Rodar evento com 4 ou 5 fornecedores tecnológicos diferentes não é sinal de eficiência. É sinal de alerta.
Ainda encontro quem veja fragmentação de tecnologia como liberdade. Quem diga que cada fornecedor executa “o que sabe de melhor”. Normalmente vejo também: dado perdido no meio do caminho, retrabalho virando rotina, patrocinador cobrando resultado e participante frustrado na fila do credenciamento. Não é exagero. Fragmentar a operação e a tecnologia gera custos invisíveis – e é sobre eles que quero provocar a sua reflexão.
Gestão de fornecedores: o problema invisível
Quem organiza eventos sabe: negociar preço e cumprir prazo é só parte da história. Os verdadeiros impactos – aqueles que afetam receita, relacionamento com o público e a imagem do evento – nascem de escolhas aparentemente inocentes no começo da seleção dos fornecedores. O problema não está em terceirizar. O perigo se esconde quando você terceiriza sem construir uma integração real entre os diferentes parceiros e sistemas.
Você pode até pensar: cada sistema faz seu papel, minha equipe “dá um jeito” nos dados depois. Mas esse “depois” custa caro. E frequentemente custa mais do que você imagina.
- Custo de tempo – porque dados desconectados precisam ser alinhados manualmente.
- Custo de reputação – porque patrocinadores querem números robustos, e os números simplesmente não batem.
- Custo de receita – porque oportunidades de venda viram estatística esquecida em planilha isolada.
Já vi eventos que perderam 30% da receita potencial porque não conseguiam rastrear de onde vinham os melhores leads. O problema não era a captação de público. Estava na tecnologia que não conversava entre si – e esse é o tipo de perda que não aparece claramente no relatório financeiro.
Se em outros setores os chamados “custos ocultos” já superam os ganhos, por que seria diferente na gestão de eventos corporativos?
O primeiro passo, que nem sempre é óbvio: parar de assumir que o invisível é irrelevante. Acredite, ele é justamente o que te impede de avançar – e está consumindo um pedaço cada vez maior do orçamento e da energia do time.
5 custos ocultos de múltiplos fornecedores
Sei que a tendência é buscar a melhor condição comercial em cada pedaço da operação: um para credenciamento, outro só para controle de acesso, outro para registro, mais um para envio de certificados… O mosaico parece seguro, mas se transforma em armadilha silenciosa.
Listei aqui os 5 custos ocultos que vejo com mais frequência:
1. Perda de dados entre sistemas desconectados
O que não se integra, se perde. Simples assim. Já testemunhei eventos grandes onde a base de credenciamento simplesmente não conversava com a plataforma de emissão de certificados. No final, dezenas – às vezes centenas – de participantes receberam certificados errados ou, pior, nem receberam.
Essa perda vai além do constrangimento. Cada ponto de contato perdido é dinheiro e relacionamento que evaporam. Dados perdidos = receita perdida. Todo lead mal identificado, todo patrocinador que não vê seu relatório completo, é uma venda menos para o próximo evento.
A pesquisa da FGV sobre custos ocultos em TI mostra que parte do prejuízo vem justamente dessa falta de ligação entre áreas, sistemas e times. E a lógica se aplica, sem tirar nem pôr, ao nosso dia a dia de eventos.
O que você não mede, você não controla. O que não integra, não cresce.
2. Tempo operacional gasto em integrações manuais e retrabalho
A cada novo fornecedor, vêm também: mais planilhas, mais reuniões, mais checklists. E, invariavelmente, mais discussões sobre como “juntar tudo depois”. Mas quem paga a conta desse esforço extra?
Aspas de uma produção recente: “Levamos dois dias inteiros só para cruzar as listas de presença das oficinas com os dados do CRM”. Agora multiplique por todos os campos, etapas e relatórios, e você vai entender o porquê do time parecer exausto já no primeiro dia de evento.
Tempo do time é custo real, mesmo quando não está na tabela orçamentária. A FGV mostra que, quando o planejamento é feito de modo centralizado, a economia operacional chega a ser decisiva nos processos licitatórios públicos – e não existe razão para ser diferente em eventos privados ou corporativos.
3. Oportunidades de receita não capturadas por falta de visão integrada
Nunca esqueço um case emblemático: evento para mais de 20 mil pessoas, múltiplos patrocinadores, várias trilhas de conteúdo. Em teoria, cada lead captado podia gerar vendas cruzadas, upsell para novos patrocínios, promoções exclusivas. Na prática? Não sabiam nem quem tinha passado por qual estande. Tudo por causa do caos dos sistemas isolados: credenciamento com um, badge scanner com outro, analytics completamente manual vindo por e-mail.
O resultado? Pelo menos 30% da receita potencial foi perdida por pura falta de integração nos dados. O time comercial não recebeu informações confiáveis dos leads, o marketing não conseguiu segmentar as campanhas, e o patrocinador questionou o valor investido.
