Quando falamos sobre gestão de crise em eventos, muitas pessoas tendem a imaginar tudo dando errado e saindo conforme o planejado, não é mesmo? Mas, a gestão de crise tem o objetivo totalmente contrário, onde a função é fazer com que nada saia diferente das expectativas.
Fazer uma gestão de crise em eventos significa trabalhar para evitar que a crise aconteça. Mesmo que você tenha feito todo o planejamento e organização do seu evento, é comum que alguns imprevistos aconteçam ou situações saiam do nosso controle.
Para te ajudar nisso, hoje vamos falar um pouco mais sobre a gestão de crise em eventos, o que deve ser considerado e como planejar uma. Confira a seguir.
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Gestão de crise em Eventos: qual a importância?
Quando planejamos e organizamos um evento, seja de pequeno, médio ou grande porte, é comum que algumas situações fiquem um pouco difíceis de serem controladas por falhas de comunicação, de fornecedores, serviços, de planejamento financeiro, acidentes no ambiente, falhas de equipamentos, e muitos outros fatores.
Em situações como essas, ter uma gestão de crise em eventos é essencial para diminuir os impactos negativos que eles podem causar no seu evento, sabendo como atuar de maneira estratégica para não colocar o seu planejamento por água abaixo.
Existem alguns pontos que devem ser levados em consideração para construir uma boa gestão de crise em eventos. Confira a seguir como você pode colocá-las em prática:
Ter uma boa equipe é essencial
Assim que você der início ao seu cronograma de evento e ao plano de gestão de crise em eventos, saiba que é importante antecipar possíveis cenários que podem acontecer durante as etapas de organização e planejamento do evento.
A gestão de crise não deve estar pronta apenas para ser utilizada durante o evento, mas também durante o planejamento. Isso porque existem situações que podem acontecer que levem a ativação do plano antes do início do evento.
Situações como o atraso com fornecedores, conexão de internet no local, atrasos do palestrante e outros fatores podem influenciar no sucesso do evento perfeito, e por isso devem ser pensados.
Para que você consiga fazer uma boa gestão de crise em eventos, é importante que toda a sua equipe seja escalada previamente durante a organização e planejamento.
Dessa forma, você consegue deixá-los a par de tudo o que poderá acontecer e fazer com que eles estejam preparados para tomar iniciativas que diminuam os impactos negativos no evento.
A equipe precisa estar bem treinada para que haja uma boa comunicação durante as situações de crise.
Comunicação com participantes
Como dissemos acima, ter uma boa comunicação com os membros da equipe de planejamento, suporte e organização do evento é essencial, mas essa comunicação também precisa ser feita de maneira transparente com os participantes do evento, tanto no pré como no pós-evento.
Esse é um dos pilares para construir um plano de gestão de crise em eventos. Essa comunicação pode ser feita através de canais ou plataformas, onde o contato é feito de maneira mais rápida e eficiente com os participantes, fornecedores e patrocinadores do evento, para que todos saibam o que está acontecendo no momento da crise.
A gestão de crise em eventos possui o papel importante de atuar na comunicação com as outras pessoas participantes do evento de maneira mais bem definida, possibilitando a notificação em situações de emergências, por exemplo.
A importância de um Plano de Ações
Para desenvolver uma boa gestão de crise em eventos, é importante que você crie um plano de ações. Esse plano será utilizado quando qualquer situação sair do seu controle.
Por conta disso, esse plano de ações precisa ser muito claro e bem definido, para que não haja perda de tempo. Esse plano precisa estar disponível para toda a equipe de suporte e produtores do evento, para que todos saibam o que fazer em determinadas situações.
Se prevenir em primeiro lugar
Você já deve ter ouvido aquele ditado que diz “Melhor se prevenir do que remediar”, não é mesmo? No plano de gestão de crise em eventos, se prevenir quer dizer estar preparado para lidar com todas as situações que podem acontecer durante a realização do seu evento.
Para entender o que pode acabar colocando em risco o seu sucesso, você pode participar de outros eventos, conhecer esse mundo, trocar experiências e fazer networking com pessoas que já tenham criado eventos do mesmo porte que o seu.
Dessa forma, você consegue criar um plano de gestão de crise de maneira mais eficiente e segura, para aplicar nas situações de emergência.
Aplicação do Plano de Gestão
Nesse momento você já deve ter entendido o que deve fazer para criar um bom plano de gestão de crise em eventos, e com isso, vamos falar sobre a aplicação deste plano na prática.
Mesmo que com todo o planejamento feito nesse plano, ainda assim algumas situações podem acontecer e fazer com que você perca o controle, mas não se desanime. Essa é uma das melhores formas de aplicar e fazer novas melhorias em futuros eventos que poderá organizar.
Mesmo se planejando e tentando analisar todos os possíveis cenários, não é possível ter uma previsão completa de tudo o que vai acontecer no seu evento.
Mesmo com imprevistos, saiba que você não precisa abrir mão de desenvolver e criar novos eventos. Para isso, busque sempre olhar pela perspectiva positiva, conversando com os participantes, fornecedores, com a sua equipe e ouvindo os feedbacks que podem te ajudar a melhorar da próxima vez.
Avaliar o plano de gestão de crise em eventos é muito importante, principalmente para observar se tudo o que foi planejado cumpriu com o esperado, que é tomar atitudes rápidas e colocar estratégias em prática para diminuir os impactos negativos durante o seu evento.
Uma das ferramentas que podem te ajudar muito com isso é o sistema para eventos, pois você consegue planejar, organizar e reunir as informações principais em um só lugar, estando acessível não só para você, mas para toda a sua equipe.
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