Em muitos casos, a organização de eventos é muito importante. Aniversários, comemorações de empresas e até celebrações públicas geralmente exigem eventos. No entanto, produzir eventos não é uma tarefa fácil. É preciso planejamento e experiência para fazê-lo de forma otimizada e bem-sucedida.
Para que não restem dúvidas, preparamos este conteúdo para mostrar a você a verdade sobre os acontecimentos da produção de um evento que nunca ninguém lhe contou. Acompanhe!
Investir em um bom Planejamento é a Chave para o Sucesso do seu Evento
Para produzir eventos de sucesso, é necessário planejar e controlar cuidadosamente todos os aspectos de sua realização. Não fazer isso é confiar na sorte e correr o risco de falhar completamente na sua produção.
O planejamento é uma ferramenta de gestão que pode ser utilizada em qualquer estratégia, como na hora de produzir eventos. Essa solução é ainda mais necessária quando o evento é de médio ou grande.
É no planejamento que é determinado o objetivo do evento, qual é o seu público-alvo e como ele será organizado. Tudo isso precisa ser bem estabelecido.
Então, para ter um evento de sucesso, não abra mão de um bom plano que oriente todos os passos que um gestor deve seguir para garantir um evento de referência.
Não adotar o Checklist é um erro!
Essa é mais uma verdade sobre produzir eventos. A lista de verificação, ou checklist, é uma ferramenta importante para lidar com os mínimos detalhes do evento e evitar que algo passe despercebido. Por isso, não deixe de usá-lo no seu dia a dia como produtor de eventos.
Para elaborar seu checklist, leve em conta todas as atividades que devem ser feitas para que o evento seja organizado e conduzido conforme o planejado, ou seja, de acordo com a etapa que mencionamos anteriormente.
Abaixo mostramos um exemplo prático:
- Realizar pesquisa de mercado para contratar buffet;
- Contratar equipe para recepcionar convidados;
- Locar equipamentos de som e iluminação;
- Contratar tecnologia para transmitir o evento em tempo real.
Veja que se trata de ações que devem ser feitas dentro do cronograma de organização do evento para que seja um sucesso.
A maioria dos Eventos precisa de Patrocínio
Para produzir eventos, você precisa de dinheiro ou verba. Por mais simples e pequeno que seja, é necessário dispor de recursos financeiros para garantir sua viabilidade e sucesso.
Então, o recurso tem que vir de algum lugar ou de alguém: o patrocinador. Muitas vezes, porém, o próprio cliente patrocina seu evento, reservando uma parte de seu orçamento para comemorações que podem ajudar a empresa a atingir rapidamente seus objetivos.
No entanto, como esse não é o caso de muitos produtores de eventos, saiba de antemão que a maioria dos eventos exige patrocínio.
Para arrecadar fundos para o seu evento, é necessário investir em uma boa estratégia. Por exemplo: garantir contrapartidas para patrocinadores, que podem mostrar sua marca durante seu evento. Mesmo que o evento seja realizado de forma online, é possível exibir a marca do patrocinador.
Os patrocinadores precisam ser persuadidos a patrocinar seu evento e, claro, isso só pode ser feito se você garantir a eles alguma publicidade.
É essencial conhecer o Público do seu Evento
As pessoas que participam do seu evento são muito importantes. Afinal, são elas que dirão, por exemplo, se seu evento atendeu as expectativas esperadas.
Por isso, conhecer bem o público do seu evento e descobrir o que ele espera dessa ocasião é fundamental para alcançar sucesso.
Portanto, antes de começar a produzir eventos, conheça o seu público.
Existem algumas maneiras de conhecer seu público, ou melhor, traçar seu perfil. Abaixo, destacamos as principais:
Aplicação de entrevista online: é uma forma rápida e menos custosa de conhecer o público-alvo do seu evento, já que pode ser aplicada online, a partir de enquete ou entrevista. No entanto, as perguntas precisam ser feitas de maneira a coletar o máximo de informações possíveis a respeito do seu cliente.
Realizar uma pesquisa de mercado: é uma maneira de conhecer não apenas seu público-alvo, mas também a concorrência. Por exemplo, eventos que são realizados dentro da mesma área que pensa em fazer o seu. Embora muitos gestores de eventos não levem isso em conta, conhecer outros eventos pode garantir um diferencial ao seu.
Considerar suas dores/necessidades: após a coleta de informações, é possível conhecer as dores ou necessidades do seu público-alvo. Tendo esse conhecimento, você pode planejar a realização de um evento buscando resolver as situações identificadas. Por exemplo, preencher uma lacuna de conhecimento em determinada área.
Utilizar Tecnologia para Produzir Eventos será o seu diferencial.
A tecnologia fez muitos avanços nos últimos anos e tem ajudado vários setores do mercado, e para produzir eventos não é exceção.
Softwares, plataformas de gestão e organização de eventos, aplicativos, além de smartphones e tablets facilitam muito a vida dos produtores de eventos. Ciente disso, não deixe de usar a tecnologia a favor da realização do seu evento.
É justo dizer que empresas ou produtores que não usam a tecnologia para melhorar a realização de eventos hoje, sem dúvida, ficarão para trás, pois essa é uma tendência cada vez mais popular na área.
Existem plataformas para planejar, gerenciar e transmitir eventos, com vários recursos para otimizar tudo isso. Por exemplo, relatórios de gestão, número de inscrições em um evento e até facilitar a interação entre organizadores de eventos e palestrantes.
Então, você sabia dessas coisas antes de começar a produzir eventos? Essas verdades podem ajudá-lo a planejar um evento de sucesso. Portanto, tome nota de tudo que foi apresentado aqui.
Está buscando aprimorar a realização do seu evento, mas não sabe como? Usar a tecnologia é o primeiro passo para que consiga alcançar isso.
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