Aplicativo para Eventos: ferramenta essencial para organizadores!

O planejamento de eventos é uma tarefa um pouco difícil e pode gerar algumas dores de cabeça. Os responsáveis em coordenar e gerenciar um evento podem ser um dos cargos mais estressantes que existem.

Isso acontece porque existem diversas etapas que envolvem esse planejamento e organização, e com isso, ter sucesso na produção do evento pode ser difícil. Mas, felizmente tem surgido diversas soluções tecnológicas pensadas exclusivamente para auxiliar a vida dos produtores de evento e é sobre uma delas que vamos falar: os aplicativos para eventos!

Soluções para o universo dos eventos

Depois da pandemia da Covid-19, muitos eventos presenciais tiveram que ser mudados para virtuais. Para levar o evento até seus convidados, é preciso dividir suas tarefas para que todas elas sejam realizadas com sucesso, de maneira excepcional.

Por isso, hoje podemos contar com uma grande variedade de soluções e também aplicativos para eventos que ajudam na organização, planejamento, execução e acompanhamento das métricas de um evento, seja ele presencial ou virtual.

São diversas as soluções tecnológicas voltadas para esse universo dos eventos. Algumas são voltadas para a organização, enquanto outras são voltadas para os participantes e a interação com os mesmos. E claro, existem as mais completas que oferecem funcionalidades em todas as pontas.

É importante que os organizadores de evento entendam a tecnologia como um apoio mais que necessário para fomentar seus resultados. Muitas pessoas, infelizmente, relutam para inserir esse tipo de solução em seu dia a dia. Entretanto, isso apenas torna o dia a dia mais complexo e burocrático.

Pensando em te ajudar, hoje trouxemos algumas informações sobre algumas das melhores funcionalidades que um aplicativo para eventos oferece, para te auxiliar em todas as etapas que envolvem a produção de eventos.

Aplicativos para eventos: conheça as funcionalidades dessa ferramenta para o seu evento

Como dissemos, o aplicativo para eventos é uma ferramenta essencial e indispensável para os organizadores, que precisam realizar diversas tarefas ao mesmo tempo, o que pode gerar dores de cabeça.

Com isso, veja abaixo as melhores funcionalidades de um aplicativo para eventos e como ele pode te ajudar:

1. Página personalizada

Uma das primeiras funcionalidades do aplicativo para eventos é ter uma página totalmente personalizada de acordo com as características do seu evento. Nessa página você consegue acrescentar as suas redes sociais, imagens, textos, vídeos e materiais para que os participantes façam download, por exemplo. Tudo de acordo com a marca do seu negócio.

Assim, com a página personalizada do aplicativo, o participante consegue ter acesso a todas as informações importantes já na página inicial, para não ter nenhuma dúvida. Isso facilita muito a comunicação entre organização e participantes do evento, já que toda e qualquer dúvida sobre o evento provavelmente será sanada logo nessa primeira página.

Além disso, é também uma ótima alternativa para eventos que são patrocinados, já que será possível comercializar essa aparição log na primeira página do evento.

2. Enviar notificações

Mais uma funcionalidade que o aplicativo para eventos pode proporcionar aos seus participantes é a possibilidade de enviar notificações push.

Essas notificações podem ser enviadas em massa, para que você consiga transmitir mensagens persuasivas, por exemplo, a todas as pessoas que se inscreveram em seu evento e possuem esse aplicativo.

O objetivo é fazer com os participantes estejam sempre por dentro de novidades, observações e mensagens importantes relacionadas ao evento. E é muito mais provável que eles leiam uma notificação, ao invés de um e-mail ou sms. O melhor de tudo é que é muito fácil comprovar isso. Quantos sms ou e-mails você abriu e leu atentamente hoje? E quanto as notificações, você conseguiu ignorar alguma e só arrastas para o lado?

3. Grupo de mensagens para divulgação

Todos os patrocinadores do seu evento também possuem acesso ao aplicativo para eventos, e com isso, eles conseguem criar grupos e comunidades dentro do chat para divulgar os materiais aos participantes. Ou seja, esse é mais um espaço que pode ser comercializado dentro da cota de patrocínio do evento.