- Sem integração, cada time faz conta diferente – e todo mundo perde dinheiro.
- Relatórios fragmentados geram dúvidas, não decisões concretas.
4. Dificuldade em demonstrar ROI para patrocinadores e investidores
Patrocinador virou stakeholder exigente. Não adianta só número de inscritos ou número de visitantes. Agora o que conta é resultado: conversão, engajamento em pontos-chave, tempo de permanência, ativação de marca. E só é possível provar isso se a informação estiver conectada, com linha do tempo do participante do início ao fim.
Fragmentação tecnológica gera relatórios rasos – quase sempre atrasados e pouco confiáveis. Grandes eventos corporativos consolidados “de verdade” investem em visão estratégica e integração completa para entregar valor ao patrocinador. Quando falta essa visão, fica a sensação de que o relatório foi “montado para agradar”, não para mostrar resultados reais.
No artigo do professor Marcelo Candido da Silva, da USP, vemos como a análise criteriosa dos “custos ocultos” é decisiva até no agronegócio. Em eventos, isso se reflete no ROI: é impossível provar retorno real sem dados sólidos e rastreáveis.
Relatório que não conecta nada, não convence ninguém.
5. Experiência fragmentada do participante impacta satisfação e fidelização
Nada mina mais a confiança em um evento do que: fila longa, credenciamento que trava, crachá impresso errado. Quando o participante percebe que o evento “não conversa”, ele se sente parte de uma experiência de segunda classe – ainda que o conteúdo seja excelente.
Já vi edição do mesmo evento receber nota 4,8 (de 1 a 10) em experiência de chegada – tudo por causa do credenciamento fragmentado.
Experiência ruim é o custo oculto que mais demora a aparecer – mas machuca a reputação por anos.
Credenciamento e controle de acesso: onde a fragmentação dói mais
Nada expõe tanto o fracasso de múltiplos sistemas quanto o credenciamento. Basta olhar para a fila: se anda devagar, não adianta decoração impecável, coffee gourmet ou brindes. O participante lembra da “porta de entrada” – e comenta depois.
Já testemunhei credenciamento agravado por sistemas fragmentados: um para registro, outro para emissão de crachá, outro para controle de acesso. O resultado: integrações tortas feitas às pressas, dados duplicados, falhas de comunicação de última hora.
O impacto é brutal e quantificável:
- Eventos que unificaram credenciamento e controle de acesso garantiram check-in de até 30 pessoas por minuto – contra menos de 10 em operações fragmentadas;
- Redução de até 43% no tempo de setup;
- Economia de 60% no gasto com suporte técnico de sistemas separados.
No material sobre controle de acesso da Academy 4.events, é possível mergulhar em detalhes de como o desenho do fluxo influencia também na receita: fila lenta = menos consumo nos estandes e na praça de alimentação. Sem contar a reputação arranhada nos reviews.
A experiência do participante começa pela fila do credenciamento.
Reconhecimento facial e biometria: tecnologia que precisa de integração
Reconhecimento facial não é mais tema futurista. Faz parte dos eventos que querem diferenciar. Biometria facial promete segurança, controle preciso e rapidez no acesso. Parece perfeito? Só funciona mesmo quando está integrado ao restante do sistema do evento.
Já acompanhei projeto onde reconhecimento facial, em plataforma isolada, apenas “entregava a catraca aberta”, mas não falava com o CRM, nem com o app, nem com os relatórios financeiros. Praticamente um luxo subutilizado, jogando fora o potencial estratégico dos dados.
Reconhecimento facial precisa ser mais do que um truque tecnológico: tem que entregar dado inteligente, integrando cada ponto de contato do participante.
- Quando integra, garante rastreabilidade total do fluxo;
- Permite personalização de experiências “em tempo real”, cruzando dados de acesso, interesses e consumo;
- Simplifica auditoria de acessos e segurança, gerando relatórios robustos e respostas rápidas a incidentes.
Explico: se o controle de acesso sabe exatamente quem entrou, onde circulou, quanto consumiu e de quais ativações participou, você não só entende melhor o evento – você multiplica a chance de provar ROI para quem interessa.
Essa é a lógica de eventos inovadores, como BTG Talks Goiânia 2025 ou a Campus Party: aproximação entre tecnologia, estratégia, dados e resultado. O ganho operacional e de experiência vem da centralização, não da pulverização.
Com tecnologia que conversa com a estratégia do evento, até a biometria facial vira ponte para insights, não só para abertura de portas.
Como consolidar fornecedores sem perder funcionalidades
Sei o maior medo de quem pensa em centralizar tecnologia para eventos: abrir mão de funcionalidades “especiais” que cada fornecedor diz entregar. Mas na prática, quase nunca é verdade que você perde recursos. O que acontece, geralmente, é que você ganha clareza, ganha tempo e, principalmente, ganha resultado.
