Para conseguir organizar um evento de sucesso que seu evento é preciso de muito planejamento. Antes de partir para o plano de ação, colocar tudo no papel e definir quais os objetivos a serem alcançados é fundamental para que tudo dê certo.
Só quem está por trás da produção entende o quanto é importante seguir dicas para planejar e organizar evento. Pois elas vão ajudar a não deixar passar nenhum detalhe e, assim, garantir que tudo saia dentro do esperado. Quer conhecer estas dicas e entender como organizar um evento?
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7 dicas para planejar e organizar um evento de sucesso
1. Faça um bom planejamento
Vai fazer uma palestra, workshop, confraternização ou promover um curso? Faça um bom planejamento! E com o máximo de antecedência.
Anote todas as ideias em um papel: possíveis fornecedores, colaboradores, local de realização, equipamentos envolvidos, cardápio, orçamentos. O planejamento é o esqueleto do projeto. É a partir dele que você começa a traçar seu plano de ação. Por isso, é tão importante que esse seja seu primeiro passo.
Nesse momento que você vai definir se é mais interessante realizar o evento de forma online, presencial ou hibrida, de acordo com o objetivo do seu evento e o seu público alvo. Assim, você vai conseguir direcionar melhor todo o seu planejamento de acordo com a estrutura do seu evento e todas as suas necessidades.
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2. Estude sobre o seu público-alvo
Como falamos anteriormente, é importante entender muito bem sobre o seu público-alvo. É dessa forma que você vai perceber o que o seu evento precisa oferecer para que as pessoas escolham se inscrever nele.
O evento de sucesso é aquele que está alinhado as características principais do público e do que ele deseja. Com estratégias e planejamentos feito com base nesses dados, é muito mais fácil obter melhores resultados.
Então, para descobrir tudo sobre o seu público realize pesquisas e questionários com quem se encaixam no perfil e faça perguntas certeiras para reunir informações relevantes para a sua organização.
3. Prepare uma lista de fornecedores
A lista de fornecedores para o seu evento pode ser feita no planejamento do projeto, mas é preciso detalhar e fazer uma triagem dos mais potenciais. Nessa lista devem constar os que inspiram confiança, que possuem referência e que têm o melhor custo-benefício.
Não esqueça de ter uma lista extra em caso de imprevistos. Separe os fornecedores por tipo de serviço e vá para o próximo passo: o orçamento.
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4. Faça orçamentos
Para organizar um evento de sucesso é preciso ser cauteloso e buscar sempre os melhores preços. É possível encontrar ótimos serviços e produtos por quantias justas, mas isso requer paciência, por isso, é tão importante fazer tudo com antecedência.
Aproveite a facilidade que a internet proporciona e faça pesquisas sobre as empresas. Detalhes como reputação no mercado, recomendações e reclamações não podem ficar de fora.
Mas o que isso tem a ver orçamento? Trata-se de uma estratégia de otimização de tempo, afinal, para que perder tempo orçando serviços e produtos de uma empresa que pode trazer problemas?
5. Defina o local do evento
Tão logo a data seja escolhida, e se o seu evento for realizado de forma presencial, defina e reserve o local de realização do evento. Mas antes, alguns cuidados são indispensáveis, como, por exemplo, conhecer sua infraestrutura e checar se ela se encaixa no que você precisa.
Outros detalhes que devem ser observados são: capacidade de público, segurança do local, localização e acessibilidade, acústica, condições sanitárias e outras necessidades que seu evento tiver. Pois, a organização de um evento vai depender de todas essas caracteristicas do local escolhido.
6. Capriche na estratégia de divulgação
E, para fechar com chave de ouro, faça com que as pessoas saibam do seu evento. Não adianta caprichar na organização se não houver público para aproveitar. A divulgação deve atingir o público-alvo do seu projeto. Utilize as redes sociais, em especial o Facebook, que tem uma ferramenta de divulgação de eventos.
Se seu público estiver online, analise a possibilidade de criação de um site. Com ele é possível concentrar em um só lugar as informações sobre o evento e até mesmo as inscrições.
Caso seu público esteja offline ou seja misto, não deixe de utilizar os meios de divulgação tradicionais como confecção de folhetos, cartazes, anúncios, brindes personalizados, dentre outros.
7. Invista em uma plataforma de gestão de eventos
Organizar um evento é algo muito complexo e com muitas etapas, como vimos ao longo desse artigo. Por isso, uma boa alternativa para a produtividade da sua organização e para diminuir os problemas, seria investir em um software de gestão.
A tecnologia pode ser um grande aliado dos produtores e organizadores de eventos, pois oferece processos otimizados e com facilidades que não existem se tudo for realizado de forma “tradicional”. Se modernizar é uma oportunidade inclusive de se diferenciar dos seus concorrentes e apresentar benefícios que vão destacar o seu evento.
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