Se você está planejando fazer um evento e quer contar com expositores e patrocinadores para participarem, saiba que uma estratégia interessante é fazê-los se sentirem reconhecidos.
Uma boa estrutura e planejamento são essenciais para que o seu evento seja de sucesso, e para isso, é preciso investir.
Existem patrocinadores que podem ter a função de apoiar o seu evento, e os expositores que podem te ajudar a atrair a atenção do seu público.
Mas, o que muitas pessoas possuem dúvidas é, como fazer para chamar os patrocinadores e expositores e também valorizar cada um deles? Se você quer entender um pouco mais sobre o assunto, confira as informações que trouxemos a seguir:
Como valorizar os patrocinadores e expositores do evento?
Existem algumas práticas que podem te ajudar a fazer com que os patrocinadores e expositores se sintam valorizados ao fazer parte do seu evento, e isso pode ser essencial para que eles sintam vontade em participar novamente. Confira a seguir:
Faça uma boa abordagem
Antes mesmo de você já ter a confirmação de que os patrocinadores e expositores estarão presentes no seu evento, é importante fazer uma boa abordagem.
Escolher as empresas que farão parte do seu evento é muito importante, pois assim, você consegue conquistar a confiança deles, tendo um diálogo transparente e um bom retorno.
Antes de ir até a empresa para apresentar a proposta, é interessante pesquisar sobre seus valores e história, conhecer o seu público, o seu posicionamento no mercado e analisar todos esses pontos para ver se ela se encaixa nas suas necessidades.
Assim que você for abordar a empresa, não tente ser direto na sua abordagem, primeiro faça um contato com o setor responsável através de um e-mail, telefone ou pessoalmente para apresentar o seu projeto de evento e as propostas.
Existem algumas empresas que mesmo que queiram fazer parte do seu evento como patrocinadores ou expositores, podem se assustar com algumas abordagens feitas e acabarem recusando as propostas sem ao menos ouvir. Por isso, tenha cuidado.
Atenção a apresentação da proposta
Para que os seus expositores e patrocinadores do evento se sintam valorizados, a proposta precisa ser interessante para os dois lados, não é mesmo?
Apresentar o projeto do seu evento para as empresas que poderão fazer parte é uma das etapas cruciais para conseguir fechar as propostas.
Essas empresas precisam atender aos requisitos e necessidades que você possui, e para que saibam disso, você precisa ter um projeto bem definido, claro e objetivo sobre o seu evento.
É possível conseguir mais de um patrocinador e expositor para o seu evento, e com isso, provavelmente você vai precisar criar um projeto mais específico para cada um deles, afinal, o foco e o perfil de cada empresa é diferente.
Uma das estratégias para que eles se sintam valorizados é demonstrar a real importância que terão no seu evento ao participar.
Com isso, invista em uma boa apresentação, através de materiais, de dados, informações e visão que você possui, estando sempre disposto a ouvir o outro lado.
Passar segurança e firmeza para a empresa ao apresentar o projeto também é uma das práticas para fazer com que eles se sintam valorizados ao fazer parte do seu evento.
Seja flexível
Para conseguir passar a valorização que os seus patrocinadores e expositores precisam, é interessante sempre se mostrar aberto a mudanças, com flexibilidade.
Durante todo o contato pré-evento, durante e pós-evento, demonstre que todas as suas propostas não são engessadas, e faça com que os objetivos estejam alinhados para atender às demandas do negócio.
Também é interessante elaborar apresentações personalizadas de acordo com cada patrocinador e expositor do seu evento, expondo os objetivos e efeitos que você espera sobre a participação deles, mas sem deixar a flexibilidade de lado, pois essa pode ser a chave do sucesso.
Tenha um bom relacionamento
Saber valorizar o seu expositor ou patrocinador é essencial, e isso pode ser feito a partir de um bom relacionamento.
É muito importante ter a consciência de que o trabalho que estão fazendo em conjunto possui um objetivo: criar um evento de sucesso. Para que isso seja uma realidade, é preciso criar uma relação de confiança.
Esse relacionamento começa a ser criado a partir do primeiro contato e pode perpetuar até depois do evento. Quando o acordo for fechado, você precisa deixar claro como será essa parceria, como cada um vai agir e todas as informações de forma clara.
Todos os acordos feitos precisam ser cumpridos à risca de acordo com o que foi tratado, para que a confiança e transparência ajudem a valorizar o seu parceiro e fazer com que o seu evento seja um sucesso.
Depois do evento, por exemplo,, outra maneira de demonstrar essa valorização e agradecer aos expositores e patrocinadores é mostrando os resultados e feedbacks dos participantes do evento que tiveram contato com eles.
Receber o feedback da empresa também é importante. Assim, é possível mostrar o resultado do trabalho que tiveram de forma mais eficiente, agradecendo e valorizando cada parceiro que esteja com você.
Proponha novas parcerias
Não tem nada melhor do que demonstrar valorização para os seus expositores e patrocinadores do que propor novas parcerias.
Quando o trabalho foi bem feito, os acordos foram seguidos e os resultados foram positivos depois do evento, propor uma nova parceria fará com que essas empresas se sintam valorizadas por você, gestor do evento.
Demonstre que você se sentiu realizado com o trabalho feito, que os objetivos foram alcançados e que o negócio fechado deu muito certo, e com isso, proponha novas propostas para eventos futuros.
Entender e aplicar maneiras de valorizar os patrocinadores e expositores do seu evento é essencial para firmar um bom contato e relacionamento com empresas que agregam valor ao seu negócio, te ajudando a cumprir os objetivos, demandas e necessidades a partir da realização.
Além disso, é sempre interessante mostrar para os seus patrocinadores e expositores os benefícios em participarem do seu evento, como as boas oportunidades de negócio, o fato de mostrar a marca deles para mais pessoas e outras vantagens.
Com isso, sempre se atente ao tipo de empresa que você irá fazer contato, e não busque por qualquer tipo de patrocínio, fechando o primeiro que aparecer.
Antes disso, analise muito bem todas as possíveis empresas que poderão fazer parte do seu evento, para que essas parcerias sejam de sucesso.
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