Você sabe exatamente o que é cerimonial e protocolo para eventos? Os dois termos não significam a mesma coisa e entender a diferença entre um e outro é fundamental entendimento para quem produz eventos. O primeiro diz respeito às formalidades que devem ser adotadas em acontecimento, de acordo com uma ordem sequencial preestabelecida. Já o protocolo é uma parte do cerimonial, que rege as normas para condução de um evento, seja uma palestra, reunião, curso, inauguração, entre outros.
Neste artigo, vamos abordar informações essenciais para que você saiba tudo o que precisa sobre o assunto!
1. O palco e a mesa diretiva
Segundo as regras de cerimonial e protocolo, existem formas ideais de dispor a mobília sobre o palco. A mesa de autoridades deverá estar ao centro, enquanto que a tribuna do mestre de cerimônias fica à esquerda e o pavilhão de bandeiras à direita.
A bandeira nacional fica ao centro, a bandeira do Estado à direita e a bandeira municipal à esquerda. Lembre-se de que tais posicionamentos devem ser dispostos a partir da visão do auditório.
A ordem para compor a mesa diretiva segue critérios de precedência, embora a hierarquia seja a mais frequente. No centro da mesa, fica a maior autoridade presente; à sua direita, a segunda autoridade mais importante; e à sua esquerda, a terceira e assim sucessivamente.
2. A condução do evento
O mestre de cerimônias é o responsável pela condução do cerimonial e deve fazê-lo de forma coesa e concisa. Ele deve citar o objetivo do acontecimento, quem são os responsáveis e, se for o caso, os patrocinadores e apoiadores.
O condutor do evento chamará os membros que comporão a mesa solene, bem como convidará os presentes a cantarem o Hino Nacional. Somente depois disso passará a palavra para aqueles que forem discursar. Cabe lembrar que o mestre de cerimônias também é responsável pelo encerramento do evento.
3. A estrutura para o cerimonial e protocolo de eventos
Nada é pior do que estar organizando um momento solene e se dar conta de que se esqueceu de algo elementar. O bom e velho checklist deve ser usado para evitar um imprevisto que poderia ter sido antecipado. Veja alguns itens que tem que ser checados:
Mobiliário
Mesa para a recepção dos convidados, tribuna para o mestre de cerimônias e discursista(s), equipamentos de som e imagem, pavilhão com os mastros e as bandeiras e mesa para autoridades com o respectivo número de cadeiras.
Material de apoio
Lista de convidados, crachás, livro de presenças, jarras com água e taças, roteiro para o mestre de cerimônias, áudio do Hino Nacional Brasileiro, toalha branca e um arranjo de flores naturais para a mesa de autoridades.
4. Plano B
Quem faz eventos com frequência sabe que, por mais que tudo seja organizado e planejado, certas coisas não podem ser previstas. Por isso, é fundamental que se tenha uma alternativa para os possíveis problemas que possam acontecer.
Autoridades que não querem ficar próximas umas das outras, um equipamento que não funciona, um profissional da equipe que não comparece são apenas alguns exemplos. É necessário ter jogo de cintura para lidar com esse tipo de situação da forma mais cordial e sensata possível.
O lado bom do cerimonial e protocolo para eventos é que as regras são sempre as mesmas. Portanto, uma vez que você as aprende, não tem erro. E com as dicas que demos aqui, você vai se dar muito bem, com certeza!
Você já tinha observado as regras que apresentamos aqui nos eventos que participa? Compartilhe com a gente a sua experiência, deixando o seu comentário no post!