- Visão 360º: com integração real, enxerga o participante antes, durante e depois do evento;
- Decisão rápida: relatórios em tempo real facilitam resposta a incidentes e ajustes de rota;
- Menos retrabalho: sobra tempo para negociar, criar experiências e focar no que o patrocinador valoriza de fato.
Consolidação não significa engessar a operação. Significa, sim, extrair o máximo valor da equipe, do investimento, dos dados e dos patrocinadores. Relatórios em tempo real são só uma das provas disso.
Consolidar não é abrir mão. É multiplicar o resultado.
O que costumo sugerir a quem está nesse dilema:
- Pense jornada do participante, não só etapa por etapa;
- Mapeie onde perde tempo, dados e receita – geralmente nos encontros de sistemas;
- Priorize integrar por objetivo, não por funcionalidade isolada;
- Selecione parceiros com experiência em eventos grandes e fluxos complexos;
- Procure referências reais de consolidação eficaz – eventos modelo como BTG Talks Goiânia 2025 e Campus Party mostram que é possível manter qualidade e integração, até em altas demandas.
O mais difícil é abrir mão de velhos hábitos e aceitar que “menos pode ser mais”. Muitas vezes, ouvimos que reduzir o número de fornecedores ou adotar uma plataforma para eventos corporativos é retrocesso. Mas a conta fecha melhor, o resultado aparece mais rápido e a chance de expandir o evento, nos anos seguintes, cresce.
O que parece economia hoje está custando caro em oportunidades perdidas amanhã.
Conclusão: e se o seu evento está perdendo o que não aparece no orçamento?
Acredito que só quem realmente vive a gestão de eventos entende o peso dos custos invisíveis. Não é só uma questão de preço no contrato. É sobre tempo que não volta, leads que não aparecem, patrocinador que decide nunca mais investir, participante que compartilha uma experiência ruim.
O sistema fragmentado virou padrão da década passada – e, justamente por isso, poucos questionam. Mas eu vejo, no dia a dia, equipes brilhantes apagando incêndio, checando listas à mão, “reintegrando” tecnologia à força. É tempo e energia desperdiçados com o que não gera valor.
Quantos dados valiosos seu evento está perdendo porque os sistemas não conversam entre si?
Ninguém precisa mais aceitar o menos pior. Agora, é possível avançar para o evento de ponta, com gestão de fornecedores desenhada para o crescimento, não para o retrabalho. Descubra como eventos líderes consolidam tecnologias, integram parceiros e transformam a coleta de dados em receita. O futuro da experiência faz mais sentido quando sistemas trabalham juntos. E aí, sua estrutura de fornecedores aproxima – ou afasta – o evento que você quer entregar?
Se quiser aprender como eventos de alto impacto estão mudando a gestão de fornecedores e tecnologia, conheça as práticas compartilhadas pela Academy 4.events. Seu próximo evento pode ser bem menos fragmentado – e muito mais estratégico.
Perguntas frequentes sobre gestão de fornecedores em eventos
O que é gestão de fornecedores em eventos?
Gestão de fornecedores em eventos é o processo de selecionar, contratar, coordenar e monitorar todos os parceiros que fornecem produtos, serviços ou tecnologia para o evento. Isso inclui credenciamento, controle de acesso, audiovisual, alimentação, segurança, limpeza, tecnologia e qualquer outro serviço necessário para o sucesso do evento. O grande desafio atual é construir uma relação estratégica, onde tecnologia, dados e qualidade de entrega realmente se integram à experiência planejada.
Como evitar custos ocultos com fornecedores?
Na minha experiência, evitar custos ocultos começa por mapear todos os pontos de integração entre fornecedores. Use contratos claros, desenhe fluxos de trabalho pensando na jornada completa do participante e priorize fornecedores que se conectem a sistemas centrais do evento. Monitorar e auditar continuamente o que foi entregue (e como) é garantia de que os custos não vão aparecer de surpresa depois.
Quais os principais erros na gestão de fornecedores?
Vejo três erros recorrentes: pulverizar demais os contratos (muitos fornecedores pequenos), não priorizar integração de sistemas e assumir que o fornecedor vai “dar um jeito” sozinho. Outro grande erro é pensar só no preço, sem avaliar o impacto operacional, a experiência do participante e a capacidade de coleta de dados estratégicos.
Como escolher bons fornecedores para eventos?
Eu sempre busco referências de eventos de porte similar. Pergunto sobre integração, suporte antes/durante/depois e exijo clareza em como entregam dados – porque sem relatório amigável, não adianta. Priorize fornecedores que demonstrem compromisso com a estratégia do evento, não apenas que entreguem uma etapa isolada.
Quais custos extras são mais comuns em eventos?
Os custos extras mais comuns são horas adicionais de equipe, retrabalho causado por dados divergentes, taxas de integração não previstas e suporte de emergência para consertar sistemas desconectados durante o evento. Também são frequentes as perdas por falha em controle de acesso, ressarcimento por experiência ruim e desperdício de oportunidades de receita não capturadas.