Mas, essa funcionalidade não é útil apenas para os patrocinadores, pois também pode e deve ser utilizada pela própria organização. O app pode ser o principal meio de contato e comunicação com os inscritos no evento. Além de ser uma ótima forma de comunicação direta, com isso, já será possível acostumar a audiência a estar sempre checando o app. Ou seja, isso também facilita à adesão a ferramenta.

Afinal, de nada adianta ter um aplicativo do evento se ninguém o utilizar.

4. Banners e stories

Essa é outra funcionalidade que vai agregar muito a cota de patrocínio do evento, pois alguns aplicativos também oferecem a funcionalidade de criar banners e stories! Sim, essa não é uma exclusividade apenas das redes sociais do momento.

Com isso, dentro do aplicativo, você poderá vender espaço para banners e stories de empresas que desejam divulgar os seus produtos para os participantes, mas é interessante lembrar de moderar tudo aquilo que for postado.

Essa ferramenta também pode ser utilizada pela organização, para divulgar informações importantes e que é importante que todos os interessados saibam. O fim do período para comprar o ingresso, por exemplo. A divulgação do horário das palestras ou apresentações. Como esses banners costumam ter uma localização privilegiada, são uma ótima alternativa para repassar informações primordiais ao público.

5. Sala para reuniões virtuais

Mais uma incrível funcionalidade deste aplicativo para eventos é a possibilidade de criar uma sala virtual para fazer reuniões de negócios.

Essas reuniões podem acontecer inclusive durante a realização do evento, com empresas e pessoas que estejam interessadas em adquirir os serviços ou produtos dos patrocinadores do evento. É uma excelente forma de potencializar as vendas durante o evento.

Também pode ser utilizadas para que os participantes tirem dúvidas ou saibam mais sobre um determinado produto/serviço oferecido pela empresa.

6. Coletar dados

Com o aplicativo para eventos, é possível fazer a coleta de dados de forma totalmente automática dos participantes. Essa é uma grande dificuldades dos organizadores que realizam todo esse processo de forma manual. Normalmente, isso é feito através de formulários que devem ser acompanhados continuamente. E é muito trabalhoso coletar e analisar todos esses dados em planilha. Por isso, o aplicativo facilita muito nessa etapa!

Além disso, também é possível que os patrocinadores do evento coletem leads através de um leitor QR Code durante o evento presencial. O que é mais um item que pode agregar na lista de cotas de patrocínio.

7. Painel do patrocinador

No aplicativo para eventos, os patrocinadores possuem um painel exclusivo voltado para eles. Com isso, eles conseguem ter acesso aos relatórios e as métricas do evento em tempo real, além de conseguir atualizar os seus dados constantemente.

Normalmente, os patrocinadores dependem dos organizadores para que essas informações sejam repassadas. E dificilmente isso ocorre em tempo real, pois durante o evento eles estão muito ocupados para isso.

O uso de aplicativo para eventos com funcionalidades como esta, facilita o trabalho dos organizadores. Evita falhas, erros e aumenta o engajamento dos participantes e também dos patrocinadores do evento.

Por que utilizar aplicativos para eventos é importante?

A tecnologia chegou para facilitar algumas operações em diferentes segmentos de empresas e negócios, e na organização de eventos não é diferente. Hoje em dia, podemos contar com muitas ferramentas que são capazes de ajudar na gestão de eventos, direcionados aos organizadores e aos participantes.

Essas ferramentas podem ajudar em todas as etapas do evento, seja no planejamento pré-evento, durante a realização e no pós-evento.

O aplicativo para eventos agrega valor à rotina de um organizador. No entanto, com tantas opções no mercado, é difícil entender as funcionalidades de cada um e se realmente é importante investir nisso.

Mas, é seguro dizer que o uso de aplicativos desse tipo são uma verdadeira “mão na roda” para os organizadores. Muitas das funcionalidades facilitam tarefas que antes precisariam ser realizadas manualmente, agregam valor ao evento e expandem as possibilidades de patrocínio. Os pontos positivos de investir nesse tipo de inovação são incontáveis.

O principal objetivo do aplicativo para eventos é justamente ajudar a encontrar soluções para os problemas que existem no meio dessa organização. Por isso, eles tornam tudo muito mais prático, ágil e assertivo.

