Um evento é a transformação de uma ideia com o objetivo de resolver um problema. É por isso que o sucesso da produção depende de um bom planejamento, além de conhecer bem o público-alvo. Consegue identificar os erros que você comete na organização de eventos? Pois identificá-los é o primeiro passo para não errar mais.
Nem sempre todos os detalhes são lembrados no momento do planejamento e pode ser que informações importantes sejam deixadas de lado, portanto, a automatização de alguns processos também vai te ajudar. Para não ter problemas no seu evento, conheça 5 erros comuns na organização e descubra como evitá-los.
5 erros que você comete na organização de eventos:
1. Falta de planejamento
Todo evento começa por uma ideia, mas apenas ela não é capaz de ser transformada em uma produção de sucesso. Entre a ideia e a realização do evento há o planejamento. Essa etapa inclui definir um orçamento, atrações, divulgação, além da escolha de datas e horários e muitos outros detalhes. Um evento é uma produção de grande porte, que conta com detalhes a serem decididos antes, durante e até mesmo no pós-evento.
O trabalho por trás da organização de eventos, mesmo os de pequeno porte, envolve a elaboração de um planejamento, com definição sobre os diversos detalhes por trás da produção. É preciso, por exemplo, elaborar um cronograma e definir quais etapas serão seguidas. Também é necessário ter um bom planejamento financeiro, para distribuir o orçamento de forma equilibrada em cada etapa.
Durante o planejamento e a execução do mesmo, tenha sempre em mãos as informações relevantes, para não se esquecer de nenhuma delas. Mantenha o cronograma sempre à vista, para que as decisões importantes sejam tomadas a tempo. Além disso, delegue funções para cada pessoa de forma equilibrada, para não sobrecarregar ninguém.
Confira esta Checklist para não deixar passar nenhum detalhe no planejamento >>
2. Não conhecer o público-alvo
O sucesso de um evento também está em corresponder às expectativas do público-alvo e para isso é preciso conhecê-lo. É preciso que você conheça exatamente quem é o público e qual problema deste público você vai solucionar a partir de um evento. No planejamento, direcione tempo e esforços para conhecer o seu público e solucionar aquilo que ele deseja.
Por exemplo, se é um evento corporativo para a capacitação dos profissionais de uma empresa, sente-se com os responsáveis para traçar os objetivos. Pergunte qual o objetivo dessa capacitação, qual tipo de profissional deve estar presente e o que a empresa deseja alcançar após o evento. Afinal, fazer um evento é um grande investimento, que deve ser compensado ao final da produção.
Para evitar esse erro na organização de eventos é preciso se reunir com a empresa para a qual será realizado o evento ou fazer um estudo profundo sobre o seu público-alvo. Direcione um tempo nas primeiras etapas de concretização do planejamento para evitar o problema.
3. Escolher data e locais inadequados
Um dos pontos de grande relevância, mas muitas vezes negligenciado na hora da organização de eventos. A escolha do local não deve ser feita pensando apenas na estrutura do evento, mas sim considerando outras variáveis. É preciso pensar, por exemplo, no deslocamento até o local. No caso de um evento corporativo, que é realizado no horário do expediente, é interessante que os colaboradores não percam tanto tempo no deslocamento até lá.
Também é preciso pensar no conforto dos participantes durante a realização, se o local tem segurança adequada, estacionamento, entre outros detalhes de acordo com cada produção. É preciso definir se terá alimentação no local ou se terá um intervalo para as refeições. No caso de o evento não oferecer alimentação, é preciso que o local seja estratégico, com restaurantes por perto.
Já em relação à data, é preciso garantir que não haverá nenhum evento concorrente naquele mesmo período. Fazer um evento perto de uma data comemorativa que gera um grande fluxo de viagens também não é uma boa ideia. Pense que se as pessoas têm a opção de escolher entre um evento e uma viagem, provavelmente uma boa parte do público vai escolhe a viagem.
Outros detalhes influenciam na escolha da data, como o perfil do público. Se o seu público trabalha em horário comercial, é mais vantajoso realizar o evento durante a noite ou nos fins de semana. Para eventos corporativos, é interessante decidir a data sempre em conjunto com a empresa.
4. Não ter um site profissional para o seu evento
Hoje, a divulgação pela internet é a mais efetiva, incluindo a divulgação dos eventos. A divulgação pelas redes sociais é muito importante, especialmente se o público é mais jovem. Contudo, uma boa divulgação pelas redes sociais não substitui o site oficial do evento e infelizmente muitos produtores pecam neste quesito.
Sites que demoram para carregar, que não possuem um layout responsivo e adequado para o público ou que não possuem domínio próprio podem prejudicar o sucesso do seu evento. Isso porque todas essas características transmitem para o cliente uma visão amadora do evento. Informações espalhadas, navegação não intuitiva e falta de clareza sobre as ideias principais do evento atrapalham e muito a realização mesmo.
Para não ter esse problema na organização de eventos, é preciso que o site do evento seja elaborado de forma profissional. É preciso se atentar ao layout, às cores, deixar a logo do evento bem destacada já no início, além de passar segurança aos clientes por meio das formas de pagamento e do domínio próprio. Fazer um site assim exige tempo e gastos expressivos, o que compromete o orçamento de muitas produções.
A boa notícia é que hoje existem sistemas hospedeiros que facilitam esse trabalho. São sistemas que oferecem temas diversificados, fáceis de atualizar e que em poucos minutos é possível ter o site pronto. Também é possível utilizar seu domínio próprio e receber pagamentos por meio da sua própria página. Nós podemos te ajudar com tudo isso!
Confira 4 passos para criar o seu site de eventos profissional >>
5. Não contar com uma plataforma de gestão de eventos
Por fim, um dos erros mais comuns na organização de eventos é a falta de gestão profissional de eventos. Um evento é uma produção grandiosa, que envolve diversas etapas e é um grande desafio centralizar todas elas. Esse erro pode trazer desperdício de tempo, entregas fora do prazo e proporcionar uma experiência ruim ao público durante a realização do evento.
Mas esse erro é facilmente evitado ao contar com uma plataforma de gestão de eventos. Por meio dela é possível centralizar todas as etapas de um evento, como receber inscrições e pagamentos, submissões de artigos por meio dos participantes, no caso de eventos acadêmicos e muito mais. Tudo se torna intuitivo para a navegação do público e poupa trabalho dos organizadores.
Não perca mais tempo com comprovantes de pagamento manuais e outras tarefas que podem ser automatizadas! Deixe que a 4.events te ajude neste processo.
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