Qualquer empresa gostaria de ter sucesso no seu evento, usando poucos recursos, gastando pouco dinheiro. O que muitas empresas não sabem é que isto é possível. Não é complexo fazer mais com menos.
Sabe quais são os detalhes que aumentam a eficiência dos seus eventos? Conheça os detalhes que podem fazer a diferença
Definir objetivos
Definir objetivos é a primeira coisa que deve fazer quando organiza um evento. Fazer negociações sem objetivos e metas claras, para um projeto, aumenta a probabilidade de vir a gastar no que não precisa. Os objetivos devem ser todos sistematizados. Primeiro pense no objetivo geral do seu evento. O que pretende com ele? No final de tudo, qual o impacto que gostaria que ele tivesse? Era aumentar clientes ou posicionar a marca? Defina bem o que pretende.
Após definir este objetivo geral, parta para objetivos mais concretos. Estes devem alinhar-se com o geral. Elabore uma lista dos mesmos e, no final, exclua todos aqueles que lhe parecerem ser menos relevantes.
Esta lista será uma grande aliada durante todo o processo de negociação, que segue a esta fase.
Planejar custos
Uma das formas mais eficazes de poupar recursos é através do budget (orçamento). Você sabe qual é o orçamento máximo disponível para seu evento? Depois de saber qual o valor de que dispõe ou de estipular o que pode gastar, estime o custo de cada um dos objetivos a que se propõe. Investigue bem todas as possibilidades, antes de estipular o custo de cada um dos objetivos. Veja o que existe disponível no mercado. Só a seguir a isto é que deve pedir orçamentos às empresas com quem pretende trabalhar. Quando for a hora, saberá se lhe estão cobrando um preço acima do esperado ou um valor justo. Aí, poderá ter conhecimento de causa para optar pela empresa que lhe fizer a melhor proposta.
Obter patrocínios
Patrocínios é uma das formas mais usadas para se conseguir contenção de custos ao nível da comunicação. O sucesso das empresas patrocinadoras depende do seu sucesso. Por essa razão, estas irão esforçar-se para que tudo corra pelo melhor. Criar esta relação para os dois lados (o seu e o dos patrocinadores) tem vários efeitos vantajosos:
- Obter mais visitantes para o evento – você fará a sua publicidade e os patrocinadores, a deles. Ou seja, duplicarão esforços com o mesmo custo para cada um de vocês;
- Os visitantes receberão brindes dos patrocinadores sem você ter que gastar dinheiro;
- O apoio de patrocinadores reforça a credibilidade da sua marca. Veja, por exemplo, o patrocínio da UNICEF ao team do Barcelona.
Fazer parcerias
Muitas empresas juntam-se a outras para reduzirem custos. Obviamente que, quando se juntam, há mais para além disso – a transferência de valores, associados às marcas, é um exemplo. Esta é uma excelente forma de ser eficiente em eventos. Olhe para a lista dois seus objetivos. Pense em quais as necessidades com que se deparará na realização do seu evento. Depois, pense que entidades podem ajudá-lo a suprir essas necessidades.
Exemplo: você irá realizar um evento de automóveis, por que não realizá-lo num aeródromo? Assim, poderá tentar uma parceria com este, negociando que ele se encarregará dos custos. Você estará a promover aquele espaço, por isso será uma parceria win-win.
Tenha em conta que estas parcerias devem ser escolhidas com cuidado. Nunca escolha parceiros que se distanciem muito dos seus interesses ou valores. Isto criará alguma confusão de marcas na cabeça dos clientes de ambos.
