Sobretudo, todo o processo de montar um planejamento financeiro para evento não é tarefa fácil, ainda mais, porque qualquer detalhe que passe despercebido, pode ser crucial para o trabalho da equipe que estão realizando a gestão de eventos, ser comprometido.
Assim, para que tudo ocorra como o planejado, é de suma importância ter todo o controle rigoroso de toda verba disponível para o projeto. Além de tudo, cada etapa exige gastos diferenciados, sendo necessário ter a organização desde o início.
Desta forma, se torna essencial a atenção em questões essenciais, como valores oferecidos por fornecedores e o aluguel de espaços, por isso, o planejamento financeiro do evento torna-se um auxílio com grande potencial.
Pensando nisso, preparamos esse post com algumas dicas para ajudar a montar o seu planejamento financeiro para evento eficiente. Confira até o final e fique por dentro do assunto.
1. Estabeleça a média de custo do evento
Em geral, um dos principais pontos para um planejamento financeiro, é estabelecer a média de custo total do evento, ou seja, o valor disponível para investir e o valor que a concretização do evento precisa. Desta forma, facilitará o direcionamento de etapas essenciais, como:
- Local estabelecido;
- Número de pessoas;
- Buffet;
- Estratégias de Marketing.
Assim, é possível evitar que os gastos ultrapassem os valores estabelecidos, evitando prejuízos. Geralmente, o primeiro momento de organização, pode ser o mais complicado, já que os objetivos principais precisam se encaixar no valor disponível para concretizá-lo.
Ainda mais, diante de todos os cálculos, também torna-se necessário estabelecer reservas no caso de surgir algum imprevisto. Caso algum dos fornecedores não esteja no dia do evento, por exemplo, será necessário procurar por outra empresa de última hora. Além disso, nesses casos o custo tende a ser maior.
Entretanto, para evitar que esse tipo de situação aconteça, uma ótima opção é realizar pesquisas sobre os serviços dos fornecedores e a sua credibilidade no mercado. Do mesmo modo, se não surgir nenhum imprevisto, o valor pode ser usado em outra situação ou em um próximo evento.
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2. Tenha uma lista detalhada de tudo o que é necessário para o seu evento
Em seguida, o próximo passo do planejamento financeiro do evento, após estabelecer o orçamento total, é ter em mãos, uma lista detalhada de todas as etapas necessárias. Além de evitar gastos desnecessários, é possível optar por aquilo que realmente será essencial e agradará a todos.
Em outras palavras, no caso de um evento para uma empresa, com o número de pessoas reduzido, não se faz necessário ter alguém para servir. Já em um caso diferente, a comida deve ser circulada por todo o local.
Vale lembrar, que alguns serviços são essenciais e não podem ser cortados do planejamento de evento perfeito, como segurança e limpeza, principalmente por garantirem a qualidade de qualquer situação.
Além de tudo, através da lista detalha é possível estabelecer o número de pessoas presente, apenas assim, você consegue definir a quantidade relacionado à:
- Alimentação;
- Local por locação;
- Equipe auxiliar;
- Brindes fornecidos.
Ou seja, com uma lista preparada, os cálculos para evitar aglomeração e a delonga, se tornam mais assertivos. Nesse sentido, faz toda a diferença realizar a média de serviço pelo número total de convidados.
Quanto mais a organização de eventos realizar tudo de forma eficiente em relação ao planejamento financeiro do evento, mais fácil será ter o controle até o final.
3. Acompanhe todas as entrada e saídas por meio de uma ferramenta para planejamento financeiro
Outro passo fundamental para o planejamento financeiro do evento, é acompanhar de perto todas as entradas de lucro ou investimento e as saídas de dinheiro. A organização de todas essas informações pode ser feita com a ajuda de um sistema para eventos com ferramentas de acompanhamento financeiro. Assim, para ter controle sobre todas as informações levantadas nos quesitos citados acima, essas ferramentas são essenciais.
Em geral, alguns quesitos devem estar presentes sempre, são eles:
- Valor unitário;
- Quantidade necessária;
- Valor total estimado;
- Valor total gasto no evento.
Além disso, esse sistema pode auxiliar em todo o tempo oferecido em cada situação durante os preparativos, ou seja, lhe permite se comunicar coordenadamente com todos envolvidos no processo de organização.
Vale relembrar, que toda a movimentação financeira deve ser incluída, para que os cálculos sejam exatos. Os comprovantes de pagamentos, também são de suma importância, principalmente, no caso de ocorrer algum problema com os serviços contratados.
Todavia, uma ferramenta para acompanhamento financeiro ainda pode servir de auxílio para evitar prejuízos ou surpresas futuras, assim, faça cálculos para imprevistos, tenha um plano B, para manter toda a programação em curso, mesmo em caso de situações inesperadas.
4. Data e Local
Ocasionalmente, existem outros quesitos que podem influenciar no planejamento financeiro do evento, é o local e data, pois, os valores podem variar conforme as temporadas e épocas.
Ou seja, eventos no claro do dia, tendem a ser mais econômicos, já que não é necessário gastos com iluminação. Já no caso de salões de eventos, o valor aos finais de semanas ou em épocas especiais do ano, como feriados ou datas comemorativas, podem aumentar, devido à procura ser maior.
5. Tenha bons fornecedores
Finalmente, com todo o planejamento financeiro para evento organizado, chegou o momento de colocar tudo em prática, e para isso, é necessário entrar em contato com todos os fornecedores estabelecidos para o evento.
Entretanto, antes de fazer a escolha final, opte por pesquisar e ouvir a proposta de pelo menos três fornecedores diferentes, além de garantir a vantagem de negociar os valores pelas quantidades maiores, você encontra a opção que mais se encaixa em seu orçamento. Em alguns casos, o valor pode ser menor pôr o serviço ser contratado antecipadamente.
Ainda mais, é preciso ficar atento a questões de taxas a mais estipuladas em contrato. Como, por exemplo, o evento pode durar mais que o estipulado, assim, o local ou a equipe auxiliar pode cobrar um valor a mais pelo serviço.
Conclusão
Em síntese, realizar um evento pode ser bastante burocrático e cansativo, porém, com um auxílio tudo pode se tornar mais simples e prático. Na 4.events, você encontra uma plataforma que auxilia todo organizador a se focar no essencial, que é o evento, proporcionando a você experiências únicas.
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