser entregue no evento, assim como o formato a ser utilizado. Será uma apresentação ao vivo, slides, painéis com convidados ou um workshop?
Lembre-se que o conteúdo deve ser inesquecível para o seu público, portanto, planeje com antecedência. Além do mais, sempre que necessário, retorne aos seus objetivos para compreender se esse formato faz sentido.
Ainda, é preciso pensar nos equipamentos e nas mesas, o que fará uma diferença significativa. Quando você planeja os lugares e tecnologias a serem utilizadas, maiores são as chances de sucesso.
Um evento bem planejado não desperdiça espaços e nem superlota as salas. É preciso encontrar um ponto de equilíbrio que permita a entrega total do conteúdo, atendendo as demandas de cada um dos participantes.
Por fim, responda a seguinte pergunta: “O que é diferente no meu evento?”
Encontrando o seu diferencial, será possível entregá-lo com mais assertividade para a sua audiência, gerando maior engajamento e interesse por parte do público.
#4 Programação do evento
Escolher as datas e o local do evento são dois pontos importantes que irão impactar todo o resto do seu planejamento. Comece a pesquisar os locais o mais cedo possível, afinal, isso irá definir a sua capacidade de atendimento.
Logo em seguida, comece a elaborar uma programação e defini-la na Checklist pré-evento. Será apenas uma série de workshops? Terá um show ao vivo? Terá uma sequência de palestras com convidados?
Respondendo a todas essas questões, em paralelo com os objetivos, é possível ter uma visão ampla e geral do seu evento, de modo que melhores decisões possam ser tomadas.
Saiba que o público quer saber de antemão tudo o que irá encontrar, portanto, esse rascunho inicial deve ser a sua prioridade. Nesse sentido, o cronograma pode ser até mesmo uma ferramenta de divulgação do projeto.
#5 Ferramentas de inscrição e pagamento
É preciso ter em mente que ninguém gosta de ficar em filas para comprar ingressos. Certamente ainda existe a possibilidade de comercializar tickets físicos, porém, as soluções digitais geram resultados mais positivos e maior produtividade.
Na checklist pré-evento você certamente deve contar com uma plataforma de inscrições online que não apenas venda ingressos, como também administre todas essas compras, enviando comprovantes para os clientes no momento em que o pagamento é processado.
Assim, ganha-se mais agilidade, e reduz-se a burocracia para que a inscrição ocorra, aumentando o engajamento e melhorando a experiência de consumo.
Nesse mesmo sentido, vale a pena considerar uma plataforma do participante, na qual ele encontra todas as informações sobre a sua reserva, assim como sobre o evento.
#6 Promoção do seu evento
A divulgação e promoção acontece sempre na fase do pré-evento, e é um dos pontos mais importantes da sua checklist pré-evento. Quanto antes você começar a promover o evento, maior tende a ser o engajamento e a curiosidade gerada. Existem inúmeras maneiras de fazer isso.
- Redes sociais;
- Anúncios pagos;
- Outdoors;
- Acordos com patrocinadores;
- Divulgação por parte dos palestrantes, se houver;
- Divulgação de teaser e anúncios, dentre outros.
Nesse ponto, o mais importante é conhecer o seu público-alvo para compreender onde ele está e quais são as plataformas que mais consome, de modo que a estratégia de divulgação aconteça nos meios, canais e termos corretos.
Lembre-se que as pessoas compreendem a divulgação já como parte do evento, portanto, ela deve refletir os objetivos e valores do mesmo.
A 4.events pode ajudá-lo a organizar o seu evento de maneira acertada e assertiva. Entre em contato agora mesmo!
