Uma das consequências da pandemia foi o aumento dos congressos de medicina realizados virtualmente, uma tendência de congressos online que já começava a se consolidar antes disso. Afinal, essa é uma forma de democratizar ainda mais o acesso ao conhecimento produzido em eventos dessa natureza, já que remove os limites geográficos.
No artigo de hoje, você vai conferir as principais orientações para organizar um congresso de medicina de sucesso. Confira!
Identificação do público-alvo
Todas as etapas posteriores deverão ser pensadas a partir dessa: o público-alvo. É isso que determina qual tema é mais interessante, como ele deve ser abordado, quem pode falar e outros detalhes. Portanto, comece por aqui.
O público pode ser composto por acadêmicos de medicina, residentes de uma determinada especialidade, especialistas já formados, docentes, pesquisadores e assim por diante. Como as possibilidades são vastas, definir o recorte que se deseja atingir com esse congresso vai ser crucial para o sucesso do mesmo.
Definição do orçamento
Eis aqui outra questão que impacta diretamente na seleção de todos os fornecedores para o congresso: o orçamento.
Esse é o momento de realizar o seu planejamento financeiro e então calcular o investimento nesse evento e utilizar isso como norte para priorizar o que for mais importante. Assim, o congresso de medicina vai acontecer sem que haja surpresas desagradáveis no fluxo de caixa da instituição.
Conteúdo programático
Esse provavelmente é o ponto principal de um congresso: as pessoas se interessam em participar desse tipo de encontro para ter acesso ao conteúdo que vai ser exposto e debatido. Portanto, toda a atenção possível é válida nessa etapa, de definir qual será o assunto desse evento. É importante que seja uma temática atual, relevante no momento, ou atemporal, e que responda aos questionamentos que os participantes possam ter em relação a ela.
Mas a organização do conteúdo não termina na escolha do tema. Na verdade, esse é apenas o ponto de partida! Depois disso, outros pontos precisam ser pensados:
- Quem vai falar sobre esse tema? Quem é realmente capacitado para abordá-lo com maestria?
- Como esse tema será abordado? Sob qual viés?
- Qual a linguagem e abordagem mais adequadas para o público-alvo que vai participar do congresso?
- Quais materiais podem ser utilizados como suporte à fala do palestrante?
A dica é dedicar um bom tempo para se debruçar a essas questões. Um bom conteúdo já coloca esse congresso de medicina em direção ao sucesso.
Organização do cronograma
O segundo passo para montar um congresso de medicina de sucesso é a organização do cronograma do evento. Isso já começa pela escolha da melhor data e horário: certifique-se de que não há outros eventos científicos que possam concorrer com o seu pela atenção do público-alvo.
Outro ponto é elaborar previamente o cronograma interno do congresso:
- Serão quantos palestrantes?
- Em qual sequência vão apresentar suas falas?
- Quem será o apresentador do evento?
- Em quais momentos esse apresentador vai intervir?
- Quanto tempo será disponibilizado para perguntas?
- E assim por diante…
Desenhe um esqueleto do congresso, um roteiro com as etapas, tudo o que está previsto para acontecer, em qual horário e por quanto tempo. Além de manter a organização, isso também é importante para que todas as ideias sejam colocadas em prática e nenhuma delas acabe se perdendo.
Consideração de possíveis intercorrências
Por mais impecável que seja a organização, qualquer congresso está sempre sujeito à ocorrência de imprevistos. Portanto, procure estar preparado para isso.
Faça uma lista de tudo aquilo que pode acontecer de errado e como contornar cada uma dessas situações. Isso vai lhe dar mais segurança de estar no controle, sabendo que algo pode sair diferente do esperado, mas você vai saber lidar da melhor forma!
Cenário
Em relação ao cenário, é importante encontrar fornecedores, ir em busca de um local que esteja de acordo com as expectativas da produção e se atentar a todos esse fatores da experiência. Ainda que o congresso de medicina aconteça de forma remota, o cenário também é muito importante. Talvez, até mais do que se fosse presencial. Afinal, se as pessoas estarão assistindo das suas casas, é natural que tenham mais possibilidades de distrações.
O ambiente em que o congresso vai se realizar precisa ser limpo, sem excesso de informações e elementos. O palestrante deve ficar bem confortável e a iluminação também precisa ser adequada para contribuir com a qualidade da imagem.
Uma boa acústica também vai ajudar, sem dúvidas. Assim como, logicamente, escolher um local no qual a conexão de internet seja bastante estável.
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Divulgação
Uma vez que tudo isso foi planejado com tanto cuidado e atenção, depois que todos os detalhes já estiverem decididos, o próximo passo é pensar na divulgação. Claro que isso vai depender muito do público-alvo, mas em geral, as redes sociais costumam ser ótimos canais para abranger um grande número de pessoas.
Não se esqueça de ser claro na comunicação, expondo, com objetividade, os pontos principais:
- Data e horário;
- Tema;
- Quem será o palestrante;
- Se o congresso é gratuito ou não;
- Como se inscrever para participar (caso seja necessário);
- Por qual plataforma será a transmissão e como acessá-la.
Conte com uma plataforma de gestão de eventos completa
Se você quer simplificar a organização do seu congresso de medicina online e, principalmente, garantir que ela seja mais eficiente, uma boa alternativa é contar com uma plataforma especializada na execução de eventos dessa natureza.
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- Plataforma para transmissão do evento, com background personalizado, possibilidade de compartilhar a tela e exibir vídeos;
- Sistema de inscrições e pagamentos online;
- Emissão de certificados para os participantes;
- Disponibilização de painéis exclusivos para participantes e patrocinadores;
- Construção de site para o evento;
- Gestor de contas para acompanhar e ajudar na configuração do evento na plataforma.
- E muito mais!
Contando com um suporte em todas essas questões de caráter mais técnico, você, enquanto organizador do congresso de medicina, pode manter o foco no conteúdo do evento. Terá mais tempo hábil para se dedicar ao contato com os palestrantes, delimitação do tema, divulgação para o público-alvo… A ideia é somar forças para que o evento seja um grande sucesso e possa impactar o maior número possível de pessoas com qualidade.
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