Acompanhamento em todas as etapas

O aplicativo para eventos funciona auxilia em todas as etapas da organização, como dissemos anteriormente. Assim, você pode contar com esse auxílio e otimização do trabalho em diferentes processos.

Quando os eventos realizados são um sucesso, os participantes conseguem aproveitar todas as etapas, seja um evento pequeno, grande, presencial ou virtual.

Mas, para que isso seja uma realidade, os organizadores do evento precisam colocar algumas estratégias em prática, com o objetivo de controlar todos os detalhes que envolvem essa organização e assim como cumprir os prazos prometidos.

É nesse momento que podemos entender o quanto o aplicativo para eventos pode ser interessante. Com o auxílio em todas as etapas, desde o primeiro contato com a produção do evento, até na distribuição de tarefas e no monitorando das métricas que são cruciais para a organização.

Esses aplicativos ajudam a monitorar todos os detalhes em um só lugar, otimizando o tempo do organizador. Traz ainda a possibilidade de visualizar melhor seu trabalho, assim será possível ter certeza de que todas as tarefas estão sendo realizadas dentro do prazo, sem nenhum problema. E qualquer problema percebido poderá ser rapidamente solucionado.

Com um evento bem organizado, você consegue iniciar suas atividades com mais rapidez e eficiência. Afinal, todos os processos, fluxos de trabalho e etapas de realização poderão ser observadas e avaliadas em tempo real, sob a responsabilidade do organizador.

Trabalhar com esse tipo de ferramenta é essencial para ter a certeza de que todas as etapas estarão integradas entre si, trazendo vantagens sobre o planejamento, que vão muito além do financeiro e do retorno sobre esse investimento.

Quanto menos preocupações você tiver durante a realização, produção e planejamento do seu evento, mais tempo você terá para se concentrar em criar um evento incrível, fazendo com que os participantes estejam engajados e prontos para participar novamente de um evento organizado por você.

Como escolher um aplicativo para eventos?

Se você gostou das funcionalidades que apresentamos e está pensando em investir nessa novidade, é importante estar atento no momento de fazer sua escolha. Como dissemos, são vários os apps disponíveis atualmente no mercado, mas qual deles é o melhor?

Para ter certeza de que está fazendo uma boa escolha, é importante pesquisar bem sobre a empresa que está contratando. É uma empresa de confiança, o que seus clientes dizem a respeito? Para saber sobre isso, uma pesquisa rápida na internet irá te ajudar. Assim, você saberá se a empresa oferece bons produtos e se quando há problemas o suporte prestado é de qualidade.

Além disso, é importante avaliar as funcionalidades que são oferecidas e entender se elas atendem as necessidades da sua empresa. É provável que você não utilize todas as que a ferramenta oferece, mas é preciso garantir que aquelas que são cruciais para a realização dos seus eventos sejam oferecidas. Afinal, se você não levar isso em consideração, é provável que escolha uma ferramenta que não será realmente utilizada, o que será apenas um investimento furado, que não trará nenhum retorno para a empresa.

E é importante ressaltar que não existem apenas aplicativos. Hoje em dia, é possível contratar plataformas completas que auxiliam em absolutamente todas as etapas de um evento.

O Aplicativo da 4.events

Se você leu até aqui e está realmente interessando em conhecer um aplicativo para eventos, não pode deixar de conhecer o da 4.events. O app é completo e tem todas as funcionalidades que citamos aqui e várias outras. É uma excelente alternativa para quem está em busca de uma ferramenta desse tipo.

A ferramenta foi desenvolvida por produtores de evento, ou seja, os melhores conhecedores das dores desse ramo e por isso ela atende tão bem as diversas necessidades da área. Quer conhecer mais sobre? Clique aqui e acesse nosso site para conferir as soluções disponíveis que temos para te ajudar na realização dos seus eventos! Em caso de dúvidas, entre em contato conosco.

Esperamos que o conteúdo compartilhado tenha te ajudado a compreender melhor sobre como funcionam os aplicativos para eventos e como eles impactam no dia a dia de um organizador de eventos. Se quiser continuar a ler mais sobre, te convidamos para conferir nosso blog, estamos sempre publicando conteúdos relacionados ao universo dos eventos.

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