A rotina de um produtor de eventos é cheia de imprevistos. Caso você não tenha muita experiência na profissão, fica mais difícil lidar com situações estressantes, como atraso de fornecedores e equipes despreparadas.
O sucesso do trabalho depende de vários fatores, principalmente organização e criatividade. Quem está ligado ao serviço de produção sabe muito bem como é complicado lidar com um grande número de tarefas e ainda surpreender o público.
Para ajudar na preparação contra as adversidades mais comuns do segmento, vamos mostrar alguns problemas pelos quais todo produtor de eventos já passou e as principais formas de resolvê-los.
1. Imprevistos com o espaço escolhido
Muitas vezes, o produtor precisa trabalhar com um local definido previamente para o evento. Como a escolha normalmente é feita com base no orçamento, o ambiente pode não comportar a estrutura do cronograma de trabalho.
Os problemas mais comuns são acessibilidade, número reduzido de banheiros, bares mal localizados, falta de segurança, número de convidados que excede a capacidade do espaço e falta de uma área exclusiva para fumantes.
Uma boa forma de se preparar contra imprevistos é conhecer o local com antecedência. Faça um checklist com itens que possam se tornar um contratempo. Verifique tomadas, iluminação, saídas de emergência, bares, credenciamento, banheiros, espaço para os colaboradores e disponibilidade de internet.
A experiência vai mostrar a você que nem tudo pode ser solucionado. No entanto, o trabalho do produtor consiste em avaliar com cuidado os detalhes e montar um eficiente plano B para garantir o andamento do evento.
2. Desorganização da equipe contratada
Contar com uma equipe de profissionais de confiança é indispensável para qualquer serviço de produção. É importante que as pessoas selecionadas saibam lidar com todo o processo até o final do trabalho.
A organização de um evento envolve uma série de etapas burocráticas, logísticas e práticas. Por isso, certifique-se que todos os envolvidos estão aptos a cumprir suas obrigações. Busque pessoas com experiências dentro de suas áreas de serviço. Assim, o grupo formado será mais confiante para driblar adversidades.
Em algumas situações, o produtor também pode se deparar com colaboradores desmotivados. Seja o mais honesto possível com a equipe e explique detalhadamente todos os ideais e problemas do projeto. Aposte em diálogos abertos para motivar os profissionais e incentivá-los a expor suas considerações.
3. Adaptações do projeto com orçamento reduzido
Engana-se quem pensa que é preciso muito dinheiro para realizar um evento memorável. Na maioria das vezes, a produção precisa realizar mudanças no cronograma inicial para que tudo se encaixe no orçamento.
Seja organizado e busque negociações de preços com os fornecedores. É possível que alguns serviços ofereçam descontos ao serem negociados com antecedência.
Mostre ao cliente o que realmente pode ser produzido com o valor disponível. Descubra quais suas reais intenções de retorno com o projeto para que os cortes, quando necessários, sejam feitos em conjunto.
4. Planos interrompidos por mudanças climáticas
Antes de um grande evento, acompanhe sempre a previsão do tempo. Organize uma estrutura em que mudanças possam ser acionadas em situações de emergência. Afinal, nada pior que o público ficar completamente molhado durante um temporal sem ter nenhum lugar para se abrigar.
Quando o trabalho for realizado ao ar livre, busque formas de encaixar lonas ou prepare ambientes cobertos. Verifique as possibilidades de segurança com a equipe de colaboradores e pense em adaptações dos serviços prestados em espaços diferentes.
Agora que você já sabe como resolver os principais problemas de um produtor de eventos, lembre-se que o dia a dia na profissão é um desafio constante. Imprevistos sempre acontecem e exigem muito jogo de cintura e criatividade da equipe envolvida.
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